Así tu fiesta de empresa o tu evento serán todo un éxito

Independientemente de si se trata de fiestas internas de verano, celebraciones navideñas de la empresa o grandes eventos corporativos para todos tus contactos comerciales: con algunos trucos y consejos, tiempo suficiente para organizarlo todo y un poco de ayuda de expertos, tu evento será todo un éxito.

Establecer el objetivo
Definir el grupo objetivo
Aclarar las finanzas
Establecer un calendario
Invitar correctamente
Branding de productos para eventos
Lista de verificación para tu fiesta de empresa

Las fiestas hay que celebrarlas cuando se presentan. Esto no solo se aplica a los ociosos amantes de la fiesta, sino también (y especialmente) a las empresas de cualquier tamaño. ¿Por qué? Porque siempre hay un motivo para celebrar. Independientemente del motivo. Las fiestas internas de la empresa, al igual que los eventos para tus clientes o los eventos corporativos para tus contactos comerciales, son un medio importante y extremadamente eficaz para generar vínculos emocionales entre personas que, de otro modo, solo tendrían una relación profesional. Sin embargo, para ello es necesario crear un ambiente armonioso, diseñar un programa adecuado y promocionar el evento con suficiente antelación.

Establecer el objetivo: ¿Qué quieres conseguir con tu evento corporativo?

Las fiestas internas de la empresa te permiten recompensar a tu equipo por su buen rendimiento o motivarlo de antemano para una fase especialmente agotadora del año. Pero, además de la clásica fiesta de verano y la obligatoria fiesta de Navidad, incluso los pequeños eventos internos de los departamentos sirven para unir al personal. En ellos, los compañeros se conocen en un ambiente más informal, tienen espacio para intercambiar opiniones sobre intereses ajenos al trabajo y charlar en un ambiente agradable. Pero los eventos externos de la empresa también tienen su razón de ser, por ejemplo, para contactos comerciales, clientes de larga duración o inversores potenciales. Aquí se pueden intensificar los contactos, vincular intereses personales y profesionales y aportar habilidades sociales. Por lo tanto, el lema es: ¡formula un objetivo concreto para tu evento!

• ¿Te interesa reforzar el espíritu de equipo?
• ¿Quieres aprovechar la fiesta para promocionar anuncios oficiales y novedades?
• ¿O quieres situar tu buen nombre en el centro del interés público para atraer nuevos clientes o reforzar tu imagen?

Al dotar a tu evento empresarial, aniversario de la empresa o fiesta de verano para la empresa o la asociación de un carácter propio, te asegurarás un lugar en la memoria de tu público objetivo.

Definir el grupo objetivo: Las personas con las que celebras determinan el carácter de tu evento.

Además, adaptas el carácter de tu evento corporativo a tus objetivos. ¿Quieres que tus compañeros se conozcan mejor? Entonces, lo ideal es una fiesta de empresa distendida en un ambiente informal. Por ejemplo, en la sala contigua de un restaurante cercano o incluso en zonas de barbacoa públicas. ¿Se trata, por el contrario, de reunir a diferentes departamentos para intercambiar ideas sobre los procesos de trabajo y optimizarlos? Eso requiere más planificación. En este caso, no solo necesitas un lugar con suficiente espacio, sino también espacio para ideas, equipo de moderación y personas externas que enriquezcan tu evento con sus conocimientos.

Un evento corporativo para clientes o contactos comerciales puede convertirse en un verdadero escaparate para tu empresa. También en este caso, el lugar, el programa marco y el equipo deben adaptarse al propósito de tu evento. Reunión informal, almuerzo de negocios o cena de gala: el carácter de tu evento corporativo determina prácticamente todo, desde el lugar hasta la disposición de los asientos y el catering.

A modo de ejemplo, aquí tienes algunas ideas para diferentes temáticas relacionadas con una fiesta de verano:

• Instalar un bar en la playa con latas impresas y otros cócteles
• Crear un ambiente de cervecería al aire libre con tu propia cerveza natural y posavasos impresos
• Ofrecer café helado, Secco Bianco, etc.
• Instalar tumbonas, muebles de salón impresos y similares

• Repartir camisetas estampadas como regalo de bienvenida.
• Repartir dulces en forma de piruletas con una banda publicitaria o gominolas de frutas.
• Instalar piscinas infantiles y accesorios (por ejemplo, pelotas de agua, colchonetas hinchables y mucho más).
• Organizar tómbolas y sortear juguetes con el logotipo de la empresa (por ejemplo, frisbees, tizas para pintar en la calle, etc.)

• Distribuir abanicos plegables con los colores de España, coincidiendo con la Eurocopa, el Mundial o partidos importantes de la liga.
• Organizar una tómbola con artículos deportivos de marca (premios: botellas deportivas, gorras, ropa deportiva, cámaras de acción en set, etc.).
• Servir refrescos con tu marca impresa (por ejemplo, bebidas isotónicas y energéticas).

• Imprimir entradas, folletos y demás material de forma climáticamente neutra
• Distribuir material publicitario fabricado con materiales reciclados
• Utilizar pajitas sin plástico y vasos reutilizables fabricados con biomateriales

Finanzas: ¿De qué presupuesto dispones?

Por supuesto, todas tus ideas para la fiesta de la empresa no deben exceder el presupuesto. ¿Tu presupuesto alcanza para alquilar una sala en el centro de exposiciones o basta con el gimnasio local? Ten en cuenta que también debe quedar suficiente margen financiero para el programa marco, el personal, el catering, los materiales publicitarios, la decoración y la promoción del evento. Lo mejor es elaborar un plan detallado con todos los centros de coste. Afortunadamente, en tu imprenta online de confianza encontrarás artículos para eventos adecuados para cualquier presupuesto.

Calendario: ¿Cuándo se celebrará la fiesta?

No tiene sentido organizar una sesión informativa para posibles aprendices durante las vacaciones de verano, al igual que tampoco lo tiene organizar un evento para clientes minoristas en la época prenavideña. Averigua cuándo tiene tiempo tu público objetivo y programa tu evento en ese periodo. Una vez fijada la fecha de la fiesta de la empresa, es importante programar los distintos hitos. Si elaboras un calendario con holgura, podrás definir una fecha realista y contratar a tiempo todos los servicios y materiales publicitarios necesarios. Por ejemplo, debes preguntarte lo siguiente:

• ¿A partir de cuándo está disponible un lugar con el ambiente deseado?
• ¿Hay suficientes plazas de aparcamiento y alojamiento en las inmediaciones?
• ¿Hay buenas conexiones de transporte público en la fecha prevista o tal vez sea necesario un servicio de transporte?
• ¿En cuánto tiempo se puede disponer de un equipo de catering profesional?
• ¿Para cuándo se puede adquirir la tecnología publicitaria necesaria?
• ¿Cuándo hay que enviar las invitaciones?
• Y muy importante: ¿quién es responsable de cada punto del orden del día?

Invitar correctamente: despierta el interés por el evento de tu empresa

El primer contacto de los invitados con tu evento: la invitación. Por eso, asegúrate de no enviar una carta estándar. ¿Un sobre sin imprimir, una carta comercial anodina y ni siquiera una firma personalizada? Eso no puede ser en la fiesta de tu empresa. Envía una invitación con tarjetas de felicitación fabricadas con materiales extraordinarios o con acabados llamativos. ¡Así llamarás la atención con toda seguridad!

Consejo: En la invitación a la fiesta de tu empresa, pide a tus invitados que respondan por correo electrónico. Esto reduce las barreras para que los destinatarios respondan a tu mensaje. A todos aquellos que hayan confirmado su asistencia, tú puedes enviarles unas semanas antes del evento su entrada personalizada. Esto servirá al mismo tiempo como recordatorio de tu evento de empresa.

Branding de productos para eventos: presencia de marca al alcance de la mano

El branding de productos es el toque visual y táctil definitivo para tu evento, y garantiza que tus invitados lo recuerden durante mucho tiempo. Para ello son especialmente adecuados los obsequios y los artículos de uso cotidiano que se utilizan directamente en el evento: vasos reutilizables, latas de bebidas, cojines para sentarse, abanicos, gafas de sol, bolsas o blocs de notas son compañeros prácticos con un gran potencial de branding. Las entradas para eventos, las pulseras, las camisetas, los menús o las señales también ofrecen espacios ideales para tu mensaje de marca. Asegúrate de que la presentación de la marca sea coherente, desde el logotipo y la gama de colores hasta el tono de los textos.

Pero los eventos también pueden salirse de lo habitual: si quieres que tu marca sea una experiencia, puedes desviarte deliberadamente del diseño corporativo clásico en el diseño y la configuración. Una fiesta veraniega informal, un evento deportivo en equipo o una gala pueden abrir nuevos caminos en cuanto al estilo, siempre y cuando se mantenga el valor de reconocimiento. Un aspecto retro divertido, materiales inusuales o una adaptación de colores en el marco del lema de un evento no parecen una ruptura, sino un juego creativo con tu marca. El resultado es una marca de evento única que llama la atención, entusiasma y, al mismo tiempo, refuerza la fidelidad a la marca.

Las imágenes de ejemplo proceden de un evento de FLYERALARM para empleados y empresas asociadas que tuvo lugar en el marco de la final de la Copa DFB 2025. De ahí la marca temática «Pokalalarm» (alerta de copa) y la fuerte referencia al fútbol.

Lista de verificación para tu fiesta de empresa

Por supuesto, hay innumerables matices y detalles que debes tener en cuenta a la hora de organizar tu evento empresarial. Para ayudarte, aquí tienes una breve lista de verificación. Sin embargo, esta lista solo pretende servirte de guía y, por supuesto, no pretende ser exhaustiva.

Ejemplo paradigmático: aquí puedes ver algunas impresiones del evento SPORT BILD-Award 2019, que FLYERALARM ha apoyado con numerosos productos impresos y artículos publicitarios.