Qual è il modo migliore per ringraziare i tuoi dipendenti per il loro duro lavoro? E qual è il modo migliore per far buona impressione tra i tuoi clienti e i contatti commerciali? Una festa aziendale naturalmente. Nel nostro articolo ti diamo alcuni consigli per organizzare una festa aziendale con i fiocchi.
Una festa aziendale interna è il modo migliore per ringraziare i tuo dipendenti per il duro lavoro svolto durante l’anno. Un evento aziendale per clienti o contatti commerciali, invece, può essere una vera e propria vetrina per la tua azienda.
In ogni caso, la location, il programma di supporto e le attrezzature devono essere adattati allo scopo dell’evento. Meet-and-greet, pranzo di lavoro o cena di gala: tutto, dalla location ai posti a sedere fino al catering, dipenderà dal carattere del tuo evento aziendale.
Infine ricordati che a prescindere dall’occasione, le feste aziendali, così come gli eventi per i tuoi clienti, sono un mezzo importante ed estremamente efficace per generare legami emotivi tra persone che altrimenti sono legate solo professionalmente. Il prerequisito per questo è un’atmosfera armoniosa, un programma adeguato e una buona pubblicità dell’evento in anticipo.
Stabilisci un obiettivo: cosa vuoi ottenere con il tuo evento aziendale?
Le feste aziendali possono essere utilizzate per premiare il tuo team per le buone prestazioni o per motivarlo prima di una fase dell’anno particolarmente impegnativa. L’immancabile festa di Natale, e i piccoli eventi interni al team uniscono le persone. Questo perché i colleghi si conoscono in privato, hanno spazio per scambiarsi idee su interessi non legati al lavoro e per discutere in un’atmosfera accogliente.
Tuttavia, anche gli eventi aziendali esterni hanno la loro ragion d’essere, ad esempio per i contatti commerciali, per i clienti di lunga data o per attirare potenziali investitori. L’evento aziendale contribuirà a intensificare i contatti, combinare interessi personali e professionali e introdurre competenze trasversali.
L’importante è scegliere l’obiettivo del tuo evento e dargli carattere per imprimerlo nella mente dei partecipanti.
Di seguito ti forniamo alcuni esempi di obiettivo per aiutarti ad organizzare la tua festa:
- Vuoi fare team building?
- Vuoi utilizzare l’evento per promuovere annunci e novità ufficiali internamente o esternamente?
- Vuoi mettere il tuo nome al centro dell’interesse pubblico per rafforzare la tua immagine?
- Vuoi attirare nuovi clienti?
Gruppo target: determina il carattere del tuo evento in base alla tipologia di ospiti
Puoi impostare il tuo evento aziendale in base ai tuoi obiettivi. Meet-and-greet, pranzo di lavoro o cena di gala: tutto, dalla location ai posti a sedere fino al catering, dipenderà dal carattere del tuo evento aziendale.
Per esempio se vuoi semplicemente che i tuoi colleghi si conoscano meglio puoi organizzare una festa rilassata in un’atmosfera informale.
Se invece si tratta di riunire diversi team, scambiare informazioni sui processi di lavoro e ottimizzarli avrai bisogno di una pianificazione maggiore. Infatti, oltre ad una location per fare brainstorming ti serviranno attrezzature per la moderazione e persone esterne che possano arricchire il tuo evento con la loro esperienza.
Se invece fai un evento aziendale destinato ai tuoi clienti e/o contatti commerciali la location, il programma di supporto e le attrezzature saranno i punti di forza del tuo evento.
Di seguito ti diamo alcune idee in base all’obiettivo della tua festa aziendale:
Festa generica
- Allestisci un bar
- Contatta un catering
- Organizza un intrattenimento musicale
- Crea un’atmosfera e un allestimento coerente con il tema della tua festa
Festa di Natale
- Distribuisci dolciumi e gadget con il tuo logo
- Organizza una lotteria di Natale
- Pensa al cibo e alle bevande
- Trova la musica adatta e predisponi una pista da ballo
- Crea un allestimento natalizio con renne, neve finta e albero di Natale
Evento sportivo
- Distribuisci gadget con i colori dell’evento o della squadra sportiva che sponsorizzi
- Distribuisci magliette stampate come regalo di benvenuto
- Allestisci uno stand
- Servi bevande analcoliche con il tuo logo o con messaggi motivazionali
Evento eco-friendly
- Stampa biglietti d’ingresso e volantini, ecologici
- Distribuisci materiale pubblicitario realizzato con materiali riciclati
- Offri agli ospiti la possibilità di aderire ad iniziative eco-friendly e di sostegno dell’ambiente
È tempo di pensare al budget
Naturalmente, tutte le tue idee per la festa aziendale non devono andare oltre il budget a disposizione. Ricordati che deve esserci un margine finanziario sufficiente anche per il programma di supporto, il catering, lo staff, le decorazioni e la promozione dell’evento. È meglio redigere un piano dettagliato con tutti i centri di costo.
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Quando sarà la festa?
Una volta stabilita la data della festa aziendale, è importante programmare step by step le azioni da compiere in modo da assicurarti per tempo tutti i servizi e i materiali pubblicitari necessari.
Di seguito puoi trovare una breve lista degli aspetti più importanti che devi tenere in considerazione:
- Assicurati che la location che desideri sia disponibile nella data che desideri
- Verifica se ci siano buoni collegamenti con i mezzi pubblici all’orario previsto o è necessario un servizio di navetta
- Verifica se ci siano dei parcheggi vicino alla location
- Calcola bene le tempistiche per la produzione e la consegna degli allestimenti
- Calcola bene le tempistiche per l’invio degli inviti e stabilisci un termine per la conferma di partecipazione
Fai in modo che le persone siano entusiaste del tuo evento aziendale
Il primo punto di contatto degli ospiti con il tuo evento è l’invito. Quindi assicurati di inviare qualcosa di originale; per esempio dei biglietti d’auguri realizzati con materiali insoliti o con rifiniture accattivanti per attirare il più possibile l’attenzione dei tuoi invitati.
Ricordati di chiedere ai tuoi ospiti di rispondere via e-mail, in modo da ottimizzare i tempi e facilitare l’organizzazione dell’evento.
Inoltre potrai usare sempre la mail per inviare un placeholder e i biglietti di ingresso al tuo evento qualche settimana prima della festa stessa in modo da mantenere viva l’attenzione dei tuoi ospiti.
Checklist per la tua festa aziendale
Naturalmente, ci sono innumerevoli sottigliezze e dettagli che devi prendere in considerazione quando organizzi il tuo evento aziendale. Per darti un piccolo promemoria, qui troverai una lista di tutti gli elementi più importanti da tenere a mente per organizzare la tua festa aziendale.
Le basi per la tua festa aziendale
- Scegli l’obiettivo della tua festa aziendale
- A chi è destinato il tuo evento, ai clienti, ai dipendenti o agli investitori?
- Hai competenze e capacità sufficienti per organizzare l’evento da solo? Se non è così: assumi un supporto esterno.
- Scegli una data per il tuo evento
- Seleziona una lista di location papabili
- Raccogli i contatti degli invitati
- Stabilisci un calendario step by step di tutte le azioni da compiere per organizzare l’evento
- Crea un team organizzativo e incontrati regolarmente per controllare i progressi
Ti servirà un Budget per
- L’affitto della location
- I compensi per gli intrattenitori esterni
- Il costo del DJ Set e di altre eventuali attività
- Il catering
- Pubblicità promozionale online e offline
- Costi di viaggio e alloggio
- Gadget
- Decorazione della location
Scegli l’intrattenimento giusto
- Moderatori e presentatori
- Relatori
- DJ o band
- Spettacoli
- Box fotografico
- Proiettore e schermo video
- Attrezzatura da palcoscenico
Catering
- Scegli la tipologia di catering per gli ospiti
- Ricordati che anche lo staff deve mangiare
- Organizza le bevande
- Ricordati di scegliere vari tipi di piatti per tutte le esigenze culinarie
L’allestimento della sala
- Scegli gli arredi in base alla tipologia di evento
- Dedica uno spazio per l’attrezzatura tecnica, l’area del backstage e il guardaroba
- Controlla la disponibilità e quantità di collegamenti elettrici
- Pensa a come mascherare gli eventuali ostacoli visivi nella sala
- Pensa alle decorazioni per gli elementi di arredo grandi e piccoli per interno ed esterno
Organizza saggiamente la tua logistica
- Trasporto pubblico
- Parcheggi per gli ospiti
- Parcheggi per lo staff
- Hotel o servizio navetta
- Stand informativo
- Segnaletica interna ed esterna nel sito dell’evento
- Event plan per lo staff
Nel tuo Staff dovrai includere
- Moderatori e presentatori
- Relatori
- Personale di servizio per il catering
- Fotografo
- Staff di assistenza agli ospiti
- Addetti al guardaroba
- Addetti alla sicurezza
- Personale con capacità di Primo Soccorso
Aspetti legali da tenere in conto
- Stipula tutte le assicurazioni necessarie sia a livello di persone che di edificio
- Assicura delle vie di fuga per le emergenze
- Garantisci delle vie di accesso per i mezzi di soccorso
- Paga eventuali diritti d’autore e tasse
La festa di Natale
Natale è il momento di dire grazie ai tuoi dipendenti per il lavoro svolto durante l’anno. Per questo motivo gli auguri di Natale, i regali per i dipendenti, e la festa di Natale dell’azienda sono tre elementi che non possono mancare.
Per una festa di Natale vale lo stesso discorso fatto per qualsiasi altro evento aziendale di successo. Invita i tuoi dipendenti per tempo. Da quel momento in poi, procedi come al solito: forma per tempo un team , fissa un budget e pianifica il carattere dell’evento. Se vuoi una cosa più formale puoi organizzare una tranquilla cena; altrimenti puoi organizzare una vera e propria festa di Natale nel locali dell’azienda o in una location a tua scelta, per avere più spazio.
