Eventmarketing: als kleine Firma große Events organisieren

Kapitel 1: Intro
Kapitel 2: Recap: Das Vereinsfestival von vereinsticket.de
Kapitel 3: So organisiert man als kleine Firma große Festivals
Kapitel 4: Wie geht man mit Pannen und Problemen um?
Kapitel 5: Tipps zur Event-Organisation von vereinsticket.de
Kapitel 6: Outro

Kapitel 1: Intro

Doreen: Herzlich willkommen bei Erfolgsdruck – Storys aus dem Mittelstand, dem FLYERALARM Podcast über druckreife Marketing- und Businessideen. Ich bin Doreen …

Marco: Und ich bin Marco. Auf die heutige Folge freue ich mich persönlich ganz besonders – es geht nämlich um das Thema Eventorganisation. Und jeder, der meine letzte Geburtstagsfeier besucht hat, wird wissen: Ich habe da Nachholbedarf.

Doreen: Na ja, ja … stimmt. Also, die Stimmung war gut, das Essen war recht schnell kalt und die Getränke ziemlich schnell leer.

Marco: Ja … na ja. Deswegen haben wir uns heute mal Gregor Demmer von vereinsticket.de eingeladen. Seine Firma hat zum zweiten Mal ein Vereinsfestival organisiert, und ein paar Kolleginnen und Kollegen von uns waren als Gäste vor Ort. Ich sag mal so: Die waren begeistert! Wir lassen uns jetzt einfach mal von Gregor erklären, warum.

Marco: Hallo Gregor, schön, dass du dir die Zeit für ein Interview genommen hast!

Gregor: Ja, hallo! Schön, hier zu sein. Danke!

Doreen: Bitte stell dich doch mal kurz vor und erzähl uns, womit du so deine Brötchen verdienst.

Gregor: Mein Name ist Gregor Demmer und ich sitze mit meinem Team in Saarburg, südlich von Trier. Wir arbeiten täglich an unserer Plattform vereinsticket.de, mit der wir versuchen, die großen Probleme des Amateur- und Breitensports in Sachen Digitalisierung zu lösen. Das kommt so ein bisschen aus der Erfahrung, da sehr, sehr viele – das kennt man ja auch aus dem Privaten – zu viele Insellösungen gleichzeitig nutzen, was ein echter Effizienzkiller sein kann. Da wollen wir mit unserer Plattform Abhilfe schaffen, damit sich Vereine in Deutschland – die über 80.000 Sportvereine und viele weitere Organisationen – nachhaltig aufstellen können und auch in Zukunft noch existieren.

Kapitel 2: Recap: Das Vereinsfestival von vereinsticket.de

Marco: Bei vereinsticket.de unterstützt ihr aber nicht nur Ehrenamtliche bei ihrer Arbeit in Sportvereinen und nehmt ihnen auch einen beträchtlichen Teil dieser Arbeit ab – ihr seid ja auch selbst Ausrichter eines Vereinsfestivals. Wie kam es denn dazu?

Gregor: Genau! Das haben wir jetzt im letzten Dezember zum zweiten Mal gemacht – unser Vereinsfestival. Die Idee entstand aus dem Gedanken, dass wir zwar ein Digital-Business, eine Online-Plattform sind, aber am Ende des Tages eben offline helfen wollen. Die Vereine leisten ihre Arbeit vor Ort – sie organisieren Trainings, Spieltage, Turniere, Feriencamps. Wie kann unsere Plattform sie dabei unterstützen? Wir dachten: Das Beste wäre doch, wenn die Leute es einfach selbst erleben können!

Also haben wir ein Festival organisiert, bei dem alles – von der Anmeldung über das Ticketing bis hin zur Kommunikation und Turnierorganisation – mit unserer Plattform abgewickelt wurde. Als Aufhänger haben wir uns am Elfmeterschießen im Fußball orientiert – als eine Art Gaudi, kombiniert mit Networking und einem Festival-Charakter mit Musik. Das Ergebnis: ein Vereinsfestival, das letztes Jahr hier in Trier mit über 1.000 Teilnehmenden stattfand.

Marco: Warum veranstaltet ihr so ein Festival überhaupt? Einfach nur wegen der guten Party – oder hattet ihr ein ganz konkretes Ziel?

Gregor: Es gab tatsächlich mehrere Dimensionen. Die Idee, wie sie entstanden ist, habe ich ja eben erklärt. Dann haben wir aber relativ schnell gemerkt: Das zahlt auf viele verschiedene Ziele ein.

Das Erste war dieses Roadshow-Element. Wir wollten zeigen, was unsere Plattform kann. Das zweite nenne ich gerne die Visitenkarte in der Region. Wir als Unternehmen sind noch jung, aber wir wollten uns präsentieren. Auch in Sachen Employer Branding haben wir das Event genutzt, um aufzufallen. Wir wollten junge Leute ansprechen, die Lust haben, bei uns zu arbeiten. Das Dritte wäre die wunderbare Partnerplatzierung. Ein Festival ist eine super Möglichkeit zu aktivieren. Auch in aus Gründen des Employer Brandings für andere Unternehmen. Denn es ist natürlich eine spannende Zielgruppe, die dort vor Ort war. Und auch da haben wir Partner gefunden, die richtig Lust drauf hatten und uns unterstützt haben.

Der vierte Punkt ist so ein bisschen die vierte Dimension: tatsächlich auch ein Umsatzbringer. Wir sind ein junges Online-Business, das erst noch wachsen muss und noch keine so große Relevanz hat. Wenn man so ein Festival macht und es auch gut macht, dann kann man damit auch den einen oder anderen Euro verdienen. Das sind so die vier groben Dimensionen, die wir in unserem Festival gesehen haben.

Marco: Wir haben uns im Vorfeld intensiv mit dem Vereinsfestival beschäftigt. Aber kannst du für unsere Zuhörerinnen und Zuhörer mal zusammenfassen, was genau passiert ist?

Gregor: Klar! Wir haben für zwei Veranstaltungstage den Messepark in Trier gemietet. Das ist eine große Halle mit mehreren tausend Quadratmetern. Dort haben wir drei Kunstrasenplätze aufgebaut, allerdings nur den Strafraumbereich, umgeben von Banden. In der Mitte gab es eine riesige Bühne, auf der das Bühnenprogramm stattfand. Dazu kamen unsere Team-Zones und ein kleiner Weihnachtsmarkt.

Wir haben also einen Food-Court gestaltet mit Holzhütten als Weihnachtsmarkt, die Team-Zones waren mit Bierzelt-Garnituren, Stehtischen und Lounge-Möbeln ausgestattet, wo die Vereine und Teilnehmenden sich aufhalten konnten. Und dann haben wir natürlich alles mit entsprechender Licht- und Musiktechnik beschallt und ausgeleuchtet.

Am Freitag starteten wir dann mit dem Volksbank Trier Charity Cup. Dafür waren dann Unternehmen und Organisationen eingeladen, die mit ihren Betriebsmannschaften antraten oder Freunde zusammentrommelten. Die Teilnahmegebühren flossen komplett in einen Charity-Topf für zwei gemeinnützige Vereine. Unsere Partner haben das Ganze noch mit zusätzlichen Spenden unterstützt.

Dort ging es dann also nicht nur um die Sportvereine, sondern auch einfach um den guten Zweck und eine gute Zeit. Einer unserer Partner hat hier sogar mal von der größten Weihnachtsfeier der Region gesprochen. Es war also ein wilder Mix aus Party, sportliches Event (der sportliche Ehrgeiz war auch spürbar), aber am Ende des Tages auch Networking und der Austausch untereinander in der Region.

Das Highlight war dann der Mannschafts-Cup am Samstag. Da wurde es dann richtig sportlich: Wir haben ganz bewusst Sportvereine angesprochen – insgesamt kamen knapp 60 Teams aus über 40 Sportvereinen mit mehr als 800 Teilnehmenden nach Trier. Sie spielten um den Titel des „Elfmeter-Meisters von Trier“. Aber auch hier gab es wieder eine Mischung aus Sport, Networking und Party – denn am Abend gab es noch einen Top-Act, der für echtes Mallorca-Party-Feeling gesorgt hat.

Was uns besonders freut: Wir hatten nicht nur Fußballvereine dabei, sondern auch eine Handballmannschaft und sogar zwei Vereine aus Luxemburg. Es haben sich also tatsächlich auch Leute angesprochen gefühlt, die nicht primär aus dem Fußball kommen. Und genau da wollen wir auch hin. Denn das Networking hat sich schon jetzt bewährt: Viele Vereine, die sich vorher kaum kannten, haben sich hier vernetzt. Es wurden Testspiele vereinbart für die Wintervorbereitung. Es wurden quasi Transfers angebahnt, Probetrainings vereinbart, usw. Ein Highlight war für mich, dass ein Mannschaftsverantwortlicher kam und sagte: „Ich wusste gar nicht, dass es diesen und jenen Verein hier in der Region gibt. Das ist ja cool!“ Das sind genau die Aspekte, die uns freuen. Das ist einfach der Grund, warum wir das machen.

Marco: Ihr hattet schon eher die lokale Zielgruppe im Blick, also Vereine aus der näheren Umgebung von Trier?

Gregor: Genau. Ich sage mal so: Wenn man einen Radius zieht, dann sind es ungefähr 50 Kilometer, plus/minus. Im Endeffekt ist es also ein regionales Sportnetzwerk-Event, und genau so wollen wir es auch aufsetzen. Auf Bundesebene und im Profibereich gibt es immer viele große Veranstaltungen, aber gerade die regionale Amateurebene zu bespielen, das ist unsere Idee. Vielleicht kann unser Event ja auch als Modell dienen, sodass es an anderen Orten ebenfalls stattfindet. Das wäre für uns eine Art „Dosenöffner-Event“ – so nenne ich das immer –, um in einer Region Fuß zu fassen, sich dort zu präsentieren, die Vereine einzuladen und mit ihnen in Kontakt zu kommen. Das ist also definitiv eine Idee, aber wir müssen schauen, inwiefern wir das ins Rollen bringen.

Kapitel 3: So organisiert man als kleine Firma große Festivals

Doreen: Das klingt alles nach einer ziemlich großen Sache, die ihr da aufgezogen habt – mit mehreren Turniertagen, Rahmenprogramm, Aftershow, Ballermann-Feeling und Weihnachtsfest. Hattet ihr dafür eine Agentur oder Berater vor Ort? Oder sogar mehrere für Catering, Location und alles Mögliche?

Gregor: Tatsächlich nein.

Doreen: Wow!

Gregor: Wir haben das komplett allein gestemmt. Die erste Ausgabe des Events haben wir noch zusammen mit einem Start-up aus Köln organisiert, aber letztes Jahr haben wir alles selbst gemacht. Man muss dazu sagen: Wir sind so ein „Tausendsassa“-Team, das richtig Lust auf so ein Event hat. Wir bezeichnen uns auch gern als „Inhouse-Agentur“, weil es immer unser Ansatz war, möglichst viele Kompetenzen intern zu haben. Dadurch können wir mit einer sehr hohen Geschwindigkeit agieren. Das hat sich hier wieder bewahrheitet. Es hat sich zudem glücklich gefügt, dass wir viele Fähigkeiten im Team haben, die man für ein Festival braucht:

Einerseits gibt es jemanden, der sich um Food & Beverage kümmert, dann jemanden, der die Partnerbetreuung übernimmt, und jemanden, der sich mit Technik auskennt. Wir haben natürlich nicht selbst die Boxen aufgehängt, aber die Ideen für das Bühnensetting und die Musikgestaltung sind in unserem Team und gemeinsame entstanden.

Wir hatten aber auch jemanden – und da komme ich jetzt ins Spiel – der gerne auf der Bühne steht und moderiert. Da muss ich dazusagen, dass ich selbst Fußballschiedsrichter und dadurch hier in der Region viel unterwegs bin und viele Leute kenne. Ich kannte ungefähr 80 Prozent der Teilnehmer auf dem Festival, und das war natürlich super. Wenn ich dann auf der Bühne stand, nicht als Schiedsrichter, sondern als Fan oder Beobachter, war das ein tolles Gefühl. So haben wir die Aufgaben und Kompetenzen sinnvoll verteilt und das Ganze in regelmäßigen Meetings koordiniert, sodass jeder in seinem Bereich vorankam. Dadurch hat sich das große Ganze letztendlich zusammengefügt.

Doreen: Von welcher Teamgröße sprechen wir eigentlich? Wie viele Leute haben das Event organisiert?

Gregor: Wir hatten ein Kernteam von acht Personen. Diese acht haben die einzelnen Bereiche unter sich aufgeteilt. In unserer Firma, bei vereinsticket.de, sind wir etwa 30 Leute. Dazu kommt eine befreundete Firma, die ebenfalls bei uns auf dem Gelände sitzt und uns mit weiteren 20 Personen unterstützt hat. Sie waren nicht nur als Sponsoren aktiv, sondern halfen auch bei den Thekendiensten und anderen Aufgaben. Insgesamt hatten wir also fast 50 Leute, die bei dem Event mitgearbeitet haben. Besonders gefreut hat mich, dass vier oder fünf ehemalige Praktikanten und Mitarbeiter, die mittlerweile woanders arbeiten oder studieren, extra für das Festival gekommen sind, weil sie Lust darauf hatten, uns zu unterstützen. Das zeigt den Spirit unseres Teams: So ein Event kannst du nur auf die Beine stellen, wenn du bereit bist, gemeinsam richtig Gas zu geben – von morgens um sechs bis in die frühen Morgenstunden des nächsten Tages.

Außerdem haben wir zahlreiche Angebote von Vereinen bekommen, die uns in Zukunft unterstützen möchten, zum Beispiel mit Theken- oder Essensständen. Das wäre natürlich eine super Sache, insbesondere wenn wir das Event deutschlandweit etablieren wollen. Denn dann ist es nicht nur ein Festival für Vereine, sondern auch von Vereinen.

Marco: Du hast von einem achtköpfigen Kernteam gesprochen. Die Organisation eines solchen Events frisst ja enorm viele Kapazitäten. Wenn acht von 30 Mitarbeitenden mit der Planung des Festivals beschäftigt sind, hat das Tagesgeschäft von vereinsticket darunter nicht gelitten?

Gregor: Gelitten nicht, aber natürlich wurde es beeinträchtigt, das muss man schon sagen. Wir haben genau getrackt, wie viel Zeit in die Planung geflossen ist, und das war nicht wenig. Als Geschäftsführung muss man dann natürlich abwägen: Ist es wirklich sinnvoll, dass eine Person Zeit ins Festival steckt und nicht in andere Aufgaben?

Ich habe ja bereits die verschiedenen Zieldimensionen erwähnt, die das Event verfolgt. Vieles von dem, was uns das Festival gebracht hat, zahlt direkt auf unsere Unternehmensziele ein.

Ein Beispiel: Unser HR-Team hat auf dem Festival Bewerbungsgespräche geführt. Es gab ein Mini-Kicker-Spiel, bei dem Bewerber herausgefordert wurden, und so ergab sich quasi ein „Speed-Dating“ mit potenziellen neuen Mitarbeitenden. Das ist eine tolle Form der Aktivierung.

Unser Clubmanagement, das für die Teilnehmer und die Teamansprache zuständig ist, konnte das Event als perfekten Aufhänger nutzen, um mit Vereinen ins Gespräch zu kommen. „Hey, seid ihr beim Vereinsfestival dabei? Dann lass uns doch gleich mal über unsere Plattform sprechen!“

Unser Marketingteam konnte vor Ort super viel Content produzieren: Mannschaftsfotos, Einzelbilder der Teilnehmenden im Trikot – all das zahlt auf unsere Markenpräsenz ein.

Auch für das Partnermanagement war das Festival ein voller Erfolg. Unsere Partner haben gesehen, dass sie nicht nur eine Bannerplatzierung im Netz bekommen, sondern mit einem echten Offline-Event verbunden sind.

Insofern: Ja, das Festival hat Kapazitäten beansprucht, aber es hat sich definitiv gelohnt. Es lief sicher nicht „einfach so nebenher“, aber es hat uns auch nicht aus der Bahn geworfen. Letztlich ist es eine Abwägungssache.

Marco: Habt ihr den Erfolg des Festivals irgendwie versucht zu tracken? Habt ihr Zahlen erhoben oder passiert das jetzt eher so auf Bauchgefühl und durch Gespräche, die sich vor Ort ergeben haben?

Gregor: Sowohl als auch. Also du hast natürlich die unmittelbare finanzielle Dimension, die wirtschaftliche Dimension, sodass du natürlich darauf schaust: Welche Rechnungen kamen auf den Tisch? Welche Umsätze wurden generiert? Und da kann man sagen, dass wir in dieser ersten Deckungsbeitragsdimension positiv sind. Deshalb kann man im zweiten Jahr auf jeden Fall sagen: Das passt. Im ersten Jahr war das noch nicht so, da haben wir noch viel investiert. Beim zweiten Jahr können wir sagen, dass es wirtschaftlich aufgegangen ist.

Wenn man natürlich dann die ganzen Vorlaufkosten, insbesondere Personalkosten, mit einrechnet, wird es irgendwann auf dieser Dimension dünn. Aber dann kommen wir zu dem Thema, das du eben angesprochen hast. Ich will nicht sagen, dass es Bauchgefühl ist, aber man kann es nicht ganz hart quantitativ tracken. Man merkt aber Effekte. Wir wissen zum Beispiel, dass wir an einem Tag einen absoluten Spitzenwert an Impressions in unserer Region hatten. Das bedeutet, dass an diesem Tag einige Hundert Nutzer unsere App viel intensiver genutzt haben und hoffentlich auch weiterhin nutzen werden. Das werden wir in den nächsten Wochen sehen, wenn sich die durchschnittliche Nutzung in der Region erhöht.

Auch unsere Partner: Wir haben durch das Festival drei bis vier neue Partner gewonnen. Sie sind nur wegen des Festivals auf uns zugekommen und haben gesagt: „Leute, das war mega geil! Wenn alles bei euch so läuft wie hier, dann würde ich gerne noch häufiger mit euch zusammenarbeiten.“ Wenn jetzt also Partnerverträge daraus entstehen, sind das ebenfalls messbare Erfolge – auch wenn sich das erst mit der Zeit abzeichnen wird.

Wir haben zudem zwei Praktikanten gewonnen, die richtig Bock auf uns haben. Ich gehe davon aus, dass, wenn das Wintersemester zu Ende ist oder die Semesterferien beginnen, sich noch der eine oder andere an uns erinnern wird. Das sind alles Nachlaufeffekte, die wir jetzt noch nicht unmittelbar sehen, die aber kommen werden. Hier spielt dann auch das unternehmerische Bauchgefühl eine wichtige Rolle. Man kann nicht konkret sagen, wo genau die Erfolge reinkommen, aber dass sie reinkommen, da kann man sich ziemlich sicher sein.

Kapitel 4: Wie geht man mit Pannen und Problemen um?

Doreen: Jetzt haben wir ganz viel darüber gehört, was alles toll war, was gut funktioniert hat und welche Synergieeffekte entstanden sind. Aber wir wollen natürlich auch die andere Seite wissen: Was ist denn bitte schön alles schiefgelaufen?

Gregor: Da kann ich tatsächlich mit gutem Gewissen sagen: Es ist wirklich nicht viel schiefgegangen. Einmal hat ein Dienstleister, der uns die Arenen geliefert hat, mit dem Gabelstapler ein Tor angeknackst. Das ist dabei quasi aus der Schiene gesprungen, sodass wir jetzt einen Versicherungsfall haben. Aber das ist eine Sache, die einfach passieren kann. Bei so einem großen Aufbauprozess gibt es unzählige Handgriffe – da bleibt es nicht aus, dass mal etwas schiefgeht.

Dann hatten wir noch das Problem, dass uns Material von einem Partner gestohlen wurde. Konkret geht es um unsere Lounge-Kissen und Sitzsäcke, die von der Volksbank gestellt wurden. Nicht alle, aber einige wurden geklaut. Da hätte man vielleicht mit der Security vorher sprechen sollen: Wie kann es sein, dass jemand ein zweimal einen Meter großes Sitzkissen einfach durch den Ausgang trägt? Aber gut, das sind Dinge, die passieren.

Marco: Hattet ihr denn kein Merchandising für die Fans zum Kaufen?

Gregor: Nein, aber ich glaube auch, dass das eine Option gewesen wäre! So ein Sitzsack war bisher nicht im Angebot, aber das sollten wir für das nächste Mal vielleicht überlegen.

Ansonsten war die Kalkulation beim Essen etwas zu großzügig. Wir waren sehr optimistisch, was die Teilnehmerzahl angeht, und haben deshalb zu viel eingekauft. Jetzt gibt es hier im Büro regelmäßig Pommes und Pizza. Aber das sind alles kleinere Dinge. Im Großen und Ganzen ist wirklich nichts Dramatisches schiefgelaufen. Das hat auch jeder am Ende so gesagt – ob Teilnehmer, Partner oder unser Team. Durch die Learnings aus dem letzten Jahr lief dieses Mal alles deutlich glatter. Das war wirklich schön zu sehen.

Marco: Was ist denn letztes Jahr so schiefgelaufen? Welche Learnings habt ihr daraus gezogen?

Gregor: Timing war ein riesiges Problem. Es hat sich ewig gezogen, weil wir falsche Annahmen getroffen haben. Dadurch wurden die Teilnehmer unruhig und sind dann teilweise früher gegangen, anstatt zur Aftershow zu bleiben. Sie haben gesagt: „Boah, nee, das dauert mir zu lange.“ Deshalb haben wir dieses Mal viel strikter darauf geachtet. Letztes Jahr haben wir uns einfach zu viel vorgenommen. Wir dachten: „Jawohl, dann machen wir das noch und das noch und das noch!“ Aber dabei haben wir die kollateralen Effekte unterschätzt.

Also, wenn du zwei Sachen machst, die unmittelbar aufeinander wirken, und dann willst du noch eine Ansprache auf der Bühne halten, die zehn Minuten dauern soll, sie aber letztendlich zwölf Minuten dauert, dann kommst du auf der anderen Seite direkt in Verzug. Dann hast du ein Team, das nicht rechtzeitig auf dem Court ist, was ebenfalls zu Verzögerungen führt, und so verschiebt sich das gesamte Programm. Dann hast du vielleicht einen Politiker dort, der nicht rechtzeitig auf die Bühne kann, aber pünktlich wieder wegmuss.

Letztes Jahr hatten wir zum Beispiel ein Kamerateam vom SWR, das gesagt hat: „Ich muss bis 14:30 Uhr den Schnitt gemacht haben, damit es abends noch in der Sendung ist.“ Solche Dinge spielen eine große Rolle. Vor allem das Timing und die Koordination beim Aufbau sind entscheidend. Wir haben letztes Jahr zum ersten Mal alles selbst organisiert, und wenn man etwas zum ersten Mal macht, bleibt immer irgendetwas auf der Strecke. Sei es die Platzierung beim Aufbau, die richtige Akustik oder die Lichttechnik. Das alles war aber dennoch auf einem sehr hohen Level, wie uns die Teilnehmer gespiegelt haben. Dieses Jahr haben wir dann noch einmal die letzten zehn Prozent herausgeholt.

Kapitel 5: Tipps zur Event-Organisation von vereinsticket.de

Doreen: In der Marketing- und Businesswelt sind das keine Fehler, sondern Learnings, aus denen man für das nächste Mal lernt. Nehmen wir doch einmal an, ich bin ein mittelständischer Betrieb und möchte ein ähnliches Event organisieren. Egal, ob es ein Sommerfest für meine Mitarbeitenden, eine Veranstaltung für Großkunden oder sogar ein Publikumsevent ist: Was sind deiner Meinung nach die ersten Schritte, die man machen sollte? Wo fange ich an?

Gregor: Ich teile das einmal in zwei Bereiche auf. Wenn man rein organisatorisch denkt, gibt es einige grundlegende Faktoren, die jedes Event betreffen und die man einmal systematisch durchgehen muss. Das sind vor allem:

Die Location: Diese sollte von Anfang an geklärt werden.
Das Programm: Wie viele Tage dauert das Event? Wie ist der Ablauf? Wie sind die Zeitslots aufgeteilt?
Die Zielgruppe: Ist es eine interne oder externe Zielgruppe? Wie viele Teilnehmer werden erwartet?
Essen und Trinken: Welche Art von Verpflegung soll es geben? Sind es nur Snacks oder gibt es ein vollständiges Menü? Werden die Getränke bezahlt oder nicht? Wie wird das organisiert?
Ton und Licht: Wenn du ein großes oder spektakuläres Event veranstalten willst, brauchst du eine gute Sound- und Lichttechnik sowie ein stimmiges Ambiente.

Es hilft, sich darüber im Groben Gedanken zu machen und erste Skizzen anzufertigen. Ich nutze beispielsweise ein 3D-Programm, mit dem ich direkt eine visuelle Darstellung erstellen kann, um sie meinem Team und unseren Partnern zu zeigen. Dadurch kommt man viel schneller zum Punkt. Aber auch einfach nur, alles einmal auf Papier zu bringen, ist ein guter erster Schritt.

Ich selbst habe eine Methode, die ich immer gerne anwende: Ich stelle mir vor, ich bin Teilnehmer des Events und gehe gedanklich den gesamten Ablauf durch. Vom Parkplatz aus betrete ich das Event, gehe durch den Eingang, finde meinen Platz, erlebe das Programm, höre die Musik, sehe die anderen Gäste um mich herum. Dabei achte ich darauf, was mir auffällt und welche Fragen sich mir stellen:

Wo parke ich? Gibt es genug Parkplätze oder vielleicht ein Shuttle?
Wie ist der Eingang gestaltet? Was ist mein erster Eindruck?
Brauche ich Security oder Eingangspersonal? Gibt es einen Welcome-Drink oder vielleicht einen roten Teppich?
Wie sieht die Halle aus, wenn ich eintrete?
Wie finde ich meinen Platz? Was liegt auf den Tischen bereit?
Wie sollen die Gäste angezogen sein?

Viele Leute waren letztes Jahr beeindruckt, dass wir eine eher unscheinbare Messehalle in eine beeindruckende Partylocation verwandelt haben – mit Licht, Nebelmaschinen und anderen Effekten. Viele haben sofort ihr Handy gezückt, um ein Selfie oder ein Video zu machen und es ihren Freunden zu schicken. Will ich genau diesen „Wow-Effekt“ erzielen?

Wenn ich dann noch weiterdenke, fallen mir viele praktische Details ein: Was passiert an der Getränketheke? Kann eine kleine, zierliche Servicekraft eine schwere Bierkiste problemlos über die Theke heben? Oder sollten wir eine Durchreiche einbauen? Solche Überlegungen ergeben sich automatisch, wenn man den gesamten Prozess visuell durchspielt. Diese Gedanken kommen oft in ungestörten Momenten – abends im Bett oder unter der Dusche. Wichtig ist, sie sofort zu notieren und den verantwortlichen Personen weiterzugeben. So kann man sein Event bis ins kleinste Detail optimieren.

Doreen: Du schreibst quasi in deinem Kopf dein eigenes Drehbuch für das perfekte Event und feilst ständig daran.

Gregor: Genau! Das Wichtigste an einem Event ist doch, dass die Leute danach positiv darüber sprechen und wiederkommen wollen. Deshalb muss man sich fragen: Was muss passieren, damit ich als Gast wiederkommen würde? Ebenso wichtig ist: Welche Dinge dürfen auf keinen Fall passieren? Zum Beispiel darf die Halle nicht zu kalt sein. Wenn sich die Gäste nur daran erinnern, dass sie gefroren haben, ist es egal, wie spektakulär die Show war – sie werden es nicht positiv in Erinnerung behalten. Dann sitzen alle in Mänteln da, und auf den Fotos und Videos wirkt die Stimmung gedämpft.

Ein Tipp, den ich schon mit 18 bekommen habe und der sich bewährt hat: Es ist egal, wie eine Party anfängt – wichtig ist, wie sie aufhört. Das gilt für Partys genauso wie für Reisen oder andere Events. Am Anfang kann es sein, dass die Gäste sich noch fremd fühlen oder skeptisch sind. Aber wenn sie am Ende begeistert nach Hause gehen und denken: „Wow, das war richtig genial!“, dann war das Event ein voller Erfolg.

Wenn hingegen der Eingangsbereich perfekt organisiert ist, aber das Essen schlecht und das Programm langweilig ist, dann gehen die Leute frühzeitig und kommen nicht wieder. Dann lieber mehr Wert auf Inhalte wie das Programm und die Verpflegung legen, statt den Eingang zu überdekorieren. Das sind einige Learnings, mit denen man schon von Anfang an viel richtig machen kann, ohne die Fehler selbst machen zu müssen.

Marco: Das war ein hervorragender Tipp zum Abschluss unseres Gesprächs. Gregor, vielen Dank, dass du heute unser Gast warst!

Gregor: Sehr gerne, es hat mir viel Spaß gemacht.

Marco: Wir freuen uns schon auf das nächste Vereinsfestival!

Doreen: Da gehe ich auch hin!

Gregor: Ihr seid herzlich eingeladen. FLYERALARM ist ja auch immer mit eigenen Teams vor Ort.

Marco: Vielen Dank.

Doreen: Dankeschön. Tschüss!

Kapitel 6: Outro

Doreen: Tja Marco, hätten wir mal vorher mit Gregor gesprochen, dann wäre deine Geburtstagsfeier wohl besser gelaufen!

Marco: Auf jeden Fall!

Doreen: Aber ich habe mir jetzt ein paar Tipps notiert, die hoffentlich vielen helfen, die ein Event organisieren möchten.

Als Erstes ist es – wie bei allen Marketingaktionen, die man sich überlegt – wichtig, ein klares Ziel und eine Zielgruppe festzulegen. Daraus ergibt sich dann auch ganz schnell der Charakter des Events und dessen Größe.

Dann ist es noch wichtig, dass man bei der Organisation von groß nach klein vorgeht. Das heißt, als Allererstes braucht man eine Location. Wenn man weiß, wie viele Leute kommen sollen, kann man die weiteren Punkte planen: das Personal, das Essen und Trinken, das Rahmenprogramm bis hin zu Licht- und Tontechnik.

Außerdem ist es hilfreich, wenn man es wie Gregor macht – nämlich die Party aus der Perspektive der Gäste zu visualisieren. Geht im Kopf einfach mal durch: Wie soll es aussehen? Wie will ich reingehen? Was brauche ich alles, wenn ich eine gute Party erwarte? Schreibt euch im Kopf ein Drehbuch!

Und am Ende ist nicht wichtig, wie eine Party anfängt, sondern wie sie endet.

Marco: Apropos Enden: Ihr solltet auf keinen Fall damit aufhören, unserem Podcast zu folgen! Denn auch in Zukunft erfahrt ihr hier allerhand Informatives, Nützliches und Spannendes aus der Welt des Marketings.

Falls ihr noch gar nicht angefangen habt, uns zu folgen, dann solltet ihr das auf jeden Fall tun! Folgt einfach FLYERALARM Official auf Instagram, Facebook, LinkedIn und überall sonst, wo es soziale Medien gibt.

Ansonsten wünschen wir euch viel Vergnügen mit der nächsten Folge – und bis bald!

Doreen: Tschüss!