Tutorial: Schriften einbetten

Eingebettete Schriften sorgen dafür, dass Ihr Text immer genau wie von Ihnen angelegt aussieht – so bleiben Layout, Umbrüche und Druckqualität immer exakt erhalten.  

Sie haben nach dem Datenupload die Fehlermeldung „Die verwendeten Schriften sind nicht eingebettet“ erhalten? Oder wollen Ihre Schriften einfach sicherheitshalber einbetten? Kein Problem. Mit gängigen Layoutprogrammen geht das ganz fix.

Mit Adobe Acrobat Schriftarten in PDFs prüfen

Mit Adobe Acrobat können Sie in wenigen Schritten prüfen, ob und welche Schriften in Ihrem PDF-Dokument eingebettet sind – und welche Textelemente Sie gegebenenfalls noch einbetten sollten.

Schritt 1: Öffnen Sie Ihre PDF-Datei mit Adobe Acrobat.
Schritt 2: Klicken Sie mit der rechten Maustaste in das Dokument und wählen Sie „Dokumenteigenschaften“.
Schritt 3: Gehen Sie zum Reiter „Schriften“.
Schritt 4: Überprüfen Sie, ob alle verwendeten Schriftarten korrekt eingebettet sind. Wenn dem so ist, steht hinter dem Namen der Schrift „Eingebettet“ oder „Embedded“.

Was ist der Unterschied zwischen „Schriften einbetten“ und „Schriften in Pfade umwandeln“?

Beide Verfahren sorgen dafür, dass die Schrift beim Druck korrekt dargestellt wird – aber auf unterschiedliche Weise:

Schriften einbetten

• Die Font-Datei wird in die PDF-Datei eingebettet.
• Der Text bleibt editierbar und suchbar.
• Vektorbasiert, dadurch gestochen scharf im Druck.
• Vorteil: Flexible Weiterbearbeitung, kleinerer Speicherbedarf.

Schriften in Pfade umwandeln

• Jeder Buchstabe wird in eine Vektorgrafik konvertiert (wie eine gezeichnete Form).
• Vorteil: 100 % sicher, dass die Schrift exakt so ausgegeben wird, unabhängig von Schriften oder Lizenzen.
• Nachteil: Text ist nicht mehr editierbar oder durchsuchbar und Dateigröße steigt.

Kurz gesagt:

• Einbetten = Schrift bleibt Text, sicher für Layout und editierbar. Unsere Empfehlung in den meisten Fällen.
• In Pfade umwandeln = Schrift wird Grafik, absolut drucksicher, aber nicht mehr veränderbar. Nötig z. B. beim Besticken von Textilien mit Text-Elementen.

Tipp: Hier finden Sie auch ein Tutorial zum Thema „Texte in Pfade umwandeln“.

Schriften einbetten mit Adobe InDesign

Zuerst sollten Sie die Einstellungen für das automatische Einbetten (nur bei Schriften von Adobe Font verfügbar) prüfen:

Schritt 1: Klicken Sie auf Bearbeiten, dann auf Voreinstellungen und dann Dateihandhabung…
Schritt 2: Stellen Sie sicher, dass die Option „Adobe Fonts automatisch aktivieren“ unter Schriften aktiviert ist.
Schritt 3: Wenn die Option deaktiviert ist, aktivieren Sie sie und starten Sie InDesign neu.

Bevor Sie Ihr Dokument exportieren, sollten Sie sicherstellen, dass alle Schriften eingebettet werden können.

• In InDesign lassen sich nur TrueType- und OpenType-Schriften einbetten.
• Type 1-Schriften funktionieren nicht – die sollten Sie also durch eine passende OpenType-Schrift ersetzen.
• Prüfen können Sie das im Menü „Schrift“ und „Schriftart suchen…“. Dort zeigt Ihnen InDesign alle Schriften im Dokument an.

Wenn Sie noch Type 1-Schriften verwenden, tauschen Sie sie am besten gegen OpenType-Schriften aus. So vermeiden Sie später Fehler beim Export.

Mit InDesign können Sie beim PDF-Export die Schriften automatisch einbetten lassen:

Schritt 1: Klicken Sie zum Exportieren einer PDF auf Datei, Exportieren und dann auf Speichern
Schritt 2: Im linken Menü wählen Sie Erweitert und dann Schriftarten.
Schritt 3: Stellen Sie sicher, dass alle benötigten Schriftarten eingebettet sind. Sollte dies nicht möglich sein, wandeln Sie die Texte in Pfade um.

Schriften einbetten mit Adobe Illustrator

Auch bei Adobe Illustrator werden Schriften von Adobe Fonts automatisch beim Export eingebettet. Diese Einstellung können Sie natürlich überprüfen:

Schritt 1: Klicken Sie auf Bearbeiten, dann auf Voreinstellungen und dann Dateihandhabung…
Schritt 2: Stellen Sie sicher, dass die Option Adobe Fonts automatisch aktivieren unter Schriften aktiviert ist.

Wenn die Option deaktiviert ist, aktivieren Sie sie und starten Sie Illustrator neu. Falls Sie Schriften dennoch nicht einbetten können, wandeln Sie sie in Pfade um.

Schriften einbetten mit Adobe Photoshop

Die meisten Schriften werden bei Photoshop beim Export automatisch eingebettet – die Ausnahme bilden zum Beispiel selbst heruntergeladene Schriften. Zuerst sollten Sie die Einstellungen für das automatische Einbetten (nur bei Schriften von Adobe Font verfügbar) prüfen:

Schritt 1: Klicken Sie auf Bearbeiten, dann Voreinstellungen und Dienste (bzw. bei Mac: Creative Cloud – Einstellungen – Dienste)
Schritt 2: Stellen Sie sicher, dass die Option Adobe Fonts automatisch aktivieren oder je nach Version von Photoshop eine ähnliche Option aktiviert ist.
Schritt 3: Wenn die Option deaktiviert ist, aktivieren Sie sie und starten Sie Photoshop neu.

In Photoshop können Sie beim Export als PDF ebenfalls Schriften einbetten. Das funktioniert allerdings – genau wie in Adobe Illustrator oder InDesign – nur zuverlässig mit Adobe Fonts. Verwenden Sie andere Schriften, sollten Sie diese vorher in Formen umwandeln:

Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf die Textebene und wählen Sie „In Form umwandeln“. Vom Rastern des Textes ist abzuraten, da die Schrift dann in Pixel umgewandelt wird und an Schärfe verlieren kann, vor allem an den Rändern („Treppeneffekt“).

Schriften einbetten mit Affinity Publisher

Auch in Affinity Publisher können Sie Schriften recht einfach in PDF-Dokumente einbetten.

Schritt 1: Klicken Sie auf Datei und dann auf Exportieren.
Schritt 2: Wählen Sie in den PDF-Optionen unter Bereich erst Alle Seiten und klicken Sie dann auf den Button Mehr.
Schritt 3: Aktivieren Sie die Option Schriften einbetten und wählen Sie Alle Schriften oder Schriftuntergruppen aktivieren.
Schritt 4: Beachten Sie auch die übrigen Einstellungen für eine optimale Druck-PDF. Mehr dazu finden Sie unter Affinity Publisher Tutorial: druckfähige PDFs erstellen
Schritt 5: Exportieren Sie Ihre PDF.

Schriften einbetten mit Canva

Viele Schriften werden beim PDF-Export für den Druck in Canva eingebettet – jedoch nicht alle. Sollte Ihre Druckdatei die Fehlermeldung einer nicht-eingebetteten Schrift auslösen, so können Sie die PDF-Datei beim Export glätten. Das bedeutet, Ihr gesamtes Layout wird in eine einzige Pixeldatei im PDF-Format ausgegeben. Das kann die Qualität der Auflösung jedoch verringern.

So gehen Sie in Canva vor:
Schritt 1: Klicken Sie oben rechts auf Teilen.
Schritt 2: Klicken Sie im sich öffnenden Fenster auf Download.
Schritt 3: Wählen Sie als Dateityp PDF-Druck aus.
Schritt 4: Setzen Sie ein Häkchen bei PDF glätten.
Schritt 5: Wenn möglich, geben Sie Ihre PDF-Datei im Farbprofil CMYK aus (nur bei Canva Pro möglich) und klicken Sie auf Download.

Hinweis: Bitte setzen Sie kein Häkchen bei den Funktionen „Zuschnittmarken/Beschnittzugabe“ und „Notizen einschließen“. Wie Sie aus Canva korrekte PDF-Dateien exportieren, erfahren Sie im Tutorial Kostenlos Druckdaten erstellen mit Canva.

Schriften einbetten mit Word

An dieser Stelle sei noch einmal ganz explizit erwähnt, dass sich Word für das Erstellen von Druckdaten nicht eignet. Wenn Sie mit Word Druckdaten erstellt haben und die Fehlermeldung „Die verwendeten Schriften sind nicht eingebettet“ erhalten haben, könnte folgendes Vorgehen helfen:

Schritt 1: Klicken Sie auf Datei, dann auf Exportieren und dann auf PDF.
Schritt 2: Klicken Sie im neuen Fenster auf Optionen
Schritt 3: Setzen Sie ein Häkchen bei PDF/A-kompatible Datei erstellen, dann auf OK und dann auf Speichern.

Durch dieses Vorgehen werden einige Schriftarten beim PDF-Export aus Word eingebettet.

Schriften einbetten leicht gemacht

Wenn Sie Ihre Schriften einbetten, stellen Sie sicher, dass Ihr Layout beim Druck genauso aussieht wie geplant – ganz ohne verrutschte Texte oder unerwartete Schriftarten. Jedes Programm hat dafür seine eigenen Einstellungen, aber mit ein paar Klicks ist die Arbeit erledigt.

Schriften einbetten ist der beste Weg für saubere, drucksichere Ergebnisse. Und falls das einmal nicht klappt, können Sie die Schrift jederzeit in Pfade oder Formen umwandeln. So gehen Sie auf Nummer sicher und Ihre Druckdaten sind bereit für ein perfektes Ergebnis.