Häufige Fehler bei der Erstellung von Druckdaten mit Microsoft Word

By 9. Juni 2021 Know-how
Häufige Fehler beim Erstellen von Druckdaten in Word Titelbild

Für das Erstellen von Druckdaten sollten Sie sich ausreichend Zeit nehmen. Kein Wunder, denn es gibt einige Vorgaben, die Sie dabei beachten müssen. Auch mit dem Programm Microsoft Word lassen sich Druckdaten erstellen. Dass das nicht immer ganz einfach ist, zeigt sich an den Rückfragen, die FLYERALARM Kollegen aus dem Kundensupport erhalten. Mehr über häufige Fehler beim Erstellen von Druckdaten in Microsoft Word und vor allem, wie Sie sie beheben, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Übrigens: Auch wenn das Programm Microsoft Word für die gelegentliche Erstellung von Druckdaten zwar ausreicht, ist es kein klassisches Layoutprogramm. Daher ist von der Nutzung von Word für Druckdatenerstellung abzuraten. Für die Kreation von schlichten Dankeskarten oder einigen kurzfristigen Partyflyern reicht es mit seinen Funktionen zwar aus – wenn Sie jedoch das bestmögliche Ergebnis für Ihre Druckprodukte erzielen wollen, sollten Sie unbedingt auf professionelle Software zur Bildbearbeitung, z.B. von Adobe oder Affinity, zurückgreifen.

1. Hintergrund der angelegten PDF hat weiße Linien

  • Problem:  Sie haben einen Hintergrund in Ihrer PDF-Datei angelegt. Dieser hat jedoch rechts und unten weiße Linien.
  • Ursache: Der Hintergrund wurde über „Entwurf“ > „Seitenfarbe“ angelegt.
  • Lösung: Legen Sie den Hintergrund über „Einfügen“ > „Formen“ > „Rechteck anlegen“ an. Ziehen Sie das Rechteck über den gewünschten Bereich, den der Hintergrund umfassen soll.
Hintergrund erstellen für Druckdaten Word Screenshot

Überlagert ihr Hintergrund nun bereits vorhandenen Text, dann können Sie ihn ganz einfach nach hinten rücken: Zunächst müssen Sie Ihren Hintergrund auswählen, indem Sie auf Ihr erstelltes Rechteck klicken. Wählen Sie anschließend unter dem Menüpunkt „Format“ folgende Option: „Ebene nach hinten“ > „hinter den Text bringen“. Der Text ist nun wieder zu sehen.

Hintergrund hinter den Text bringen Word Screenshot

2. Schwarzer Rahmen bei Bildern oder Effekten

  • Problem: Sobald Sie Ihre Worddatei als PDF exportieren, bekommen Ihre verwendeten Bilder oder Effekte einen schwarzen Rahmen.
  • Ursache: Der schwarze Rahmen entsteht, wenn beim Speichern der Datei im PDF-Format in den PDF-Optionen ein Häkchen beiISO 190005-1-kompatibel (PDF/A)“ bzw. „PDF/A-kompatibel“ gesetzt wird. Dieses muss entfernt werden. Das Dateiformat PDF/A garantiert die eindeutige visuelle Reproduzierbarkeit von PDF-Dateien. Das heißt, dass PDF/A Dateien auch bei anderen Nutzern so ausgegeben werden wie bei Ihnen. So gibt es z.B. keine Probleme mit fehlenden Schriftarten oder Bildern.
  • Lösung: Um den schwarzen Rahmen bei Bildern zu vermeiden, müssen Sie das Häkchen ISO 190005-1-kompatibel (PDF/A)“  wieder entfernen. Sie müssen also die PDF/A-Kompatibilität zurücksetzen. Verwenden Sie nicht eingebettete Schriften, müssen Sie diese einbinden oder durch alternative Schriftarten ersetzen, um eine fehlerfreie Darstellung zu garantieren.

Nicht eingebettete Schriften sind zum Beispiel:
Arial, Times New Roman, Helvetica …

Auch Aufzählungszeichen müssen Sie als Symbole einfügen. Denn diese haben beispielsweise in der Schriftart Arial automatisch eine Leerzeile dahinter. Aufzählungszeichen können Sie als Symbol ganz einfach unter „Einfügen“ über das Icon „Symbole“ einfügen, das Sie ganz rechts in der Menüleiste finden.

Symbole einfügen in Word Screenshot

3. Abgeschnittene Elemente durch fehlenden Sicherheitsabstand im Dokument

  • Problem: Im Druckdaten-Dokument wurden keine Sicherheitsabstände eingeplant. Daher kann es passieren, dass Elemente am Rand angeschnitten werden, was erst hinterher bei der Auslieferung der Produkte auffällt.
  • Ursache: Beim Erstellen des Layouts haben Sie vergessen, einen Sicherheitsabstand an den Dokumentenrändern einzuplanen.
  • Lösung: Wählen Sie im Menü „Layout“ > „Seitenlayout“ die Option „Seitenränder“. Hier können Sie die Größe der Ränder unter „benutzerdefinierte Seitenränder“ individuell einstellen.
Benutzerdefinierte Seitenränder einstellen Word Screenshot

Als Sicherheitsabstand ist hier ein Abstand von 0,4 cm an den vier Rändern (Oben / Unten / Links / Rechts) des Dokuments ideal.

So können Sie sich sicher sein, dass Ihr Layout auch vollständig zu sehen ist. Denn der Sicherheitsabstand dient dazu, ein Anschneiden beim Druck zu vermeiden. Vergessen Sie außerdem nicht, den Beschnitt miteinzuberechnen. Wieso? Im Sammeldruckverfahren werden mehrere Produkte auf einem Druckbogen zusammengefügt. Diese werden nach dem Druck herausgeschnitten. In Ausnahmefällen kann es hier zu geringfügigen Abweichungen kommen. Um diese auszugleichen, muss eine Beschnittzugabe eingeplant werden. Diese beträgt in der Regel 1 mm je Seite, kann aber je nach Druckprodukt variieren. Die exakten Informationen finden Sie im Datenblatt des jeweiligen Produkts. Achten Sie außerdem darauf, wichtige Elemente nicht zu nah am Rand zu platzieren.

Was ist der Unterschied zwischen Beschnittzugabe und Sicherheitsabstand?

Die Beschnittzugabe ist der Bereich der Druckdaten, der über das Endformat hinaus geht. Wenn Sie grafische Elemente (wie beispielsweise Farbflächen) anlegen möchten, die bis an den Rand des Endformats reichen, sollten Sie diese in Ihrer Datei so anlegen, dass sie bis zum Datenformat reichen. Diese sogenannte Beschnittzugabe wird dann nach dem Druck abgeschnitten.

Der Sicherheitsabstand ist der Bereich innerhalb des Endformats, der in der Regel keine Gestaltungselemente enthalten sollte. So verhindern Sie, dass beim Beschneiden des Druckproduktes Elemente an- oder abgeschnitten werden.

4. Richtiges Datenformat in Word eingestellt, dennoch Fehlermeldung wegen des Formats beim Druckdatencheck

  • Problem: Sie erhalten beim FLYERALARM Druckdatencheck eine Fehlermeldung wegen des Formats, obwohl Sie Ihr Worddokument in der richtigen Größe und im PDF-Format abgespeichert haben.
  • Ursache: Um Ihr Layout als druckfähige Datei zu speichern, haben Sie unter „Datei“ den Menüpunkt „Drucken“ gewählt. Dateien, die auf diesem Weg gespeichert werden, sind allerdings nicht für den professionelle Offset- oder Digitaldruck geeignet.
  • Lösung: Um eine druckfähige PDF zu erstellen, die mit dem Druckdatencheck kompatibel ist, genügt es, Ihre Worddatei auf einem anderen Weg zu speichern. Wählen Sie hierfür die Funktion „Speichern unter“ (Word 2007 / 2010) oder „Exportieren“ (Word 2013 / 2016) und wählen Sie das PDF-Format aus.

Sie haben bereits eine PDF-Datei erstellt und wollen prüfen, ob diese auf dem richtigen Weg abgespeichert wurde, um den Druckdatencheck zu bestehen? Das geht ganz einfach. Öffnen Sie die PDF mit dem Adobe Reader. In der Menüleiste wählen Sie nun „Datei“ > „Eigenschaften“.  Werfen Sie nun einen Blick auf den Punkt „PDF erstellt mit“ unter den erweiterten Eigenschaften und prüfen Sie, auf welchem Weg die Datei gespeichert wurde.

Falsch:
PDF erstellt mit: Microsoft Print To PDF

Richtig: 
PDF erstellt mit: Microsoft Word für Office 365 (bzw. Ihre Word Version)

Weitere häufig gestellte Fragen an den Kundenservice

Kann ich eine Tabelle in meine Worddatei einfügen?

Ja, das geht. Die Daten, die in der Tabelle auftauchen sollen, müssen Sie über eine Exceldatei einfügen. Das geht so: Wählen Sie über „Einfügen“ > „Tabelle“. Hier finden Sie die Option „Excel-Kalkulationstabelle“. Klicken Sie darauf, öffnet sich automatisch eine Tabelle im Programm Excel, in die Sie Ihre Daten eintragen. Diese werden automatisch ins Worddokument importiert.

Exceltabelle in Word einfügen Screenshot

Wie kann ich ein Magazinlayout in Word erstellen?

Ein Magazin über Word zu erstellen ist möglich. Wählen Sie im „Layout“ die Option „Seitenränder“. Unter „Benutzerdefinierte Seitenränder“ finden Sie im Fenster mittig die Einstellungen für „Seiten“. Hier müssen Sie „gegenüberliegende Seiten“ wählen, um ein Magazinlayout zu erhalten. Die Einstellungen für die Seitenränder „Rechts“ ändern sich automatisch auf „Innen“.

Magazinformat einstellen in Word Screenshot

Sie brauchen Hilfe bei der Erstellung von Druckdaten?

Fehlermeldung? Unpassendes Format? Beim Erstellen von Druckdaten können immer mal wieder Probleme aufkommen. Das ist überhaupt nicht schlimm, denn in diesem Fall ist der FLYERALARM Kundenservice  für Sie da. Die Profis vom Daten- und Layoutservice helfen Ihnen auch beim Prüfen oder Anpassen von Druckdaten gerne weiter.

Sie wollen Ihr eigenes Layout erstellen, haben aber keine Grafik Vorkenntnisse? Kein Problem! Testen Sie doch einfach das Online gestalten-Tool. Hier kreieren Sie Ihre Designs kinderleicht und mit wenigen Klicks. Die intuitive Nutzeroberfläche führt Sie durch die einzelnen Schritte. Einfach vorgefertigte Designelemente und Bilder per Drag-and-drop platzieren – fertig!

Charlotte

About Charlotte

Charlotte – das U steht für Unwissenheit! Denn wenn irgendwo ein großer Haufen Fachwissen ungenutzt herumliegt, dauert es nicht lange, bis Charlotte die Witterung aufnimmt, sich die Kenntnisse einverleibt und einen blitzsauberen Blogbeitrag daraus bastelt.

Hinterlassen Sie einen Kommentar