Quando senti parlare di fiera, pensi che ci vorranno mesi di pianificazione che richiedono tempo e denaro? Allora continua a leggere, perché ti convinceremo del contrario, infatti di seguito scoprirai come organizzare una fiera perfetta in meno di due mesi.
Pianifica passo dopo passo una fiera di cui i tuoi clienti e partner parleranno ancora tra un anno. Non importa se sei una piccola azienda che vuole esporre in una fiera regionale o se sei un’azienda di medie dimensioni che punta alla fiera più importante del settore: di seguito ti forniamo alcuni consigli per preparare al meglio la tua partecipazione all’evento.
La pianificazione iniziale
Innanzitutto le diverse fiere attraggono gruppi target diversi, controllare le statistiche sui visitatori rilasciate dagli organizzatori delle fiere ti aiuterà a capire quali tipi di visitatori vanno ad una determinata fiera.
Molte fiere offrono sconti per le prenotazioni anticipate da nove a sei mesi prima dell’evento, per questo motivo è meglio non rimandare troppo l’iscrizione. Oltre a iscriverti alla fiera, devi anche prenotare per tempo l’alloggio e i biglietti del treno o dell’aereo. Anche in questo caso, prima si prenota più il prezzo sarà basso.
Inoltre, dovresti informare con largo anticipo i tuoi migliori clienti e contatti commerciali della tua partecipazione alla fiera. Invia dei biglietti “save-the-date” in modo che i tuoi ospiti VIP possano segnare la data sul calendario.
6 settimane prima dell’inizio della fiera
Non più tardi di 1 mese e mezzo prima della data della fiera, tu e il tuo team di progetto dovrete dedicarvi completamente alla pianificazione della fiera.
Una delle prime cose da fare è collaborare con i media attraverso la pubblicazione di comunicati stampa o l’invio di inviti per la fiera ai giornalisti. Queste azioni servono ad aumentare la possibilità che i giornalisti scrivano degli articoli sulla tua azienda in una rivista di settore.
Un’altra importante azione da compiere e l’invio di inviti personali ai tuoi clienti, con tutti i dettagli per trovare il tuo stand fieristico.
Le campagne pubblicitarie online sono un altro elemento fondamentale per la tua strategia di comunicazione fieristica. Per esempio puoi pubblicizzare la tua presenza in fiera a gruppi target specifici usando i Social Media o tramite Google Ads grazie alle funzioni di targeting personalizzato. Questo metodo è estremamente efficace nel breve termine, ed è molto più economico rispetto alle pubblicità tradizionali su riviste e giornali.
In generale la regola più importante è quella di anteporre i vantaggi per i visitatori all’autopresentazione.
Tutto, dalla segnaletica al design, fino al catering, deve essere orientato alle esigenze dei visitatori della tua fiera. In altre parole, uno stand “elegante” che si presenta bene ma che non offre un’area tranquilla per le conversazioni tra rappresentanti dell’azienda e potenziali clienti è inutile. Infine è fondamentale rispettare le specifiche degli organizzatori delle fiere per quanto riguarda le dimensioni dello stand, l’alimentazione elettrica e idrica e le precauzioni di sicurezza.
5 settimane prima dell’inizio della fiera
è il momento di ordinare i roll-up, le vele e le bandiere
I materiali da stampa pubblicitari in largo formato e le decorazioni per il tuo stand fieristico devono essere ordinati per tempo perché la stampa richiede più tempo per questi prodotti rispetto ai semplici volantini.
Inoltre, per montare lo stand stand non è necessario assumere imprese specifiche, infatti, oggi esistono alternative più veloci ed economiche: i sistemi di allestimento mobile degli stand. I singoli moduli dei sistemi modulari sono facili da trasportare e possono essere montati da una o due persone e senza bisogno di attrezzi specifici.
Di seguito troverai 4 aspetti fondamentali che devi tenere in considerazione in questa fase:
4 settimane prima dell’inizio della fiera
ordina gli articoli promozionali e l’abbigliamento per la fiera
Dovresti anche avere una selezione di gadget pronti da esporre sui banchi della fiera per regalarli agli ospiti di passaggio. In genere, si tratta di oggetti che tutti possono utilizzare: penne, borse, portachiavi o chiavette USB. Ricordati che tutti gli oggetti che distribuisci devono avere il logo e il nome della tua azienda ben visibile.
3 settimane prima dell’inizio della fiera
organizzare gli eventi della fiera
Non manca molto all’inizio della fiera, è il momento di organizzare un piccolo evento dello stand all’interno della fiera. Lo scopo principale della festa è quello di creare un momento di networking in cui è più facile stringere accordi commerciali con potenziali nuovi clienti.
Gli elementi che non devono mancare alla festa sono:
2 settimane prima dell’inizio della fiera
è tempo di ordinare il materiale informativo
Dovresti aggiornare il tuo materiale informativo e pubblicitario con almeno 14 giorni di anticipo: nuovi prodotti, nuove offerte, nuovo design. Non sottovalutare l’impatto dei classici prodotti di stampa. Le brochure pubblicitarie ben fatte vengono ancora sfogliate da un pubblico interessato perché il loro fascino visivo e tattile supera di gran lunga la pubblicità online e spesso rafforza inconsciamente le intenzioni di acquisto.
1 settimana prima dell’inizio della fiera
La settimana prima dell’inizio della fiera serve per gestire gli imprevisti e controllare che tutto sia a posto.
