Check print data with Adobe Acrobat Pro XI

from February 2nd, 2016 Know-how 6 comments

After creation of the print file, it is passed on to the printer. In between there is another important step: checking the PDF. Ideally, you will have already installed a Preflight into your layout program, which draws attention to possible errors. However, even if this is the case, checking the print PDF is still highly recommended. The best options for doing this are offered by Adobe Acrobat Pro. Here you can determine whether your file can be printed without errors and that you will achieve the result you want. Here we will show you amongst other things the Output Preview and Preflight functions which allow you to check the most important points.

Output Preview

  • Activate the Output Preview via the Tools menu under ‘Print Production’.
  • Under the simulation profile, set the corresponding colour space, so ISO Coated v2 300%”(ECI). (1)
  • With “Simulate Overprinting” you can test whether the overprint settings are correct, so that the finishings are applied correctly, for example. (2)
  • Via the dropdown menu under “Show”, you can check individual points, for example whether any graphics or images are still in RGB. To do so, select “Non-device CMYK”. Anything displayed now still needs to be converted into CMYK. (3)
  • To make sure that the total ink coverage does not exceed the maximum value (usually 300%), tick the box next to “Total Area Coverage” and set the corresponding value. Elements that exceed this value will be shown in the selected colour. (4)
  • You can see whether your document has the correct dimensions at the bottom left when you move the cursor over this area. (5)

Check the typefaces used

  • Open the Properties window via File>Properties and then click on the “Fonts” tab.
  • Here, all the fonts used in the document are shown.
  • Generally, typefaces are printable when they are embedded and thus shown as an “Embedded Subset”. However, it is always better to convert fonts into paths. These will not show up in the list. So a white fonts window is no bad thing – quite the opposite.


  • Activate the Preflight via the Tools menu under ‘Print Production’. Here you can check the whole PDF or individual elements of it.
  • For printing with FLYERALARM, you should generally deliver PDF/X-3 files, so check this via the relevant section under PDF/X standard.
  • Once the check is completed, possible errors will be displayed. Acrobat differentiates between two levels here: The red circle shows errors that do not fit with the guidelines and need to be corrected. A yellow triangle shows that the settings are not ideal but printing can still go ahead. If everything’s ok, a green tick is displayed.
  • You can now see all relevant points displayed in detail.

You can also carry out a limited basic check in Adobe Acrobat Reader, the reduced version of the program. This shows, for example, whether the page dimensions are correct or whether fonts are embedded. For a comprehensive check of your print data, however, you should use Acrobat Pro. Then there is nothing more to stand in the way of your perfect print product.


About Raphael

Is most interested in new techniques and applications – all those things that can be printed on, besides paper. He writes according to the motto: What’s better than a funny, witty or completely absurd word game? That's right – two of them.


  • Bernd Meyer von dataroomX says:

    Wir setzen hier bei dataroomX dem Adobe Acrobat Pro XI ein und können nur sagen: Klasse Ergebnisse bei Flyeralarm! Als Datenraum-Anbieter sparen wir Zeit und haben ein erstklassiges Ergebnis ohne Reklamationen!

  • DDraum says:

    Ein sehr erstklassiger Post, der alles erstklassig zusammen fasst. Ich habe mich damals auch durch alle Newcomer-Guides gelesen bevor ich dann nutzliche Angabe gefunden habe. Bei mir ist es immer so, dass ich die meisten Empfehlungen für mehr Spanne zwar kenne, aber dann doch nicht umsetzte. So einen Beitrag zu lesen motiviert dann wieder – habe ich gedacht und bin weiter gesurft. Sowas ist äußerst gefällig! Aber es gibt noch ein Frage dazu – Virtuelle Datenräume DDraum. Es ist vor allem schön zu wissen, dass alle mal klein angefangen habe. Das ist zwar eigentlich klar, aber wird gern vergessen.

    • Marco Marco says:


      vielen Dank für den Kommentar. Vielleicht nutzen Ihnen die weiteren Tutorials unter unserer Rubrik Know-How ebenfalls weiter.

      Herzliche Grüße aus Würzburg

  • Uwe says:

    Hallo Raphael,

    gibt es zu Adobe Acrobat Pro XI eine kostenfreie Alternative?

    • Raphael Raphael says:

      Hallo Uwe,
      zum Erstellen und mehr oder weniger Bearbeiten, Kommentieren oder Konvertieren von PDFs gibt es zwar einige kostenlose Alternativen (z. B. iSkysoft PDF Editor Pro, PDF Creator), wirklich gut sind diese aber nicht. Vor allem zum Prüfen von Druckdaten sind sie jedoch nicht gedacht. Hier gibt es meines Wissens leider keine wirkliche Alternative zu Acrobat Pro, schon gar keine kostenlose. Mit dem kostenfreien Acrobat Reader können Sie zum Beispiel lediglich Basics prüfen, Dinge wie Ausgabevorschau oder Preflight beinhaltet aber eben nur die Pro Version.
      Herzliche Grüße aus Würzburg

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