Wie fertigt man eine Kopie von handschriftlichen Rechnungen, Verträgen und Formularen an? Alles noch einmal abschreiben? Viel zu aufwendig. Oder in den Kopierer legen? Möglich, aber umständlich. Denn was ist, wenn Sie weder den Platz für das Gerät noch die Zeit für den ständigen Gang zum Kopierer haben? Wesentlich einfacher und effizienter sind da ohne Zweifel selbstdurchschreibende Blöcke – auch als Durchschreibesätze, SD-Sätze oder Durchschreibeblöcke bekannt. Was sie ausmacht, wie sie funktionieren und warum es sinnvoll ist, individuelle Blöcke mit Durchschlag drucken zu lassen: All das erfahren Sie hier.
Wie eingangs erwähnt, werden Durchschreibesätze für die Anfertigung von Kopien handschriftlicher Dokumente genutzt. Nahezu jedes Unternehmen jeder Branche braucht und nutzt sie, etwa als:
Rechnungen
Lieferscheine
Verträge
Quittungen und Belege
Gutscheine und Gutschriften
und weitere Formulare
Das Besondere am Durchschreibesatz: Die Kopie entsteht zeitgleich mit dem Original. Doch wie ist das überhaupt möglich?
Anfang des 19. Jahrhunderts nutzte man noch Kohlepapier, das man als Durchschlag zwischen das originale Schriftstück und die leere Kopiervorlage legte. Beim Beschreiben des Originals mit genug Druck färbte die Kohlebeschichtung des Durchschlags ab, sodass auf dem darunter liegenden Papier eine 1-zu-1-Kopie entstand. Moderne Durchschreibesätze funktionieren auch heute noch nach diesem Prinzip. Doch anstatt des Kohlepapiers werden jetzt holzfreie Trägerpapiere verwendet, die mit unterschiedlichen Chemikalien beschichtet sind. Dadurch ist es nun möglich, mit einem Durchschreibesatz ohne viel Kraftaufwand gleich mehrere Durchschläge zu produzieren.
Um diese Fragen zu beantworten, sollten wir uns zunächst die allgemeinen Pflichtangaben auf Rechnungen ansehen. Denn für eben diese wird ein Block mit Durchschlag am häufigsten gebraucht. Neben rechtlicher Inhalte wie Steuernummer, Ausstellungsdatum, Rechnungsnummer und Co. ist hier immer auch der Name und die Anschrift des leistenden Unternehmens zu nennen. Sprich: Ihr guter Name! Warum sollten Sie diesen nicht auch gleich mit Ihrem Logo verknüpfen? Eben. Und wenn Sie schon dabei sind, denken Sie am besten auch gleich über eine komplette Gestaltung der Durchschreibesätze nach. Warum?
Nun, eine professionelle Optik hört noch längst nicht bei Ihrer Werbepost auf. Vielmehr spielt sie bei handgeschriebenen Rechnungen und Belegen eine ebenso große, wenn nicht noch größere Rolle. Schließlich geht es bei diesen Schriftstücken mehr denn je um Vertrauen, Transparenz und Seriösität. Dies sollten Sie immer vor Augen haben, wenn Sie Ihre Durchschreibesätze drucken lassen oder einen Durchschlag-Block selbst gestalten.
Bei Ihrer Onlinedruckerei können Sie Durchschreibesätze entweder als handliche Einzelsätze oder als kompakte Blöcke in den Formaten DIN A4, DIN A5, DIN A6 und DIN lang online drucken lassen. Sämtliche SD-Sätze bestehen aus einem 80 g weißen Deckblatt und ein bis zwei 60 g starken Durchschlägen – auf Wunsch gelocht und nummeriert. Welcher Block oder Einzelsatz für Ihre Belange der richtige ist, entscheiden und konfigurieren Sie online ganz nach Ihren Wünschen.
Dann nutzen Sie die Block-Variante für Durchschreibsätze – zum Beispiel Quittungsblöcke oder den Durchschreibesatz 2-fach, Block. Beide Varianten sind an der Schmalseite geleimt, damit unterwegs kein „Blätter-Wirr-Warr“ entsteht. Deshalb werden die Blöcke auch besonders gerne im Außenbereich der Gastronomie verwendet. So fliegt Ihnen nichts davon und Sie können den Block der verstärkten Rückpappe gleichzeitig als Schreibunterlage verwenden.
Dann bestellen Sie Durchschreibesatz 3-fach Einzelsätze oder den Durchschreibesatz 3-fach, Block. Mit ihnen sind Sie für alle Eventualitäten gerüstet: Das Deckblatt per Hand ausfüllen, eine Kopie an Ihre Kunden herausgeben und eine für Ihre eigene Ablage reservieren.
Oh Schreck! Sie hatten beim Ausfüllen der letzten Quittung auf Ihrem SD-Block zu fest aufgedrückt. Ihre Schrift hat bis auf das oberste Blatt des nächsten Bogens durchgedrückt. Nun müssen Sie ganze drei Blätter Ihres SD-Satzes wegwerfen. Schlecht für die Umwelt und Ihr Image als Vollprofi. Die Lösung des Problems: ein Durchschreibesatz mit Trennblatt. Das besteht nämlich aus 300 g Bilderdruckpapier matt und lässt sowohl bei 2-fach- als auch bei 3-fach-SD-Sätzen keine unerwünschten Druckstellen hindurch. Bedenken Sie also auch diese Variante eines SD-Satzes, wenn Sie das nächste Mal Durchschlag-Papier bedrucken lassen möchten.
Wenn Sie Ihre SD-Sätze beispielsweise als 2-fach Einzelsätze verwenden, können Sie sicher sein, dass die ausgegebene Belegkopie recht schnell in den Aktenordnern Ihrer Kunden verschwindet. Fügen Sie daher am besten eine kleine Erinnerungsstütze an den Beleg mit an. Zum Beispiel ganz klassisch in Form von