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So wird Ihre Firmenfeier 2023 ein Erfolg

Von 16. Oktober 2023 Oktober 17th, 2023 BeInspired
Weihnachten: So wird Ihre Firmenfeier ein Erfolg

Ob interne Sommerfeste, weihnachtliche Firmenfeier oder großes Unternehmensevent für all Ihre geschäftlichen Kontakte: Mit ein paar Tricks und Kniffen, genügend Zeit zum Organisieren und ein bisschen Experten-Unterstützung wird Ihre Veranstaltung ein Erfolg.

Feste soll man feiern, wie sie fallen. Das gilt nicht nur für feierwütige Müßiggänger, sondern auch (und sogar ganz besonders) für Unternehmen jeder Größe. Warum? Weil es immer einen Grund zum Feiern gibt. Unabhängig vom Anlass. So sind interne Betriebsfeiern genauso wie Events für Ihre Kundschaft oder Firmenveranstaltungen für Geschäftskontakte ein wichtiges und äußerst effektives Mittel, um emotionale Bindungen zwischen sonst ausschließlich beruflich verknüpften Menschen zu generieren. Die Voraussetzung hierfür ist jedoch eine stimmige Atmosphäre, ein passendes Programm und eine ausreichende Bewerbung des Events vorab.

Ziel festlegen: Was möchten Sie mit Ihrem Firmenevent erreichen?

Mit internen Betriebsfeiern können Sie Ihr Team für gute Leistungen belohnen oder vorab Motivation für eine besonders anstrengende Phase des Jahres erzeugen. Doch auch abseits des klassischen Sommerfestes und der obligatorischen Weihnachtsfeier schweißen selbst kleine abteilungsinterne Veranstaltungen zusammen. Denn hier lernen sich Kollegeinnen und Kollegen im Privaten kennen, haben Raum, sich über berufsunabhängige Interessen auszutauschen und in gemütlicher Atmosphäre zu diskutieren. Doch auch externe Firmenevents haben ihre Daseinsberechtigung, zum Beispiel für Geschäftskontakte, langjährige Kundinnen und Kunden oder potenzielle Investorinnen und Investoren. Hier lassen sich Kontakte intensivieren, persönliche und berufliche Interessen verknüpfen und Soft-Skills einbringen. Das Kredo lautet also: Formulieren Sie ein konkretes Ziel für Ihre Veranstaltung!

  • Geht es Ihnen um die Stärkung von Teamgeist?
  • Wollen Sie das Fest nutzen, um offizielle Ankündigungen und Neuigkeiten zu promoten?
  • Oder möchten Sie Ihren guten Namen ins Zentrum des öffentlichen Interesses rücken, um neue Kundschaft anzuwerben bzw. Ihr Image zu stärken?

Indem Sie Ihrem Betriebsevent, Firmenjubiläum oder dem Sommerfest für Firma oder Verein einen eigenen Charakter verleihen, sichern Sie sich einen Platz im Gedächtnis Ihrer Zielgruppe.

Weihnachtskarten mit Design

Zielgruppe: Mit wem Sie feiern, bestimmt den Charakter Ihres Events

Weiterhin passen Sie den Charakter Ihres Firmenevents an Ihre Ziele an. Ihre Kolleginnen und Kollegen sollen sich einfach besser kennenlernen? Dann tut´s eine lockere Betriebsfeier in ungezwungener Atmosphäre allemal. Beispielsweise im Nebenzimmer eines Restaurants in Ihrer Nähe oder sogar an öffentlichen Grillplätzen. Geht es hingegen darum, verschiedene Abteilungen zusammenzubringen, sich über Arbeitsabläufe auszutauschen und diese zu optimieren? Das braucht schon mehr Planung. Hier benötigen Sie nicht nur eine Location mit genügend Platz, sondern auch Raum für Ideen, Moderationsequipment und externe Personen, die Ihre Veranstaltung mit Ihrem Know-How anreichern.

Ein Firmenevent für Kundschaft oder Geschäftskontakte kann für Ihr Unternehmen zu einem echten Aushängeschild werden. Auch hier gilt: Location, Rahmenprogramm und Equipment müssen an den Zweck Ihrer Veranstaltung angepasst werden. Meet-and-Greet, Business-Lunch oder Gala-Dinner – nach dem Charakter Ihres Firmenevents richtet sich quasi von der Location über die Bestuhlung bis hin zum Catering alles.

Feierstimmung im geschäftlichen Umfeld

Zur Verdeutlichung hier einige Ideen für verschiedene Ausrichtungen rund um ein Sommerfest:

Sommerfest für Erwachsene

  • Strandbar mit bedruckten Dosen und weiteren Cocktails aufstellen
  • Biergarten-Atmosphäre durch eigenes Naturradler und bedruckte Bierdeckel schaffen
  • Bereitstellung von Eiskaffee, Secco Bianco etc.
  • Liegestühle, bedruckte Lounge-Möbel und Co. aufstellen

Sommerfest für Familien

  • bedruckte T-Shirts als Willkommensgeschenk ausgeben
  • Süßigkeiten in Form von Lollipops mit Werbebanderole oder Fruchtgummis verteilen
  • Planschbecken und Zubehör aufstellen (z. B. Wasserbälle, Luftmatratzen und mehr)
  • Tombolas veranstalten und Spielzeug mit Firmenlogo verlosen (z. B. Frisbees, Straßenmalkreide etc.)

Sommerfest mit Sportsgeist

  • passend zur Fußball EM, WM oder wichtigen Ligaspielen faltbare Fächer in Deutschlandfarben verteilen
  • Tombola mit gebrandeten Sportartikeln veranstalten (Preise: Sportflaschen, Caps, Sportbekleidung, Action Cam im Set …)
  • Erfrischungsgetränke mit Aufdruck servieren (z. B. isotonische Sportdrinks und Energydrinks)

Sommerfest mit Umweltgedanke

  • Eintrittskarten, Flyer und Co. klimaneutral drucken
  • Werbemittel aus recycelten Materialien verteilen
  • plastikfreie Strohhalme und Mehrwegbecher aus Biomaterial nutzen

Finanzen: Wie viel Budget steht zur Verfügung?

Natürlich dürfen all Ihre Ideen für die Firmenfeier nicht den Rahmen des Budgets sprengen. Reichen Ihre Finanzen für eine Halle im Messezentrum oder tut´s auch die lokale Turnhalle? Bedenken Sie, dass auch genügend finanzieller Spielraum für Rahmenprogramm, Personal, Catering, Werbemittel, Dekoration und Bewerbung der Veranstaltung übrig bleiben sollte. Am besten stellen Sie einen detaillierten Plan mit allen Kostenstellen auf. Glücklicherweise bekommen Sie bei der Onlinedruckerei Ihres Vertrauens passende Eventartikel für wirklich jede Budgetgröße.

Zeitplan: Wann soll das Fest stattfinden?

Eine Infoveranstaltung für potenzielle Auszubildende in den Sommerferien ergibt keinen Sinn, genauso wenig wie ein Kundenevent für Einzelhändler in der Vorweihnachtszeit. Finden Sie heraus, wann Ihre Zielgruppe Zeit hat und legen Sie Ihre Veranstaltung in diesen Zeitraum. Haben Sie ein Datum für die Firmenfeier fixiert, so gilt es, einzelne Meilensteine zu terminieren. Indem Sie einen großzügig bemessenen Zeitplan aufstellen, können Sie ein realistisches Datum definieren und alle benötigten Services und Werbemittel rechtzeitig beschaffen. Hier fragen Sie beispielsweise ab:

  • Ab wann ist eine Location mit gewünschtem Ambiente frei?
  • Gibt es auch genügend Schlafmöglichkeiten und Parkplätze in direkter Nähe?
  • Besteht zum angedachten Zeitpunkt eine gute Anbindung an den öffentlichen Nahverkehr oder ist vielleicht ein Shuttleservice nötig?
  • Wie schnell steht ein professionelles Cateringteam zur Verfügung?
  • Bis wann kann die erforderliche Werbetechnik beschafft werden?
  • Wann müssen die Einladungen raus?
  • Und ganz wichtig: Wer ist für welchen Punkt auf der Agenda zuständig?

Richtig einladen: Machen Sie Lust auf Ihre Firmenveranstaltung

Der erste Berührungspunkt von Gästen mit Ihrer Veranstaltung: Die Einladung. Achten Sie deshalb darauf, kein 08/15-Schreiben zu verschicken. Ein unbedrucktes Kuvert, dazu ein schnöder Geschäftsbrief und nicht einmal eine persönliche Unterschrift? Nicht bei Ihrer Firmenfeier. Verschicken Sie eine Einladung mit Grußkarten aus außergewöhnlichen Materialien oder mit auffälligen Veredelungen. Damit machen Sie garantiert auf sich aufmerksam! Falls Sie ein größeres Firmenevent planen und das Verschicken nicht selbst übernehmen möchten, können Sie Ihre Einladungen übrigens auch als Dialogpost von FLYERALARM Postaktuell verschicken lassen.

Eintrittskarten in Gold

Tipp: Fordern Sie in der Einladung für Ihre Firmenfeier Ihre Gäste zu einer Antwort per Mail auf. Das senkt die Hürde der Empfängerinnen und Empfänger, um tatsächlich auf Ihr Schreiben zu reagieren. All denjenigen, die ihr Kommen bestätigt haben, können Sie dann einige Wochen vor der Veranstaltung ihr personalisiertes Eintrittsticket zusenden. Das fungiert gleichzeitig als Reminder für Ihr Firmenevent.

Checkliste für Ihre Firmenfeier

Natürlich gibt es unzählige Feinheiten und Details, die Sie beim Organisieren Ihres Firmenevents beachten sollten. Um Ihnen eine kleine Merkhilfe an die Hand zu geben, finden Sie hier eine kompakte Checkliste. Diese soll Ihnen jedoch lediglich als Denkanstoß dienen und erhebt selbstredend keinen Anspruch auf Vollständigkeit.

Firmenfeier-Konzept

  • Welches Ziel verfolgen Sie mit Ihrem Event?
  • Mitarbeitende, Kundschaft oder Geschäftskontakte: Wer ist Ihre Zielgruppe?
  • Haben Sie genügend Know-How und Kapazitäten, um das Event alleine zu stemmen? Wenn nicht: Engagieren Sie externe Unterstützung.
  • Wann soll Ihr Event stattfinden?
  • Wo finden Sie eine passende Location?
  • Haben Sie die Adressen Ihrer Gäste?
  • Laden Sie mit oder ohne Partnerinnen und Partner ein?
  • Legen Sie einen Zeitplan mit Meilensteinen fest: Wann müssen die Einladungen raus? Wann muss das Programm stehen? Was muss wann gebucht werden?
  • Legen Sie ein Orga-Team fest und treffen Sie sich regelmäßig, um den Stand der Dinge zu erfragen und den Zeitplan zu kontrollieren.

Budget

  • Miete für eine Location
  • Honorare für externe Personen für Moderationen, Vorträge und Unterhaltung
  • Catering
  • Werbe- und Veranstaltungstechnik
  • Anreise- und Übernachtungskosten
  • Give-aways
  • Bewerbung Ihres Events
  • (Tisch-)Dekoration

Programm

  • Moderatorinnen und Moderatoren
  • Speekerinnen und Speeker
  • DJ oder Band
  • Show-Acts
  • Fotobox
  • Beamer und Video-Leinwand
  • Bühnentechnik

Catering

  • generelles Konzept (Buffet, à la carte, mit oder ohne Service, Cocktailbar)
  • Verpflegung für Personal (auch an Auf- und Abbautag)
  • Willkommensdrink
  • Snacks
  • vegetarische und vegane Speisen oder Allergien

Raumausstattung

  • Mobiliar (Steh-, Buffet- und Esstische, Stühle, Lounge-Bereich, Außenbestuhlung …)
  • Platzbedarf für Technik, Backstagebereich und Garderobe
  • Stromanschlüsse vorhanden?
  • optische Hindernisse im Raum? (Säulen, Mischpult, Schattenwurf bei Beamer …)
  • genügend sanitäre Anlagen?
  • Dekoration (Getränke- und Speisekarten, Miet-Pflanzen, Tischdeko, Indoor-Flags, Roll-Ups, Teppiche …)
  • Außenbereich (Planen & Banner zur Orientierung, Pavillons, Liegestühle, Heizstrahler …)

Anreise und Logistik

  • Öffentlicher Nahverkehr
  • Parkplätze für Gäste (inkl. Fahrrad-Stellplätze und Behinderten-Parkplätze)
  • Parkplätze für Personal und Crew
  • Hotel oder Shuttle-Service
  • Info-Stand (mit Sitzplänen, Programmabläufen, ggfs. Park-Karten)
  • Wegweiser, Ausschilderung am Parkplatz und im Saal
  • Telefonlisten für Personal und Crew

Personal und Crew

  • Moderatorinnen und Moderatoren
  • Speekerinnen und Speeker
  • Show-Acts
  • Servicekräfte für Catering
  • Fotografinnen und Fotografen
  • VIP-Betreuung
  • Security und Einlasskontrolle
  • Sanitäterinnen und Sanitäter
  • Crew: ausgiebig briefen, Hierarchie und Ansprechpersonen festlegen

Behörden und Rechtliches

  • Behörden informieren (z. B. Verkehrsregelung mit Stadt und Gemeinde)
  • Lärmschutz
  • Versicherungen (Transport, Diebstahl, Haftpflicht …)
  • Fluchtwege
  • Zufahrtswege für Feuerwehr, Polizei oder Krankenwagen
  • Urheberrechte und GEMA-Gebühr

Paradebeispiel: Hier sehen Sie einige Impressionen der Veranstaltung zum SPORT BILD-Award 2019, den FLYERALARM mit zahlreichen Druckprodukten und Werbetechnikartikeln unterstützt hat.

Die Weihnachtsfeier als das Fest der Feste

Weihnachten ist die Zeit, um einfach mal Danke zu sagen. Und das nicht nur durch geschäftliche Weihnachtsgrüße oder gute Mitarbeitergeschenke sondern vor allem auch an der betriebsinternen Weihnachtsfeier! Denn wann kommen die Kolleginnen und Kollegen schon in einem so festlichen Rahmen und bei derart ausgelassener Stimmung zusammen? Eben! Dabei gilt für eine Weihnachtsfeier exakt das Gleiche, wie für alle anderen gelungenen Firmenfeste. Laden Sie Ihre Mitarbeitenden rechtzeitig ein. Schließlich ist die Vorweihnachtszeit für viele Ihrer Angestellten eher wenig besinnlich, sondern voll von Terminen, Verpflichtungen und Deadlines. Sorgen Sie also mit einer kreativen Weihnachtseinladung schon im Oktober für einen Hauch festlicher Stimmung.

Ab dann gehen Sie wie gehabt vor: rechtzeitig ein Orga-Team bilden, ein Budget festzurren und den Charakter der Veranstaltung planen. Eine ruhige Zusammenkunft in kleinen Teams passt hervorragend in ein traditionelles Restaurant. Eine waschechte Weihnachtsparty hingegen gehört in den angesagtesten Club der Stadt. Und wenn Sie mit Ihrer gesamten Belegschaft anstoßen möchten, müssen Sie wohlmöglich ins lokale Kongresszentrum, auf Event-Locations oder in die Stadthalle ausweichen.

Marco

Über Marco

Marco wurde das Bloggen in die Wiege gelegt und er ist die fleischgewordene Textmaschine im Team. Sein Interessengebiet ist groß und die Ideen sprudeln nur so aus ihm heraus. Ein Steckenpferd hat er: ökologische und gleichzeitig ökonomische Druckverfahren.

Ein Kommentar

  • Verena sagt:

    Es stimmt, dass Firmenfeiern die ideale Gelegenheit bieten, seine Mitarbeiter näher kennenzulernen und sogar Freundschaften zu knüpfen. Ich finde es gut, dass jeder Mitarbeiter zu der Planung der Firmenfeier beiträgt. Dieses Jahr bin ich für das Finden eines Reisebusses zuständig.

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