Serie Mailings: Gesetzliche Vorgaben für die Kommunikation mit Kunden per Post

Gesetzliche Vorgaben für Direktmailing-Kampagnen

Direktmailings funktionieren. Speziell nach Inkrafttreten der DSGVO sind sie eine ernst zu nehmende Alternative zu klassischen Newslettern. Ein paar rechtliche Aspekte sollten Sie jedoch beachten.

Schluss mit der Verunsicherung durch die Datenschutz-Grundverordnung. Nie wieder landen Ihre Infos im Spamfilter Ihrer Kunden. Vorbei die Zeiten, in denen Ihre Schreiben am „Keine Werbung“-Aufkleber auf den Briefkästen Ihrer Kunden scheitern. Die Lösung lautet: Direktmailings. Denn durch die adressierten Post-Mailings können Sie sicher sein, dass Ihre Botschaft bei Ihren Kunden ankommt. Zudem vermitteln die persönlichen Anschreiben ein Gefühl der Wertschätzung.
Wie Sie Adresse akquirieren konnten Sie bereits im ersten Teil dieser Serie nachlesen. Beim Einsatz dieser Adressen gibt es jedoch ein paar rechtliche Dinge zu beachten, die der Gesetzgeber vorgibt.

DSGVO und Direktmailings

Die Datenschutz-Grundverordnung regelt die Verarbeitung personenbezogener Daten durch Unternehmen oder Behörden. Die DSGVO stellt viele Unternehmen, die vor allem durch E-Mail-Marketing Kunden anschreiben, vor große Herausforderungen. Direktmailing-Kampagnen hingegen sind durch die DSGVO nicht betroffen. Sie können Ihrem Kundenstamm also weiterhin Informationsblätter, Einladungen oder Postkarten zusenden. Diese Zusendungen erfordern keine explizite Einwilligung Ihrer Kunden. Hintergrund: Im Gegensatz zu E-Mail-Newslettern gilt für postalische Mailings das Opt-out-Verfahren. Das heißt, sofern Ihre Kunden Zusendungen nicht ausdrücklich widersprechen, können Sie Ihnen jederzeit Direktmailings zuschicken. Diese Regelung greift übrigens auch für adressierte Werbesendungen, wie Imagebroschüren, Werbekataloge oder Flyer. Das schriftliche Widerspruchsrecht Ihres Kunden gilt jedoch natürlich genauso.
Übrigens: Durch Direktmailings können Sie auch Ihre Mail-Listen aktualisieren. Schicken Sie Ihren Kunden einfach einen personalisierten Brief mit einem Link oder QR-Code, über den sich die Adressaten in Ihren Newsletter-Verteiler aufnehmen lassen können.

Werbesendung ohne Zustimmung schreiben

Wie eingangs beschrieben kann ein Empfänger ohne seine Zustimmung angeschrieben werden. Das regelt das Listenprivileg, welches im BDSG eingebunden wurde und durch die DSGVO nicht beeinflusst wird. Dort ist festgelegt, unter welchen Umständen Kunden angeschrieben und welche Daten von Personen gespeichert und verarbeitet werden dürfen. Allerdings hat der Kunde ein Recht darauf, Ihrer Werbung zu widersprechen.

Widerspruchsrecht des Kunden

Im E-Mail-Marketing muss der Kunde seine Zustimmung erteilt haben, um E-Mails und Newsletter empfangen zu können. Bei der Werbung mit Briefen, Postkarten, Selfmailern etc. sieht es etwas anders aus. Sie benötigen zwar keine Zustimmung Ihres Kunden, um ihm ein Mailing zu schicken, aber er hat das Recht, Ihrer Postsendung zu widersprechen. Sollte Ihr Kunde diesem Recht nachgekommen sein, versehen Sie Ihre Kundenadressen auch entsprechend mit einem Sperrvermerk. Denn schreiben Sie diesen Kunden noch einmal an, droht Ihnen eine empfindliche Geldstrafe. Beantragt er eine Löschung seiner Daten, müssen Sie dem nachkommen.
Der Kunde muss ohne unzumutbare Belastung dem Mailing widersprechen können. Zum Beispiel kann der Widerspruch wie folgt formuliert werden:

Wenn Sie keine weiteren Werbeschreiben der „Musterfirma GmbH“ wünschen, können Sie von Ihrem Widerspruchsrecht (§ 28 Abs. 4 Satz 1 BDSG) Gebrauch machen. Richten Sie Ihren Widerspruch an die Musterfirma GmbH, Musterallee 123, 98765 Musterstadt, Fax: 0123/456789.

Kenntlichmachen des Absenders und der Quelle

Auf der Außenseite der Werbesendung (das regelt allerdings das UWG, Gesetz gegen den unlauteren Wettbewerb) muss erkennbar sein, wer der Absender ist. Dadurch soll verhindert werden, dass Kunden unzumutbar belästigt werden. Wenn die angeschriebenen Adressen von Dritten gemietet oder gekauft wurden, muss der Empfänger entsprechend auf der Sendung informiert werden, woher die Adresse stammt. Am einfachsten geben Sie an, woher Sie die Daten bezogen haben, z. B.: „Ihre Daten stammen von der Musterfirma GmbH, Musterallee 123, 98765 Musterstadt.“

Auskunftspflicht gegenüber Kunden

Verlangt ein Kunde Auskunft darüber, woher Sie seine Daten haben oder welche Daten Sie über ihn speichern, müssen Sie ihm diese Auskunft kostenlos in schriftlicher Form erteilen.

Wenn der Kunde es wünscht oder keine Aufbewahrungspflicht besteht und der Zweck der Daten erfüllt ist, müssen diese gelöscht werden. Sollte es rechtliche oder vertragliche Aufbewahrungspflichten geben, sperren Sie die Daten und machen Sie dies kenntlich, damit sie nicht mehr verändert oder gelöscht werden können. Der Kunde hat auch ein Recht darauf, dass seine Daten korrigiert werden, wenn diese inkorrekt sind.

Datenschutz fängt schon beim Umgang mit den Daten an

Sie schicken Ihre Daten an einen Dienstleister? Dann bitte in einem verschlüsselten Verfahren: per Datenübertragung via verschlüsselter E-Mail, SFTP oder bestenfalls FTPS. Wenn die Übermittlung per sicherem FTP-Verfahren schwierig sein sollte, verpacken Sie die Datei als ZIP mit Passwort oder versehen Sie die Excel-Datei mit einem Passwort und lassen Sie dieses telefonisch erfragen.

Wenn Sie Ihre Adressen in unserem Onlineshop hochladen, sind Sie auf der sicheren Seite: Die Verbindung zwischen Ihrem Rechner und unserer Seite ist professionell verschlüsselt über eine SSL-Verschlüsselung. Nach dem Upload werden Ihre Daten codiert auf unserem File-Server abgelegt und spätestens nach drei Monaten wieder gelöscht.

Fazit: Post-Mailings haben viele Vorteile gegenüber E-Mail-Marketing

Post-Mailings haben einige massive Vorteile gegenüber E-Mail-Kampagnen. Halten Sie sich an die folgende Zusammenfassung, so steht dem Erfolg Ihrer Postsendungen aus rechtlicher Sicht nichts im Wege:

  • Sie benötigen keine explizite Zustimmung Ihrer Kunden, um ihnen adressierte Post-Mailings zuzuschicken.
  • Durch das Opt-out-Verfahren ist geregelt, dass Ihre Kunden das Recht habe, Ihnen das Zusenden von Post-Mailings zu untersagen. Sie müssen einen Hinweis auf diese Möglichkeit in Ihre Mailings drucken.
  • Der Absender muss bei Werbe-Mailings von außen sichtbar sein.
  • Sollten Sie Adressen gekauft oder gemietet haben, so müssen Sie auf dem Werbemedium angeben, woher die Adresse stammen.
  • Auf Nachfrage von Ihren Kunden müssen sie ihnen Auskunft über die Ihnen vorliegenden Daten erteilen – und diese gegebenenfalls anpassen.
  • Die Übermittlung von Adressen an Dienstleister solle stets in einem verschlüsselten Verfahren erfolgen.

Hinweis in eigener Sache: Dieser Beitrag stellt keine Rechtsberatung dar. Wir empfehlen Ihnen, sich von einem kompetenten Anwalt für alle Fragen rund um das Thema Werbung beraten zu lassen.

Dieser Beitrag ist am 20. April 2016 erstmals erschienen und wurde am 13.02.2019 aktualisiert.

Gastautor Francisco Knorr

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Experte für Mailings

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