Hur gör man en kopia av handskrivna fakturor, avtal och blanketter? Skriver allt för hand igen? Alldeles för krångligt. Använder kopieringsmaskinen? Möjligt, men besvärligt. Vad händer om du varken har plats för kopieringsmaskinen eller tid att hela tiden gå bort till den? Självkopierande block, även kallade självkopierande blankettset eller självkopierande uppsättningar, är utan tvekan en mycket enklare och effektivare lösning. Hur de fungerar och varför det är en bra idé att låta trycka personliga block med självkopierande funktion kan du läsa mer om här.
Som vi nämnde i början används självkopierande blankettset för att skapa kopior av handskrivna dokument. Praktiskt taget varje företag i alla branscher behöver och använder dem till bland annat:
Räkningar
Följesedlar
Avtal
Kvitton och verifikationer
Kuponger och kreditnotor
Andra blanketter
Det unika med självkopierande blankettset: Kopian skapas samtidigt som originalet. Men hur är det egentligen möjligt?
I början av 1800-talet användes kolpapper fortfarande som kalkerpapper för att skapa en kopia av originaldokumentet. Genom att trycka hårt med pennan när man skrev originalet, färgade kolbeläggningen på kalkerpapperet av sig på det underliggande papperet och skapade en exakt kopia. Moderna självkopierande blankettset fungerar fortfarande enligt denna princip. Men i stället för kolpapper används numera träfria kalkerpapper, som är belagda med olika kemikalier. Det innebär att man nu utan större ansträngning kan producera flera kopior samtidigt med ett självkopierande blankettset.
Låt oss först se på de allmänna uppgifterna som är obligatoriska på fakturor. Ofta används ett självkopierande block till dessa. Förutom juridiskt innehåll såsom skatteregistreringsnummer, utskriftsdatum och fakturanummer ska även namn och adress till det företag som tillhandahåller tjänsten alltid anges på fakturan. Varför inte koppla ditt goda namn till din logotyp? Precis. Och när du ändå håller på, är det också en bra idé att tänka på det självkopierande blankettsetets utformning. Varför?
En professionell stil slutar inte med reklamutskick. Tvärtom spelar den snarare en lika stor, om inte större, roll vid handskrivna fakturor och kvitton. När allt kommer omkring handlar dessa dokument mer än någonsin om förtroende, öppenhet och seriositet. Du bör alltid ha detta i åtanke när du låter trycka ett självkopierande blankettset eller när du själv utformar ett självkopierande block.
FLYERALARM kan trycka självkopierande blankettset antingen som praktiska enskilda uppsättningar eller som kompakta block i formaten A4, A5 och A6 samt i långt pappersformat. Alla självkopierande blankettset består av ett vitt omslag och en eller två karbonkopior – stansade och numrerade på begäran. Du bestämmer vilket block eller vilken enskild uppsättning som passar dina behov och konfigurerar dem online enligt dina önskemål.
Använd då ett självkopierande blankettset, till exempel kvittensblock eller självkopierande blankettset, 2-faldigt, block. Båda versionerna är limmade på kortsidan för att undvika ”pappersflygplan”. Därför är blocken också särskilt populära vid utomhusservering på restauranger. Ingenting flyger iväg från dig, samtidigt som du kan använda den förstärkta baksidan som skrivunderlag.
Beställ då självkopierande set, 3-faldigt, enskilda satser eller självkopierande blankettset, 3-faldigt, block. Med dem är du rustad för alla eventualiteter: Fyll i försättsbladet för hand, ge ett exemplar till dina kunder och spara ett för dina egna register.
Aj då! Du tryckte för hårt när du fyllde i det senaste kvittot i ditt kvittensblock. Texten har gått igenom till nästa ark. Nu måste du slänga tre ark i ditt blankettset. Det är dåligt för både miljön och din professionella profil. Lösningen på problemet: ett självkopierande blankettset med avdelare. Det består nämligen av matt bildtryckspapper och släpper inte igenom några oönskade tryckmärken på vare sig 2-faldiga och 3-faldiga blankettset. Överväg därför denna variant av självkopierande blankettset nästa gång du ska beställa tryckta karbonpapper.
Om du till exempel vill använda dina blankettset som 2-faldiga enkla set kan du vara säker på att den utfärdade dokumentkopian försvinner ganska snabbt i dina kunders mappar. Därför är det bäst att bifoga en liten påminnelse till dokumentet. Till exempel i form av ett klassiskt visitkort, som du kan utforma precis som du vill på FLYERALARM. Naturligtvis kan du också låta trycka din egen design på mapparna i dina register. Med din logotyp samordnas allt perfekt med din företagsprofil och ser professionellt, genomtänkt och snyggt ut. Ta en titt på avsnittet om interna trycksaker och lägg till andra viktiga komponenter i din kontorsutrustning.