{"id":115944,"date":"2025-05-13T10:48:13","date_gmt":"2025-05-13T08:48:13","guid":{"rendered":"https:\/\/www.flyeralarm.com\/blog?p=115944"},"modified":"2026-03-30T14:13:59","modified_gmt":"2026-03-30T12:13:59","slug":"eventmarketing","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.flyeralarm.com\/blog\/de\/eventmarketing\/","title":{"rendered":"Eventmarketing: als kleine Firma gro\u00dfe Events organisieren"},"content":{"rendered":"[vc_row type=“in_container“ full_screen_row_position=“middle“ column_margin=“default“ column_direction=“default“ column_direction_tablet=“default“ column_direction_phone=“default“ scene_position=“center“ text_color=“dark“ text_align=“left“ row_border_radius=“none“ row_border_radius_applies=“bg“ overflow=“visible“ overlay_strength=“0.3″ gradient_direction=“left_to_right“ shape_divider_position=“bottom“ bg_image_animation=“none“][vc_column column_padding=“no-extra-padding“ column_padding_tablet=“inherit“ column_padding_phone=“inherit“ column_padding_position=“all“ column_element_direction_desktop=“default“ column_element_spacing=“default“ desktop_text_alignment=“default“ tablet_text_alignment=“default“ phone_text_alignment=“default“ background_color_opacity=“1″ background_hover_color_opacity=“1″ column_backdrop_filter=“none“ column_shadow=“none“ column_border_radius=“none“ column_link_target=“_self“ column_position=“default“ gradient_direction=“left_to_right“ overlay_strength=“0.3″ width=“1\/1″ tablet_width_inherit=“default“ animation_type=“default“ bg_image_animation=“none“ border_type=“simple“ column_border_width=“none“ column_border_style=“solid“][vc_column_text]Best practice: Ein eigenes Event zu organisieren ist eine hervorragende Werbem\u00f6glichkeit \u2013 und macht au\u00dferdem richtig Spa\u00df. Findet zumindest Gregor Demmer von vereinsticket.de. Und er spricht aus Erfahrung, denn das junge Unternehmen hat bereits zum zweiten Mal ein Vereinsfestival mit \u00fcber 1.000 Teilnehmenden organisiert. Wie das Team dabei vorgegangen ist und wie Sie es vereinsticket.de nachmachen k\u00f6nnen, erfahren Sie hier.<\/span><\/em><\/strong>[\/vc_column_text][\/vc_column][\/vc_row][vc_row type=“in_container“ full_screen_row_position=“middle“ column_margin=“default“ column_direction=“default“ column_direction_tablet=“default“ column_direction_phone=“default“ scene_position=“center“ text_color=“dark“ text_align=“left“ row_border_radius=“none“ row_border_radius_applies=“bg“ overflow=“visible“ overlay_strength=“0.3″ gradient_direction=“left_to_right“ shape_divider_position=“bottom“ bg_image_animation=“none“][vc_column column_padding=“no-extra-padding“ column_padding_tablet=“inherit“ column_padding_phone=“inherit“ column_padding_position=“all“ column_element_direction_desktop=“default“ column_element_spacing=“default“ desktop_text_alignment=“default“ tablet_text_alignment=“default“ phone_text_alignment=“default“ background_color_opacity=“1″ background_hover_color_opacity=“1″ column_backdrop_filter=“none“ column_shadow=“none“ column_border_radius=“none“ column_link_target=“_self“ column_position=“default“ gradient_direction=“left_to_right“ overlay_strength=“0.3″ width=“1\/1″ tablet_width_inherit=“default“ animation_type=“default“ bg_image_animation=“none“ border_type=“simple“ column_border_width=“none“ column_border_style=“solid“]
<\/i> <\/div>
Inhalt<\/strong><\/span> <\/div>
<\/div><\/div>[vc_column_text]Podcast-Interview mit Gregor Demmer von vereinsticket.de<\/a>
\nFazit aus dem Best-practice-Interview<\/a>
\nMehr \u00fcber das Ausrichten erfolgreicher Events<\/a>[\/vc_column_text][\/vc_column][\/vc_row][vc_row type=“in_container“ full_screen_row_position=“middle“ column_margin=“default“ column_direction=“default“ column_direction_tablet=“default“ column_direction_phone=“default“ scene_position=“center“ text_color=“dark“ text_align=“left“ row_border_radius=“none“ row_border_radius_applies=“bg“ overflow=“visible“ overlay_strength=“0.3″ gradient_direction=“left_to_right“ shape_divider_position=“bottom“ bg_image_animation=“none“][vc_column column_padding=“no-extra-padding“ column_padding_tablet=“inherit“ column_padding_phone=“inherit“ column_padding_position=“all“ column_element_direction_desktop=“default“ column_element_spacing=“default“ desktop_text_alignment=“default“ tablet_text_alignment=“default“ phone_text_alignment=“default“ background_color_opacity=“1″ background_hover_color_opacity=“1″ column_backdrop_filter=“none“ column_shadow=“none“ column_border_radius=“none“ column_link_target=“_self“ column_position=“default“ gradient_direction=“left_to_right“ overlay_strength=“0.3″ width=“1\/1″ tablet_width_inherit=“default“ animation_type=“default“ bg_image_animation=“none“ border_type=“simple“ column_border_width=“none“ column_border_style=“solid“][vc_column_text]\n

Podcast-Interview mit Gregor Demmer von vereinsticket.de<\/h2>\n[\/vc_column_text][\/vc_column][\/vc_row][vc_row type=“in_container“ full_screen_row_position=“middle“ column_margin=“default“ column_direction=“default“ column_direction_tablet=“default“ column_direction_phone=“default“ scene_position=“center“ text_color=“dark“ text_align=“left“ row_border_radius=“none“ row_border_radius_applies=“bg“ overflow=“visible“ overlay_strength=“0.3″ gradient_direction=“left_to_right“ shape_divider_position=“bottom“ bg_image_animation=“none“][vc_column column_padding=“no-extra-padding“ column_padding_tablet=“inherit“ column_padding_phone=“inherit“ column_padding_position=“all“ column_element_direction_desktop=“default“ column_element_spacing=“default“ desktop_text_alignment=“default“ tablet_text_alignment=“default“ phone_text_alignment=“default“ background_color_opacity=“1″ background_hover_color_opacity=“1″ column_backdrop_filter=“none“ column_shadow=“none“ column_border_radius=“none“ column_link_target=“_self“ column_position=“default“ gradient_direction=“left_to_right“ overlay_strength=“0.3″ width=“1\/1″ tablet_width_inherit=“default“ animation_type=“default“ bg_image_animation=“none“ border_type=“simple“ column_border_width=“none“ column_border_style=“solid“][tabbed_section style=“default“ tab_change_animation=“fade“ alignment=“left“ spacing=“default“ tab_color=“Accent-Color“ vs_content_animation=“fade“ vs_link_animation=“opacity“ vs_navigation_alignment=“left“ vs_navigation_width_2=“25%“ vs_navigation_func=“default“ vs_navigation_width=“regular“ vs_navigation_spacing=“15px“ vs_navigation_mobile_display=“visible“ vs_tab_spacing=“5%“][tab icon_family=“none“ title=“Podcast-Folge direkt anh\u00f6ren“ id=“1774872630510-9″ tab_id=“1774872630511-10″][vc_raw_js]JTNDc2NyaXB0JTIwY2xhc3MlM0QlMjJwb2RpZ2VlLXBvZGNhc3QtcGxheWVyJTIyJTIwc3JjJTNEJTIyaHR0cHMlM0ElMkYlMkZwbGF5ZXIucG9kaWdlZS1jZG4ubmV0JTJGcG9kY2FzdC1wbGF5ZXIlMkZqYXZhc2NyaXB0cyUyRnBvZGlnZWUtcG9kY2FzdC1wbGF5ZXIuanMlMjIlMjBkYXRhLWNvbmZpZ3VyYXRpb24lM0QlMjJodHRwcyUzQSUyRiUyRmVyZm9sZ3NkcnVja3BvZGNhc3QucG9kaWdlZS5pbyUyRjE3LWV2ZW50bWFya2V0aW5nJTJGZW1iZWQlM0Zjb250ZXh0JTNEZXh0ZXJuYWwlMjIlM0UlM0MlMkZzY3JpcHQlM0U=[\/vc_raw_js][\/tab][tab icon_family=“none“ title=“Transkript“ id=“1774872630540-9″ tab_id=“1774872630541-0″][vc_column_text]Kapitel 1: Intro<\/a>
\nKapitel 2: Recap: Das Vereinsfestival von vereinsticket.de<\/a>
\nKapitel 3: So organisiert man als kleine Firma gro\u00dfe Festivals<\/a>
\nKapitel 4: Wie geht man mit Pannen und Problemen um?<\/a>
\nKapitel 5: Tipps zur Event-Organisation von vereinsticket.de<\/a>
\nKapitel 6: Outro<\/a>[\/vc_column_text][vc_column_text]\n

Kapitel 1: Intro<\/h3>\n

Doreen:<\/em> Herzlich willkommen bei Erfolgsdruck \u2013 Storys aus dem Mittelstand, dem FLYERALARM Podcast \u00fcber druckreife Marketing- und Businessideen. Ich bin Doreen \u2026<\/p>\n

Marco:<\/em> Und ich bin Marco. Auf die heutige Folge freue ich mich pers\u00f6nlich ganz besonders \u2013 es geht n\u00e4mlich um das Thema Eventorganisation. Und jeder, der meine letzte Geburtstagsfeier besucht hat, wird wissen: Ich habe da Nachholbedarf.<\/p>\n

Doreen:<\/em> Na ja, ja \u2026 stimmt. Also, die Stimmung war gut, das Essen war recht schnell kalt und die Getr\u00e4nke ziemlich schnell leer.<\/p>\n

Marco:<\/em> Ja \u2026 na ja. Deswegen haben wir uns heute mal Gregor Demmer von vereinsticket.de eingeladen. Seine Firma hat zum zweiten Mal ein Vereinsfestival organisiert, und ein paar Kolleginnen und Kollegen von uns waren als G\u00e4ste vor Ort. Ich sag mal so: Die waren begeistert!\u00a0Wir lassen uns jetzt einfach mal von Gregor erkl\u00e4ren, warum.<\/p>\n

Marco: <\/em>Hallo Gregor, sch\u00f6n, dass du dir die Zeit f\u00fcr ein Interview genommen hast!<\/p>\n

Gregor:<\/em> Ja, hallo! Sch\u00f6n, hier zu sein. Danke!<\/p>\n

Doreen:<\/em> Bitte stell dich doch mal kurz vor und erz\u00e4hl uns, womit du so deine Br\u00f6tchen verdienst.<\/p>\n

Gregor:<\/em> Mein Name ist Gregor Demmer und ich sitze mit meinem Team in Saarburg, s\u00fcdlich von Trier. Wir arbeiten t\u00e4glich an unserer Plattform vereinsticket.de, mit der wir versuchen, die gro\u00dfen Probleme des Amateur- und Breitensports in Sachen Digitalisierung zu l\u00f6sen.\u00a0Das kommt so ein bisschen aus der Erfahrung, da sehr, sehr viele \u2013 das kennt man ja auch aus dem Privaten \u2013 zu viele Insell\u00f6sungen gleichzeitig nutzen, was ein echter Effizienzkiller sein kann.\u00a0Da wollen wir mit unserer Plattform Abhilfe schaffen, damit sich Vereine in Deutschland \u2013 die \u00fcber 80.000 Sportvereine und viele weitere Organisationen \u2013 nachhaltig aufstellen k\u00f6nnen und auch in Zukunft noch existieren.[\/vc_column_text][vc_column_text]\n

Kapitel 2: Recap: Das Vereinsfestival von vereinsticket.de<\/h3>\n

Marco: <\/em>Bei vereinsticket.de unterst\u00fctzt ihr aber nicht nur Ehrenamtliche bei ihrer Arbeit in Sportvereinen und nehmt ihnen auch einen betr\u00e4chtlichen Teil dieser Arbeit ab \u2013 ihr seid ja auch selbst Ausrichter eines Vereinsfestivals. Wie kam es denn dazu?<\/p>\n

Gregor:<\/em> Genau! Das haben wir jetzt im letzten Dezember zum zweiten Mal gemacht \u2013 unser Vereinsfestival.\u00a0Die Idee entstand aus dem Gedanken, dass wir zwar ein Digital-Business, eine Online-Plattform sind, aber am Ende des Tages eben offline helfen wollen. Die Vereine leisten ihre Arbeit vor Ort \u2013 sie organisieren Trainings, Spieltage, Turniere, Feriencamps. Wie kann unsere Plattform sie dabei unterst\u00fctzen? Wir dachten: Das Beste w\u00e4re doch, wenn die Leute es einfach selbst erleben k\u00f6nnen!<\/p>\n

Also haben wir ein Festival organisiert, bei dem alles \u2013 von der Anmeldung \u00fcber das Ticketing bis hin zur Kommunikation und Turnierorganisation \u2013 mit unserer Plattform abgewickelt wurde. Als Aufh\u00e4nger haben wir uns am Elfmeterschie\u00dfen im Fu\u00dfball orientiert \u2013 als eine Art Gaudi, kombiniert mit Networking und einem Festival-Charakter mit Musik. Das Ergebnis: ein Vereinsfestival, das letztes Jahr hier in Trier mit \u00fcber 1.000 Teilnehmenden stattfand.<\/p>\n

Marco:<\/em> Warum veranstaltet ihr so ein Festival \u00fcberhaupt? Einfach nur wegen der guten Party \u2013 oder hattet ihr ein ganz konkretes Ziel?<\/p>\n

Gregor:<\/em> Es gab tats\u00e4chlich mehrere Dimensionen. Die Idee, wie sie entstanden ist, habe ich ja eben erkl\u00e4rt. Dann haben wir aber relativ schnell gemerkt: Das zahlt auf viele verschiedene Ziele ein.<\/p>\n

Das Erste war dieses Roadshow-Element. Wir wollten zeigen, was unsere Plattform kann. Das zweite nenne ich gerne die Visitenkarte in der Region. Wir als Unternehmen sind noch jung, aber wir wollten uns pr\u00e4sentieren. Auch in Sachen Employer Branding haben wir das Event genutzt, um aufzufallen. Wir wollten junge Leute ansprechen, die Lust haben, bei uns zu arbeiten. Das Dritte w\u00e4re die wunderbare Partnerplatzierung. Ein Festival ist eine super M\u00f6glichkeit zu aktivieren. Auch in aus Gr\u00fcnden des Employer Brandings f\u00fcr andere Unternehmen. Denn es ist nat\u00fcrlich eine spannende Zielgruppe, die dort vor Ort war. Und auch da haben wir Partner gefunden, die richtig Lust drauf hatten und uns unterst\u00fctzt haben.<\/p>\n

Der vierte Punkt ist so ein bisschen die vierte Dimension: tats\u00e4chlich auch ein Umsatzbringer. Wir sind ein junges Online-Business, das erst noch wachsen muss und noch keine so gro\u00dfe Relevanz hat. Wenn man so ein Festival macht und es auch gut macht, dann kann man damit auch den einen oder anderen Euro verdienen. Das sind so die vier groben Dimensionen, die wir in unserem Festival gesehen haben.<\/p>\n

Marco: <\/em>Wir haben uns im Vorfeld intensiv mit dem Vereinsfestival besch\u00e4ftigt. Aber kannst du f\u00fcr unsere Zuh\u00f6rerinnen und Zuh\u00f6rer mal zusammenfassen, was genau passiert ist?<\/p>\n

Gregor:<\/em> Klar! Wir haben f\u00fcr zwei Veranstaltungstage den Messepark in Trier gemietet. Das ist eine gro\u00dfe Halle mit mehreren tausend Quadratmetern. Dort haben wir drei Kunstrasenpl\u00e4tze aufgebaut, allerdings nur den Strafraumbereich, umgeben von Banden. In der Mitte gab es eine riesige B\u00fchne, auf der das B\u00fchnenprogramm stattfand. Dazu kamen unsere Team-Zones und ein kleiner Weihnachtsmarkt.<\/p>\n

Wir haben also einen Food-Court gestaltet mit Holzh\u00fctten als Weihnachtsmarkt, die Team-Zones waren mit Bierzelt-Garnituren, Stehtischen und Lounge-M\u00f6beln ausgestattet, wo die Vereine und Teilnehmenden sich aufhalten konnten. Und dann haben wir nat\u00fcrlich alles mit entsprechender Licht- und Musiktechnik beschallt und ausgeleuchtet.<\/p>\n

Am Freitag starteten wir dann mit dem Volksbank Trier Charity Cup. Daf\u00fcr waren dann Unternehmen und Organisationen eingeladen, die mit ihren Betriebsmannschaften antraten oder Freunde zusammentrommelten. Die Teilnahmegeb\u00fchren flossen komplett in einen Charity-Topf f\u00fcr zwei gemeinn\u00fctzige Vereine. Unsere Partner haben das Ganze noch mit zus\u00e4tzlichen Spenden unterst\u00fctzt.<\/p>\n

Dort ging es dann also nicht nur um die Sportvereine, sondern auch einfach um den guten Zweck und eine gute Zeit. Einer unserer Partner hat hier sogar mal von der gr\u00f6\u00dften Weihnachtsfeier der Region gesprochen. Es war also ein wilder Mix aus Party, sportliches Event (der sportliche Ehrgeiz war auch sp\u00fcrbar), aber am Ende des Tages auch Networking und der Austausch untereinander in der Region.<\/p>\n

Das Highlight war dann der Mannschafts-Cup am Samstag. Da wurde es dann richtig sportlich: Wir haben ganz bewusst Sportvereine angesprochen \u2013 insgesamt kamen knapp 60 Teams aus \u00fcber 40 Sportvereinen mit mehr als 800 Teilnehmenden nach Trier. Sie spielten um den Titel des „Elfmeter-Meisters von Trier“.\u00a0Aber auch hier gab es wieder eine Mischung aus Sport, Networking und Party \u2013 denn am Abend gab es noch einen Top-Act, der f\u00fcr echtes Mallorca-Party-Feeling gesorgt hat.<\/p>\n

Was uns besonders freut: Wir hatten nicht nur Fu\u00dfballvereine dabei, sondern auch eine Handballmannschaft und sogar zwei Vereine aus Luxemburg. Es haben sich also tats\u00e4chlich auch Leute angesprochen gef\u00fchlt, die nicht prim\u00e4r aus dem Fu\u00dfball kommen. Und genau da wollen wir auch hin. Denn das Networking hat sich schon jetzt bew\u00e4hrt: Viele Vereine, die sich vorher kaum kannten, haben sich hier vernetzt. Es wurden Testspiele vereinbart f\u00fcr die Wintervorbereitung. Es wurden quasi Transfers angebahnt, Probetrainings vereinbart, usw. Ein Highlight war f\u00fcr mich, dass ein Mannschaftsverantwortlicher kam und sagte: „Ich wusste gar nicht, dass es diesen und jenen Verein hier in der Region gibt. Das ist ja cool!“ Das sind genau die Aspekte, die uns freuen. Das ist einfach der Grund, warum wir das machen.<\/p>\n

Marco:<\/em> Ihr hattet schon eher die lokale Zielgruppe im Blick, also Vereine aus der n\u00e4heren Umgebung von Trier?<\/p>\n

Gregor:<\/em> Genau. Ich sage mal so: Wenn man einen Radius zieht, dann sind es ungef\u00e4hr 50 Kilometer, plus\/minus. Im Endeffekt ist es also ein regionales Sportnetzwerk-Event, und genau so wollen wir es auch aufsetzen. Auf Bundesebene und im Profibereich gibt es immer viele gro\u00dfe Veranstaltungen, aber gerade die regionale Amateurebene zu bespielen, das ist unsere Idee. Vielleicht kann unser Event ja auch als Modell dienen, sodass es an anderen Orten ebenfalls stattfindet. Das w\u00e4re f\u00fcr uns eine Art „Dosen\u00f6ffner-Event“ \u2013 so nenne ich das immer \u2013, um in einer Region Fu\u00df zu fassen, sich dort zu pr\u00e4sentieren, die Vereine einzuladen und mit ihnen in Kontakt zu kommen. Das ist also definitiv eine Idee, aber wir m\u00fcssen schauen, inwiefern wir das ins Rollen bringen.[\/vc_column_text][vc_column_text]\n

Kapitel 3: So organisiert man als kleine Firma gro\u00dfe Festivals<\/h3>\n

Doreen: <\/em>Das klingt alles nach einer ziemlich gro\u00dfen Sache, die ihr da aufgezogen habt \u2013 mit mehreren Turniertagen, Rahmenprogramm, Aftershow, Ballermann-Feeling und Weihnachtsfest. Hattet ihr daf\u00fcr eine Agentur oder Berater vor Ort? Oder sogar mehrere f\u00fcr Catering, Location und alles M\u00f6gliche?<\/p>\n

Gregor:<\/em> Tats\u00e4chlich nein.<\/p>\n

Doreen:<\/em> Wow!<\/p>\n

Gregor:<\/em> Wir haben das komplett allein gestemmt. Die erste Ausgabe des Events haben wir noch zusammen mit einem Start-up aus K\u00f6ln organisiert, aber letztes Jahr haben wir alles selbst gemacht. Man muss dazu sagen: Wir sind so ein „Tausendsassa“-Team, das richtig Lust auf so ein Event hat. Wir bezeichnen uns auch gern als „Inhouse-Agentur“, weil es immer unser Ansatz war, m\u00f6glichst viele Kompetenzen intern zu haben. Dadurch k\u00f6nnen wir mit einer sehr hohen Geschwindigkeit agieren. Das hat sich hier wieder bewahrheitet. Es hat sich zudem gl\u00fccklich gef\u00fcgt, dass wir viele F\u00e4higkeiten im Team haben, die man f\u00fcr ein Festival braucht:<\/p>\n

Einerseits gibt es jemanden, der sich um Food & Beverage k\u00fcmmert, dann jemanden, der die Partnerbetreuung \u00fcbernimmt, und jemanden, der sich mit Technik auskennt. Wir haben nat\u00fcrlich nicht selbst die Boxen aufgeh\u00e4ngt, aber die Ideen f\u00fcr das B\u00fchnensetting und die Musikgestaltung sind in unserem Team und gemeinsame entstanden.<\/p>\n

Wir hatten aber auch jemanden \u2013 und da komme ich jetzt ins Spiel \u2013 der gerne auf der B\u00fchne steht und moderiert. Da muss ich dazusagen, dass ich selbst Fu\u00dfballschiedsrichter und dadurch hier in der Region viel unterwegs bin und viele Leute kenne. Ich kannte ungef\u00e4hr 80 Prozent der Teilnehmer auf dem Festival, und das war nat\u00fcrlich super. Wenn ich dann auf der B\u00fchne stand, nicht als Schiedsrichter, sondern als Fan oder Beobachter, war das ein tolles Gef\u00fchl. So haben wir die Aufgaben und Kompetenzen sinnvoll verteilt und das Ganze in regelm\u00e4\u00dfigen Meetings koordiniert, sodass jeder in seinem Bereich vorankam. Dadurch hat sich das gro\u00dfe Ganze letztendlich zusammengef\u00fcgt.<\/p>\n

Doreen:<\/em> Von welcher Teamgr\u00f6\u00dfe sprechen wir eigentlich? Wie viele Leute haben das Event organisiert?<\/p>\n

Gregor:<\/em> Wir hatten ein Kernteam von acht Personen. Diese acht haben die einzelnen Bereiche unter sich aufgeteilt. In unserer Firma, bei vereinsticket.de, sind wir etwa 30 Leute. Dazu kommt eine befreundete Firma, die ebenfalls bei uns auf dem Gel\u00e4nde sitzt und uns mit weiteren 20 Personen unterst\u00fctzt hat. Sie waren nicht nur als Sponsoren aktiv, sondern halfen auch bei den Thekendiensten und anderen Aufgaben. Insgesamt hatten wir also fast 50 Leute, die bei dem Event mitgearbeitet haben. Besonders gefreut hat mich, dass vier oder f\u00fcnf ehemalige Praktikanten und Mitarbeiter, die mittlerweile woanders arbeiten oder studieren, extra f\u00fcr das Festival gekommen sind, weil sie Lust darauf hatten, uns zu unterst\u00fctzen. Das zeigt den Spirit unseres Teams: So ein Event kannst du nur auf die Beine stellen, wenn du bereit bist, gemeinsam richtig Gas zu geben \u2013 von morgens um sechs bis in die fr\u00fchen Morgenstunden des n\u00e4chsten Tages.<\/p>\n

Au\u00dferdem haben wir zahlreiche Angebote von Vereinen bekommen, die uns in Zukunft unterst\u00fctzen m\u00f6chten, zum Beispiel mit Theken- oder Essensst\u00e4nden. Das w\u00e4re nat\u00fcrlich eine super Sache, insbesondere wenn wir das Event deutschlandweit etablieren wollen. Denn dann ist es nicht nur ein Festival f\u00fcr Vereine, sondern auch von Vereinen.<\/p>\n

Marco:<\/em> Du hast von einem achtk\u00f6pfigen Kernteam gesprochen. Die Organisation eines solchen Events frisst ja enorm viele Kapazit\u00e4ten. Wenn acht von 30 Mitarbeitenden mit der Planung des Festivals besch\u00e4ftigt sind, hat das Tagesgesch\u00e4ft von vereinsticket darunter nicht gelitten?<\/p>\n

Gregor:<\/em> Gelitten nicht, aber nat\u00fcrlich wurde es beeintr\u00e4chtigt, das muss man schon sagen. Wir haben genau getrackt, wie viel Zeit in die Planung geflossen ist, und das war nicht wenig. Als Gesch\u00e4ftsf\u00fchrung muss man dann nat\u00fcrlich abw\u00e4gen: Ist es wirklich sinnvoll, dass eine Person Zeit ins Festival steckt und nicht in andere Aufgaben?<\/p>\n

Ich habe ja bereits die verschiedenen Zieldimensionen erw\u00e4hnt, die das Event verfolgt. Vieles von dem, was uns das Festival gebracht hat, zahlt direkt auf unsere Unternehmensziele ein.<\/p>\n

Ein Beispiel: Unser HR-Team hat auf dem Festival Bewerbungsgespr\u00e4che gef\u00fchrt. Es gab ein Mini-Kicker-Spiel, bei dem Bewerber herausgefordert wurden, und so ergab sich quasi ein „Speed-Dating“ mit potenziellen neuen Mitarbeitenden. Das ist eine tolle Form der Aktivierung.<\/p>\n

Unser Clubmanagement, das f\u00fcr die Teilnehmer und die Teamansprache zust\u00e4ndig ist, konnte das Event als perfekten Aufh\u00e4nger nutzen, um mit Vereinen ins Gespr\u00e4ch zu kommen. „Hey, seid ihr beim Vereinsfestival dabei? Dann lass uns doch gleich mal \u00fcber unsere Plattform sprechen!“<\/p>\n

Unser Marketingteam konnte vor Ort super viel Content produzieren: Mannschaftsfotos, Einzelbilder der Teilnehmenden im Trikot \u2013 all das zahlt auf unsere Markenpr\u00e4senz ein.<\/p>\n

Auch f\u00fcr das Partnermanagement war das Festival ein voller Erfolg. Unsere Partner haben gesehen, dass sie nicht nur eine Bannerplatzierung im Netz bekommen, sondern mit einem echten Offline-Event verbunden sind.<\/p>\n

Insofern: Ja, das Festival hat Kapazit\u00e4ten beansprucht, aber es hat sich definitiv gelohnt. Es lief sicher nicht „einfach so nebenher“, aber es hat uns auch nicht aus der Bahn geworfen. Letztlich ist es eine Abw\u00e4gungssache.<\/p>\n

Marco:<\/em> Habt ihr den Erfolg des Festivals irgendwie versucht zu tracken? Habt ihr Zahlen erhoben oder passiert das jetzt eher so auf Bauchgef\u00fchl und durch Gespr\u00e4che, die sich vor Ort ergeben haben?<\/p>\n

Gregor:<\/em> Sowohl als auch. Also du hast nat\u00fcrlich die unmittelbare finanzielle Dimension, die wirtschaftliche Dimension, sodass du nat\u00fcrlich darauf schaust: Welche Rechnungen kamen auf den Tisch? Welche Ums\u00e4tze wurden generiert? Und da kann man sagen, dass wir in dieser ersten Deckungsbeitragsdimension positiv sind. Deshalb kann man im zweiten Jahr auf jeden Fall sagen: Das passt. Im ersten Jahr war das noch nicht so, da haben wir noch viel investiert. Beim zweiten Jahr k\u00f6nnen wir sagen, dass es wirtschaftlich aufgegangen ist.<\/p>\n

Wenn man nat\u00fcrlich dann die ganzen Vorlaufkosten, insbesondere Personalkosten, mit einrechnet, wird es irgendwann auf dieser Dimension d\u00fcnn. Aber dann kommen wir zu dem Thema, das du eben angesprochen hast. Ich will nicht sagen, dass es Bauchgef\u00fchl ist, aber man kann es nicht ganz hart quantitativ tracken. Man merkt aber Effekte. Wir wissen zum Beispiel, dass wir an einem Tag einen absoluten Spitzenwert an Impressions in unserer Region hatten. Das bedeutet, dass an diesem Tag einige Hundert Nutzer unsere App viel intensiver genutzt haben und hoffentlich auch weiterhin nutzen werden. Das werden wir in den n\u00e4chsten Wochen sehen, wenn sich die durchschnittliche Nutzung in der Region erh\u00f6ht.<\/p>\n

Auch unsere Partner: Wir haben durch das Festival drei bis vier neue Partner gewonnen. Sie sind nur wegen des Festivals auf uns zugekommen und haben gesagt: „Leute, das war mega geil! Wenn alles bei euch so l\u00e4uft wie hier, dann w\u00fcrde ich gerne noch h\u00e4ufiger mit euch zusammenarbeiten.“ Wenn jetzt also Partnervertr\u00e4ge daraus entstehen, sind das ebenfalls messbare Erfolge \u2013 auch wenn sich das erst mit der Zeit abzeichnen wird.<\/p>\n

Wir haben zudem zwei Praktikanten gewonnen, die richtig Bock auf uns haben. Ich gehe davon aus, dass, wenn das Wintersemester zu Ende ist oder die Semesterferien beginnen, sich noch der eine oder andere an uns erinnern wird. Das sind alles Nachlaufeffekte, die wir jetzt noch nicht unmittelbar sehen, die aber kommen werden. Hier spielt dann auch das unternehmerische Bauchgef\u00fchl eine wichtige Rolle. Man kann nicht konkret sagen, wo genau die Erfolge reinkommen, aber dass sie reinkommen, da kann man sich ziemlich sicher sein.[\/vc_column_text][vc_column_text]\n

Kapitel 4: Wie geht man mit Pannen und Problemen um?<\/h3>\n

Doreen:<\/em> Jetzt haben wir ganz viel dar\u00fcber geh\u00f6rt, was alles toll war, was gut funktioniert hat und welche Synergieeffekte entstanden sind. Aber wir wollen nat\u00fcrlich auch die andere Seite wissen: Was ist denn bitte sch\u00f6n alles schiefgelaufen?<\/p>\n

Gregor:<\/em> Da kann ich tats\u00e4chlich mit gutem Gewissen sagen: Es ist wirklich nicht viel schiefgegangen. Einmal hat ein Dienstleister, der uns die Arenen geliefert hat, mit dem Gabelstapler ein Tor angeknackst. Das ist dabei quasi aus der Schiene gesprungen, sodass wir jetzt einen Versicherungsfall haben. Aber das ist eine Sache, die einfach passieren kann. Bei so einem gro\u00dfen Aufbauprozess gibt es unz\u00e4hlige Handgriffe \u2013 da bleibt es nicht aus, dass mal etwas schiefgeht.<\/p>\n

Dann hatten wir noch das Problem, dass uns Material von einem Partner gestohlen wurde. Konkret geht es um unsere Lounge-Kissen und Sitzs\u00e4cke, die von der Volksbank gestellt wurden. Nicht alle, aber einige wurden geklaut. Da h\u00e4tte man vielleicht mit der Security vorher sprechen sollen: Wie kann es sein, dass jemand ein zweimal einen Meter gro\u00dfes Sitzkissen einfach durch den Ausgang tr\u00e4gt? Aber gut, das sind Dinge, die passieren.<\/p>\n

Marco:<\/em> Hattet ihr denn kein Merchandising f\u00fcr die Fans zum Kaufen?<\/p>\n

Gregor:<\/em> Nein, aber ich glaube auch, dass das eine Option gewesen w\u00e4re! So ein Sitzsack war bisher nicht im Angebot, aber das sollten wir f\u00fcr das n\u00e4chste Mal vielleicht \u00fcberlegen.<\/p>\n

Ansonsten war die Kalkulation beim Essen etwas zu gro\u00dfz\u00fcgig. Wir waren sehr optimistisch, was die Teilnehmerzahl angeht, und haben deshalb zu viel eingekauft. Jetzt gibt es hier im B\u00fcro regelm\u00e4\u00dfig Pommes und Pizza. Aber das sind alles kleinere Dinge.\u00a0Im Gro\u00dfen und Ganzen ist wirklich nichts Dramatisches schiefgelaufen. Das hat auch jeder am Ende so gesagt \u2013 ob Teilnehmer, Partner oder unser Team. Durch die Learnings aus dem letzten Jahr lief dieses Mal alles deutlich glatter. Das war wirklich sch\u00f6n zu sehen.<\/p>\n

Marco:<\/em> Was ist denn letztes Jahr so schiefgelaufen? Welche Learnings habt ihr daraus gezogen?<\/p>\n

Gregor:<\/em> Timing war ein riesiges Problem. Es hat sich ewig gezogen, weil wir falsche Annahmen getroffen haben. Dadurch wurden die Teilnehmer unruhig und sind dann teilweise fr\u00fcher gegangen, anstatt zur Aftershow zu bleiben. Sie haben gesagt: „Boah, nee, das dauert mir zu lange.“ Deshalb haben wir dieses Mal viel strikter darauf geachtet. Letztes Jahr haben wir uns einfach zu viel vorgenommen. Wir dachten: „Jawohl, dann machen wir das noch und das noch und das noch!“ Aber dabei haben wir die kollateralen Effekte untersch\u00e4tzt.<\/p>\n

Also, wenn du zwei Sachen machst, die unmittelbar aufeinander wirken, und dann willst du noch eine Ansprache auf der B\u00fchne halten, die zehn Minuten dauern soll, sie aber letztendlich zw\u00f6lf Minuten dauert, dann kommst du auf der anderen Seite direkt in Verzug. Dann hast du ein Team, das nicht rechtzeitig auf dem Court ist, was ebenfalls zu Verz\u00f6gerungen f\u00fchrt, und so verschiebt sich das gesamte Programm.\u00a0Dann hast du vielleicht einen Politiker dort, der nicht rechtzeitig auf die B\u00fchne kann, aber p\u00fcnktlich wieder wegmuss.<\/p>\n

Letztes Jahr hatten wir zum Beispiel ein Kamerateam vom SWR, das gesagt hat: „Ich muss bis 14:30 Uhr den Schnitt gemacht haben, damit es abends noch in der Sendung ist.“ Solche Dinge spielen eine gro\u00dfe Rolle. Vor allem das Timing und die Koordination beim Aufbau sind entscheidend. Wir haben letztes Jahr zum ersten Mal alles selbst organisiert, und wenn man etwas zum ersten Mal macht, bleibt immer irgendetwas auf der Strecke. Sei es die Platzierung beim Aufbau, die richtige Akustik oder die Lichttechnik. Das alles war aber dennoch auf einem sehr hohen Level, wie uns die Teilnehmer gespiegelt haben. Dieses Jahr haben wir dann noch einmal die letzten zehn Prozent herausgeholt.[\/vc_column_text][vc_column_text]\n

Kapitel 5: Tipps zur Event-Organisation von vereinsticket.de<\/h3>\n

Doreen:<\/em> In der Marketing- und Businesswelt sind das keine Fehler, sondern Learnings, aus denen man f\u00fcr das n\u00e4chste Mal lernt. Nehmen wir doch einmal an, ich bin ein mittelst\u00e4ndischer Betrieb und m\u00f6chte ein \u00e4hnliches Event organisieren. Egal, ob es ein Sommerfest f\u00fcr meine Mitarbeitenden, eine Veranstaltung f\u00fcr Gro\u00dfkunden oder sogar ein Publikumsevent ist: Was sind deiner Meinung nach die ersten Schritte, die man machen sollte? Wo fange ich an?<\/p>\n

Gregor:<\/em> Ich teile das einmal in zwei Bereiche auf. Wenn man rein organisatorisch denkt, gibt es einige grundlegende Faktoren, die jedes Event betreffen und die man einmal systematisch durchgehen muss. Das sind vor allem:<\/p>\n

Die Location: Diese sollte von Anfang an gekl\u00e4rt werden.
\nDas Programm: Wie viele Tage dauert das Event? Wie ist der Ablauf? Wie sind die Zeitslots aufgeteilt?
\nDie Zielgruppe: Ist es eine interne oder externe Zielgruppe? Wie viele Teilnehmer werden erwartet?
\nEssen und Trinken: Welche Art von Verpflegung soll es geben? Sind es nur Snacks oder gibt es ein vollst\u00e4ndiges Men\u00fc? Werden die Getr\u00e4nke bezahlt oder nicht? Wie wird das organisiert?
\nTon und Licht: Wenn du ein gro\u00dfes oder spektakul\u00e4res Event veranstalten willst, brauchst du eine gute Sound- und Lichttechnik sowie ein stimmiges Ambiente.<\/p>\n

Es hilft, sich dar\u00fcber im Groben Gedanken zu machen und erste Skizzen anzufertigen. Ich nutze beispielsweise ein 3D-Programm, mit dem ich direkt eine visuelle Darstellung erstellen kann, um sie meinem Team und unseren Partnern zu zeigen. Dadurch kommt man viel schneller zum Punkt. Aber auch einfach nur, alles einmal auf Papier zu bringen, ist ein guter erster Schritt.<\/p>\n

Ich selbst habe eine Methode, die ich immer gerne anwende: Ich stelle mir vor, ich bin Teilnehmer des Events und gehe gedanklich den gesamten Ablauf durch. Vom Parkplatz aus betrete ich das Event, gehe durch den Eingang, finde meinen Platz, erlebe das Programm, h\u00f6re die Musik, sehe die anderen G\u00e4ste um mich herum. Dabei achte ich darauf, was mir auff\u00e4llt und welche Fragen sich mir stellen:<\/p>\n

Wo parke ich? Gibt es genug Parkpl\u00e4tze oder vielleicht ein Shuttle?
\nWie ist der Eingang gestaltet? Was ist mein erster Eindruck?
\nBrauche ich Security oder Eingangspersonal? Gibt es einen Welcome-Drink oder vielleicht einen roten Teppich?
\nWie sieht die Halle aus, wenn ich eintrete?
\nWie finde ich meinen Platz? Was liegt auf den Tischen bereit?
\nWie sollen die G\u00e4ste angezogen sein?<\/p>\n

Viele Leute waren letztes Jahr beeindruckt, dass wir eine eher unscheinbare Messehalle in eine beeindruckende Partylocation verwandelt haben \u2013 mit Licht, Nebelmaschinen und anderen Effekten. Viele haben sofort ihr Handy gez\u00fcckt, um ein Selfie oder ein Video zu machen und es ihren Freunden zu schicken. Will ich genau diesen „Wow-Effekt“ erzielen?<\/p>\n

Wenn ich dann noch weiterdenke, fallen mir viele praktische Details ein: Was passiert an der Getr\u00e4nketheke? Kann eine kleine, zierliche Servicekraft eine schwere Bierkiste problemlos \u00fcber die Theke heben? Oder sollten wir eine Durchreiche einbauen? Solche \u00dcberlegungen ergeben sich automatisch, wenn man den gesamten Prozess visuell durchspielt.\u00a0Diese Gedanken kommen oft in ungest\u00f6rten Momenten \u2013 abends im Bett oder unter der Dusche. Wichtig ist, sie sofort zu notieren und den verantwortlichen Personen weiterzugeben. So kann man sein Event bis ins kleinste Detail optimieren.<\/p>\n

Doreen:<\/em> Du schreibst quasi in deinem Kopf dein eigenes Drehbuch f\u00fcr das perfekte Event und feilst st\u00e4ndig daran.<\/p>\n

Gregor:<\/em> Genau! Das Wichtigste an einem Event ist doch, dass die Leute danach positiv dar\u00fcber sprechen und wiederkommen wollen. Deshalb muss man sich fragen: Was muss passieren, damit ich als Gast wiederkommen w\u00fcrde? Ebenso wichtig ist: Welche Dinge d\u00fcrfen auf keinen Fall passieren?\u00a0Zum Beispiel darf die Halle nicht zu kalt sein. Wenn sich die G\u00e4ste nur daran erinnern, dass sie gefroren haben, ist es egal, wie spektakul\u00e4r die Show war \u2013 sie werden es nicht positiv in Erinnerung behalten. Dann sitzen alle in M\u00e4nteln da, und auf den Fotos und Videos wirkt die Stimmung ged\u00e4mpft.<\/p>\n

Ein Tipp, den ich schon mit 18 bekommen habe und der sich bew\u00e4hrt hat: Es ist egal, wie eine Party anf\u00e4ngt \u2013 wichtig ist, wie sie aufh\u00f6rt. Das gilt f\u00fcr Partys genauso wie f\u00fcr Reisen oder andere Events. Am Anfang kann es sein, dass die G\u00e4ste sich noch fremd f\u00fchlen oder skeptisch sind. Aber wenn sie am Ende begeistert nach Hause gehen und denken: „Wow, das war richtig genial!“, dann war das Event ein voller Erfolg.<\/p>\n

Wenn hingegen der Eingangsbereich perfekt organisiert ist, aber das Essen schlecht und das Programm langweilig ist, dann gehen die Leute fr\u00fchzeitig und kommen nicht wieder. Dann lieber mehr Wert auf Inhalte wie das Programm und die Verpflegung legen, statt den Eingang zu \u00fcberdekorieren.\u00a0Das sind einige Learnings, mit denen man schon von Anfang an viel richtig machen kann, ohne die Fehler selbst machen zu m\u00fcssen.<\/p>\n

Marco:<\/em> Das war ein hervorragender Tipp zum Abschluss unseres Gespr\u00e4chs. Gregor, vielen Dank, dass du heute unser Gast warst!<\/p>\n

Gregor:<\/em> Sehr gerne, es hat mir viel Spa\u00df gemacht.<\/p>\n

Marco:<\/em> Wir freuen uns schon auf das n\u00e4chste Vereinsfestival!<\/p>\n

Doreen:<\/em> Da gehe ich auch hin!<\/p>\n

Gregor:<\/em> Ihr seid herzlich eingeladen. FLYERALARM ist ja auch immer mit eigenen Teams vor Ort.<\/p>\n

Marco:<\/em> Vielen Dank.<\/p>\n

Doreen: Dankesch\u00f6n. Tsch\u00fcss![\/vc_column_text][vc_column_text]\n

Kapitel 6: Outro<\/h3>\n

Doreen:<\/em> Tja Marco, h\u00e4tten wir mal vorher mit Gregor gesprochen, dann w\u00e4re deine Geburtstagsfeier wohl besser gelaufen!<\/p>\n

Marco:<\/em> Auf jeden Fall!<\/p>\n

Doreen:<\/em> Aber ich habe mir jetzt ein paar Tipps notiert, die hoffentlich vielen helfen, die ein Event organisieren m\u00f6chten.<\/p>\n

Als Erstes ist es \u2013 wie bei allen Marketingaktionen, die man sich \u00fcberlegt \u2013 wichtig, ein klares Ziel und eine Zielgruppe festzulegen. Daraus ergibt sich dann auch ganz schnell der Charakter des Events und dessen Gr\u00f6\u00dfe.<\/p>\n

Dann ist es noch wichtig, dass man bei der Organisation von gro\u00df nach klein vorgeht. Das hei\u00dft, als Allererstes braucht man eine Location. Wenn man wei\u00df, wie viele Leute kommen sollen, kann man die weiteren Punkte planen: das Personal, das Essen und Trinken, das Rahmenprogramm bis hin zu Licht- und Tontechnik.<\/p>\n

Au\u00dferdem ist es hilfreich, wenn man es wie Gregor macht \u2013 n\u00e4mlich die Party aus der Perspektive der G\u00e4ste zu visualisieren. Geht im Kopf einfach mal durch: Wie soll es aussehen? Wie will ich reingehen? Was brauche ich alles, wenn ich eine gute Party erwarte? Schreibt euch im Kopf ein Drehbuch!<\/p>\n

Und am Ende ist nicht wichtig, wie eine Party anf\u00e4ngt, sondern wie sie endet.<\/p>\n

Marco:<\/em> Apropos Enden: Ihr solltet auf keinen Fall damit aufh\u00f6ren, unserem Podcast zu folgen! Denn auch in Zukunft erfahrt ihr hier allerhand Informatives, N\u00fctzliches und Spannendes aus der Welt des Marketings.<\/p>\n

Falls ihr noch gar nicht angefangen habt, uns zu folgen, dann solltet ihr das auf jeden Fall tun! Folgt einfach FLYERALARM Official auf Instagram, Facebook, LinkedIn und \u00fcberall sonst, wo es soziale Medien gibt.<\/p>\n

Ansonsten w\u00fcnschen wir euch viel Vergn\u00fcgen mit der n\u00e4chsten Folge \u2013 und bis bald!<\/p>\n

Doreen:<\/em> Tsch\u00fcss![\/vc_column_text][\/tab][\/tabbed_section][nectar_btn size=“large“ open_new_tab=“true“ button_style=“regular“ button_color_2=“Accent-Color“ icon_family=“none“ text=“Ganze Episode bei YouTube \u25ba“ url=“https:\/\/www.youtube.com\/watch?v=OngD9AiNkNs“][\/vc_column][\/vc_row][vc_row type=“in_container“ full_screen_row_position=“middle“ column_margin=“default“ column_direction=“default“ column_direction_tablet=“default“ column_direction_phone=“default“ scene_position=“center“ text_color=“dark“ text_align=“left“ row_border_radius=“none“ row_border_radius_applies=“bg“ overflow=“visible“ overlay_strength=“0.3″ gradient_direction=“left_to_right“ shape_divider_position=“bottom“ bg_image_animation=“none“][vc_column column_padding=“no-extra-padding“ column_padding_tablet=“inherit“ column_padding_phone=“inherit“ column_padding_position=“all“ column_element_direction_desktop=“default“ column_element_spacing=“default“ desktop_text_alignment=“default“ tablet_text_alignment=“default“ phone_text_alignment=“default“ background_color_opacity=“1″ background_hover_color_opacity=“1″ column_backdrop_filter=“none“ column_shadow=“none“ column_border_radius=“none“ column_link_target=“_self“ column_position=“default“ gradient_direction=“left_to_right“ overlay_strength=“0.3″ width=“1\/1″ tablet_width_inherit=“default“ animation_type=“default“ bg_image_animation=“none“ border_type=“simple“ column_border_width=“none“ column_border_style=“solid“][vc_column_text]\n

Shownotes<\/h3>\n

Ein eigenes Event zu organisieren ist eine hervorragende Werbeveranstaltung \u2013 und macht au\u00dferdem richtig Spa\u00df. Findet zumindest Gregor Demmer von Vereinsticket.de. Das ist eine Plattform, \u00fcber die Vereine alle m\u00f6glichen organisatorischen Dinge digitalisieren und automatisieren \u2013 und sich somit auf das Wesentliche konzentrieren k\u00f6nnen: das Vereinsleben. Um das zu feiern, veranstaltet Vereinsticket.de j\u00e4hrlich ein Vereinsfestival, bei dem unz\u00e4hlige Sportvereine zusammenkommen und \u2013 nun ja \u2013 eben sich selbst feiern.<\/p>\n

Das Ganze organisiert das Unternehmen aus Trier jedoch nicht aus reiner Partylaune, sondern aus gesch\u00e4ftsm\u00e4\u00dfigem Kalk\u00fcl. Ein Event veranstalten, um das eigene Business damit zu pushen? „Ist eigentlich f\u00fcr jede Firma eine gute Idee“, findet Gregor Demmer, CEO von Vereinsticket.de. Warum das und wie man das angeht, erkl\u00e4rt er in dieser Folge. Du erf\u00e4hrst dabei:<\/p>\n