Welke informatie is handig om op je briefpapier te hebben staan? Hieronder vind je een overzicht van alle informatie waar je rekening mee moet houden bij het ontwerpen. Met dit overzicht weet je zeker dat op jouw briefpapier alle zakelijke bedrijfsinformatie staat die de ontvanger nodig heeft om snel te reageren op jouw vraag. Digitaal briefpapier maken was nog nooit zo eenvoudig geweest.
Er zijn 2 verplichte elementen die op je bedrijfscommunicatie moeten staan. Dit zijn de handelsnaam van je bedrijf en je KVK-nummer. Het is dan ook aan te raden deze altijd mee te nemen bij briefpapier maken.
BTW-identificatienummer
IBAN-banknummer
Adres bedrijf
Telefoonnummer
Emailadres
Website
Verkoopt je bedrijf diensten of producten via een webshop, telefoon of postorder? Dan gelden er andere regels. Kijk voordat je jouw briefpapier maakt op de site van de Belastingdienst of KVK voor de laatste geüpdatete gegevens.
Ga je briefpapier ontwerpen voor versturen van een factuur? Dan moet er - naast de adresgegevens van je bedrijf - op een factuur ook de volgende zakelijke gegevens staan:
Handelsnaam bedrijf
KVK-nummer
Factuurdatum
Factuurnummer
Naam & adres van de opdrachtgever / koper
Naam & adres van dienstverlener / verkoper
Omschrijving van goederen of diensten
Hoeveelheden van goederen of diensten
Datum van geleverde goederen of diensten
Prijzen en bedrag, exclusief BTW
BTW-tarief
BTW-bedrag
BTW-identificatienummer van koper en verkoper
Betaaltermijn
Let op: op de website van de Belastingdienst vind je de laatste geüpdatete informatie over wat er precies op je bedrijfscorrespondentie moet staan. Check deze regelmatig!
Bij briefpapier zelf ontwerpen kun je alle kanten op. Zo kun je briefpapier maken met logo, met je bedrijfsslogan of een kenmerkende afbeelding. Naast het standaard A4 papier kun je ook briefpapier drukken op A5 of A6 papier. Staat duurzaamheid hoog in het vaandel binnen jouw bedrijf? Dan is drukken op graspapier of milieuvriendelijk papier een goede keuze. Omdat er zoveel mogelijkheden zijn bij het maken van briefpapier geven wij je een aantal handige tips.
Tip 1. Houd het simpel. Kies voor een rustig ontwerp dat de lezer niet afleidt van de inhoud van de brief. Een klassiek briefpapier met logo en contactgegevens is voldoende om een professionele en betrouwbare uitstraling te geven.
Tip 2. Luxe briefpapier. Past het bij jouw bedrijf om luxe of opvallend briefpapier te ontwerpen? Kies dan voor een luxe papiersoort zoals duurzaam crèmekleurig kringlooppapier, linnenpapier of papier met een veredeling. Een veredeling is een luxe beschermlaag. Je kunt je bedrijfsnaam met digitale foliedruk in goud, zilver of hologram laten afdrukken. Dit soort versieringen zijn geschikt voor een feestelijke uitnodiging, jubileum, kerstboodschap of als je bedrijf in het luxe, hoger segment producten of diensten verkoopt.
Tip 3. Briefpapier met logo maken. Als je het logo op je briefpapier ontwerp plaatst, zorg dan voor een afbeelding in hoge resolutie van het logo. Het liefste wil je het logo in het bestandsformaat vector EPS. Zo weet je zeker dat je briefpapier met logo scherp en met de juiste kleuren wordt gemaakt. Een jpeg of png pixelbestand raden wij niet aan voor het drukken van een logo op briefpapier. Laat het logo ook op de envelop drukken zodat ze bij elkaar horen.
Tip 4. Kleurgebruik.Zorg ervoor dat je logo de kleurstelling CMYK heeft. CMYK is geschikt voor drukwerk en bevat standaard kleuren. Heb jij een logo in een unieke, zelf-samengestelde kleur? Dan heb je een logo met een PMS-kleur. Neem in dit geval contact op met één van onze drukwerkexperts, zij helpen je graag verder. Zij zorgen ervoor dat je precies die ene juiste kleur van jullie logo op het briefpapier gedrukt krijgt.
Bij het maken van briefpapier kan je er voor kiezen om het papier enkelzijdig of dubbelzijdig te laten bedrukken. Het voordeel van dubbelzijdig bedrukken is dat je nog meer van jouw eigen huisstijl kan doorvoeren in het briefpapier. Op deze manier kan je in het briefpapier met logo niet alleen je logo en adresgegevens opnemen, maar heb je aan de achterkant ook ruimte om huisstijl elementen op te nemen. Bijvoorbeeld een slogan of persoonlijke contactgegevens van diegene die de brief verstuurt. Zelf professioneel briefpapier ontwerpen zorgt er voor dat je een nette indruk achterlaat bij jouw klanten of relaties.