Tutorial: Druckfähiges PDF mit Word 2016 erstellen

By 9. August 2017 Februar 19th, 2020 Know-how
Erstellen einer PDF: Word 2016

Auch mit Microsoft Word können druckfähige Daten erstellt werden – korrekte Einstellungen beim Anlegen und Exportieren vorausgesetzt.

Microsoft Word ist zwar alles andere als eine ausgewiesene Layoutsoftware, mit den richtigen Einstellungen ist jedoch auch mit dem Textverarbeitungsprogramm die Erstellung von druckfähigen Daten möglich. So können Sie beispielsweise Flyer, Plakate oder Postkarten gestalten und diese online drucken lassen. Da Word dafür eigentlich nicht ausgelegt ist, gilt es beim Anlegen und Exportieren der Daten besonders darauf zu achten, die richtigen Einstellungen vorzunehmen. Nur so kann ein zufriedenstellendes Ergebnis mit einer entsprechenden Qualität erreicht werden. Die entsprechenden Schritte, die nötig sind, um ein druckfähiges PDF mit Word 2016 zu erstellen, finden Sie in diesem Tutorial.

Im Vergleich zu seinen Vorgängervisionen ist in Word 2016 die Erstellung von Druck-PDFs wesentlich einfacher geworden. So ist zum Beispiel kein spezielles Add-In mehr nötig, um Dateien als PDF zu speichern, wie dies zum Teil der Fall war. Und auch die Voraussetzungen für einen qualitativ guten Export von verwendeten Bildern haben sich mittlerweile verbessert.

Schritt 1: Dokument anlegen

Erstellen Sie ein neues Dokument und passen Sie anschließend die Seitenmaße an, um das korrekte Datenformat inklusive Beschnittzugabe zu erhalten. Klicken Sie dazu im Menüpunkt „Layout“ auf den kleinen Pfeil rechts neben „Seite einrichten“.

In dem sich öffnenden Fenster können Sie unter dem Tab „Papier“ das Datenformat eingeben. Die genauen Angaben dazu entnehmen Sie dem jeweiligen Datenblatt, das Sie am Ende der Produktkonfiguration im FLYERALARM Onlineshop finden. In unserem Beispiel haben wir ein DIN A4-Dokument, das auf jeder Seite 1 mm Beschnittzugabe erhält.

Schritt 2: Gestaltung

Platzieren Sie Ihre Bild- und Textelemente und gestalten Sie so Ihr gewünschtes Layout. Achten Sie darauf, dass Ihre verwendeten Fotos und andere Pixelgrafiken eine ausreichend hohe Auflösung (in der Regel 300 dpi) besitzen. Wichtige Elemente sollten nicht zu nah am Rand platziert werden, bedenken Sie immer, dass noch 1 mm auf jeder Seite abgeschnitten wird und es dabei in Ausnahmefällen zu geringfügigen Abweichungen kommen kann.

Schritt 3: Export

Bestimmen Sie zunächst unter Datei > Optionen unter dem Punkt „Erweitert“ die Bildqualität. Legen Sie dazu die Standardzielausgabe auf 330 ppi fest.

Wählen Sie im Hauptmenü unter Datei den Punkt „Exportieren“, klicken Sie auf „PDF/XPS-Dokument erstellen“ und anschließend auf den gleichnamigen Button.

Wählen Sie in dem sich öffnenden Fenster den Dateityp „PDF“ (1) aus und „Optimieren für: Standard“ (2). Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche „Optionen“ (3).

Setzen Sie hier das Häkchen bei „ISO 19005-1-kompatibel (PDF/A)“ (in der Office 365-Version bei „PDF/A-kompatibel“) und schließend Sie das Fenster anschließend mit einem Klick auf „OK“. Nun haben Sie alle Einstellungen für den Export eines druckfähigen PDFs vorgenommen und können diesen mit einem finalen Klick auf „Veröffentlichen“ abschließen.

Flyer, Plakate und vieles mehr

Die Optionen, die Microsoft Word für die Gestaltung von Druckprodukten bietet, schränken die Möglichkeiten der Produkt-Auswahl natürlich etwas ein – auf rechteckig angelegte Artikel. Maximum bei Breite und Höhe ist dabei 55,87 cm. Dennoch stehen Ihnen viele Möglichkeiten, ein druckfähiges PDF mit Word zu erstellen, offen. Neben Flyern, Plakaten oder Faltblättern sind zum Beispiel auch Magazine, Postkarten oder Kalender realisierbar. Testen Sie es selbst!

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Raphael

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Interessiert sich am meisten für neue Techniken und Anwendungsmöglichkeiten, also was man außer Papier noch so alles bedrucken kann. Schreibt nach dem Motto: Was gibt es Schöneres als ein witziges, geistreiches oder komplett absurdes Wortspiel? Genau, zwei.

32 Kommentare

  • Avatar Paula sagt:

    Wie ist es denn mit den Seitenrändern bei der Layout-Einstellung? Sollten die links und rechts auf Null gesetzt werden? Ich habe das Layout „Quadrat groß, Einbruchfalz, 4-seiter, Falz vertikal“ und möchte sichergehen, dass die Inhalte der nebeneinander platzierten Titel- und Rückseite jeweils zentriert sind.

    Danke & Gruß

    • Marco Marco sagt:

      Hallo Paula,
      welches Produkt genau möchten Sie denn gestalten? Wahrscheinlich handelt es sich um ein Faltblatt, oder? Grundsätzlich haben die Seitenränder auf die Druckbarkeit Ihres Layouts keinen Einfluss. Es empfiehlt sich jedoch, die Seitenränder quasi als Sicherheitsabstand zu verwenden. Bei den meisten Faltblättern beträgt dieser 4 mm. Wie man den Sicherheitsabstand für einen Falz in einem Word-Dokument einstellt, weiß ich ehrlich gesagt nicht. An dieser Stelle stößt man mit Word wohlmöglich schon an die gestalterischen Grenzen.

      Sie können sich gerne an unsere Kollegen des Layoutservice wenden (https://www.flyeralarm.com/de/content/index/open/id/20397/daten-layout-service.html) oder einfach Ihr Faltblatt online gestalten (https://www.flyeralarm.com/de/content/index/open/id/4460/online-gestalten.html). Hier können Sie viele verschiedene Größen und Formate an Faltblätter gestalten, sowohl 4- als auch 6-Seiter.

      Herzliche Grüße
      Marco

  • Avatar Florian R sagt:

    Hallo, ich versuche es jetzt schon seit einiger Zeit. Ich bekomme trotz der Anleitung die Fehlermeldung, dass der CMYK Farbraum nicht gegeben ist und dass die Auflösung unter 300dpi liegen würde … ich verstehe das nicht. Was mache ich nun?

  • Avatar Elisabeth sagt:

    Hallo, ich habe eine Einladungskarte im Word (mit vielen Grafiken) erstellt und habe laut Anleitung ein PDF erstellt. Jetzt fehlen aber im veröffentlichten Dokument mindestens die Hälfte der Grafiken (viele sind überlagert) und teilweise haben die im Original PNG-Dateien der Grafiken nun einen weißen oder schwarzen Hintergrund. Warum ist das so? Kann ich irgendetwas tun, damit mir im PDF alles korrekt angezeigt wird?
    Vielen Dank für die Hilfe und liebe Grüße,
    Elisabeth

  • Avatar Nini sagt:

    Hallo,

    ich möchte ein Plakat din A1 drucken lassen und muss durch die Beschnittzugabe den Wert individuell eingeben. Allerdings nimmt Word diesen Wert nicht, da dieser maximal bei 55,87 liegen darf.
    Wie löse ich dieses Problem?

    Herzliche Grüße
    Nini

    • Marco Marco sagt:

      Hallo Nini,
      tatsächlich können Sie mit Word kein DIN A1 Plakat anlegen. Eine kostenlose Alternative für Sie könnte Scribus sein. Dieses Programm entspricht beinahe schon einer Profi-Software und ist dementsprechend relativ aufwendig, eignet sich jedoch hervorragend für die Erstellung von Druckdaten.
      Wenn das für Ihre Bedürfnisse gar nicht nötig ist, so könnten Sie Ihr Poster bei uns auch ganz einfach online gestalten: https://www.flyeralarm.com/de/content/index/open/id/5066/poster.html. Dieses Online-Tool funktioniert ganz leicht, ist selbsterklärend und Sie brauchen keine grafischen Vorkenntnisse.

      Herzliche Grüße
      Marco

  • Avatar Wiebke sagt:

    Hallo,
    super Anleitung und größtenteils klappt’s auch. Aber: bei mir tauchen nach dem Export weiße Balken hinter der Schrift auf (nur bei PDFX-A). Im Original habe ich einen hellgrauen Hintergrund. Ich freue mich sehr über einen Lösungsvorschlag!
    Herzliche Grüße!
    Wiebke

  • Avatar Susanne sagt:

    Ich versuche gerade, nach dieser Anleitung einen einfachen Flyer zu machen.
    Beim Erstellen der pdf wird aber das Logo sehr grob und pixelig – und die Datei verkleinert sich von 5 MB auf 200 KB, unabhängig davon, ob ich unter den Word-Optionen anklicke, dass Bilddateien nicht komprimiert werden sollen oder nicht.
    Können Sie mir helfen, wie das Logo (als jpg eingefügt) in hoher Qualität bleibt?
    Vielen Dank im Voraus.

    • Avatar Susanne sagt:

      PS Die 5 MB sind mit rtf, in Word ist es nur etwas über 200 KB.
      Trotzdem die Frage, wie die Qualität des Logos erhalten werden kann beim Umwandeln in pdf.

      • Marco Marco sagt:

        Hallo Susanne,
        die Speichergröße Ihres Logos hat nicht zwingend etwas mit der Bildqualität zu tun. Viel wichtiger ist die absolute Auflösung Ihrer JPG-Datei. Das heißt, Ihr Logo benötigt in der Größe, in der Sie es drucken lassen möchten, eine Auflösung von ca. 300 ppi. Mehr Informationen zu diesem Thema finden Sie hier: https://www.flyeralarm.com/blog/de/der-unterschied-zwischen-dpi-und-ppi/
        Tipp: Logos sollten Sie immer als Vektorgrafiken angelegt haben, sodass Sie es in beliebiger Größe ohne Qualitätsverlust drucken lassen können. Je nach dem wie kompliziert Ihr Logo ist (liegen verspielte Schriftzüge oder besonders detailreiche Elemente vor?), können Sie es relativ einfach in eine Vektorgrafik umwandeln. In diesem Tutorial erfahren Sie wie: https://www.flyeralarm.com/blog/de/tutorial-pixelbilder-in-vektorgrafiken-umwandeln-mit-illustrator-photoshop-und-indesign/

        Sollten Sie damit nicht zurecht kommen oder die Programme nicht haben, können Sie sich jederzeit an unseren Druckdaten- oder Layout-Service wenden: https://www.flyeralarm.com/de/content/index/open/id/20397/daten-layout-service.html

        Herzliche Grüße
        Marco

        • Avatar Susanne sagt:

          Hallo Marco,

          ganz herzlichen Dank für Ihre schnelle Antwort – ich werde mich da weiter hineinvertiefen.

          Bzgl. der Auflösung:
          Das Logo wird auf dem Flyer verkleinert – ich habe also kein Problem der schlechten Auflösung in ppi, weil vergrößert wird.

          Was ich vor allem nicht verstehe: In der Word-Datei ist das Logo um Klassen besser/klarer als dann in der pdf, die ich nach dieser Anleitung hier gemacht habe (oder das zumindest versucht). In Word kann ich das ausdrucken, vergrößern etc., das Logo bleibt gut. Und in der pdf ist es dann „verpixelt/verschwommen“.

          Wenn ich das jpg in eine Vektorgraphik umwandle, die nach den verlinkten Tutorien dann pdf-Format hat – bekomme ich das dann noch in eine Word-Datei?

          Für weitere Hinweise wäre ich dankbar!

          Herzliche Grüße

          Susanne

          • Marco Marco sagt:

            Hallo Susanne,
            in welcher Auflösung liegt Ihr Logo denn vor? Wenn Ihr Logo z. B. mit 96 dpi angelegt ist und Sie es in Ihr Word-Dokument ziehen, so sieht es dort zwar gut aus, es wird in der für den Druck optimierten PDF jedoch zwangsläufig pixelig sein. Im Zweifelsfall empfehle ich Ihnen ein Telefonat mit unseren Kollegen vom Druckdaten- und Layout-Service. Die können Ihnen garantiert weiterhelfen.

            Herzliche Grüße
            Marco

  • Avatar Tobias Müller sagt:

    Hallo, ich expermentiere jetzt auch schon seit 2 Tagen an der Konvertierung.
    Ich habe das Design in Power Point bekommen und soll es drucken lassen.
    Im Prinzip geht alles genau wie in der „Word“ Anleitung.

    Mein Problem ist die Umwandlung in ISO19005!!
    Hier sind im Ergebnis eingefügte freigestellte Logos nach der Konvertierung nicht mehr freigestellt.
    Es ist also wieder der weiße Rand im Vordergrund

    Ich habe den Datencheck aber bestanden obwohl ich nicht in PDF/A gespeichert habe.

    Folgende Frage:
    Macht es sinn die konvertierte Datei über den privaten Laserdrucker zu drucken. Können eventuelle Farbabweichungen hier auch erkannt werden?

    Gruß
    Tobias

    • Marco Marco sagt:

      Hallo Tobias,
      grundsätzlich sind Word und PowerPoint nicht die idealen Programme zur Erstellung von Druckdaten. Zur Not können Sie auch mit diesen Programmen druckbare Layouts erstellen, jedoch unter Einschränkungen. Mit welcher Version von PowerPoint arbeiten Sie? Mit PowerPoint 2016 können Sie beim Export von PDF-Daten die Funktion „ISO 19005-1-kompatibel (PDF/A)“ auswählen.
      Bitte beachten Sie, dass der PDF/A-Standart keine Transparenzen darstellen kann, deshalb sehen Sie den weißen Rand um Ihr freigestelltes Logo. Abhilfe könnte für Sie das kostenlose Layoutprogramm Scriubs schaffen. Damit lassen sich professionelle Druckdaten problemlos erstellen, hier geht´s zum Tutorial: https://www.flyeralarm.com/blog/de/druckfaehiges-pdf-mit-scribus-1-4-4-erstellen/

      Herzliche Grüße aus Würzburg
      Marco

  • Avatar Wilhelm Konle sagt:

    Grüß Gott,

    Wie steht es denn mit der Auflösung, wenn man aus Word nach pdf exportiert? Ich habe 330 dpi-Bilder in Word. Bleibt diese Auflösung nach dem Export in pdf erhalten?

    Ist es ein Unterschied in Word 10, ob ich den Weg über „Datei exportieren …“ (wie von Ihnen geschildert) nehme oder einfach „Datei speichern unter …“ mache?

    Danke für Ihre Mühe und freundliche Grüße

    Willi

    • Raphael Raphael sagt:

      Hallo Willi,
      ja, die Auflösung bleibt erhalten, beachten Sie hierzu nur unbedingt den ersten Punkt bei Schritt 3, das Festlegen der Standardzielausgabe.
      Tatsächlich dürfte es keinen Unterschied ausmachen, ob Sie exportieren oder Speichern unter auswählen. Die entscheidenden Optionen werden Ihnen in beiden Fällen angezeigt.
      Herzliche Grüße aus Würzburg
      Raphael

  • Avatar RB sagt:

    Hallo Raphael,
    Wie ist es mit schwarzen Texten? Können die in 100% schwarz angelegt werden in Word? Wahrscheinlich nicht, oder? Ist die Ausgabe mit Multicolor-schwarzen Textabsätzen auf weiß dann ein Problem oder kann das auch noch konvertiert werden?

    • Raphael Raphael sagt:

      Hallo,
      wenn ich Ihre Frage richtig verstehe, geht es Ihnen darum, ein tiefes, intensives Schwarz anzulegen, wie es in anderen Programmen möglich ist (siehe auch https://www.flyeralarm.com/blog/de/schwarz-fuer-den-druck-richtig-anlegen/).
      Da in Word lediglich RGB- und HSL-Farben definiert werden können, ist ein Anlegen eines solchen dunklen Schwarzes leider nicht machbar.
      Herzliche Grüße aus Würzburg
      Raphael

      • Avatar RB sagt:

        Danke für die Antwort! Wie gehen Sie dann mit einem solchen Dokument um mit rgb-schwarzen Textabsätzen? Oder Texten, die dann nach der CMYK-Konvertierung sich beispielsweise zusammensetzen wie folgt: 87c, 78m, 64y, 93k. Ist so eine Datei dann ohne Probleme druckbar? Üblich wäre ja auf weiß ein 100% schwarzer Text.

  • Avatar Susanne sagt:

    Hallo,
    ich arbeite mit Word 2016 für Mac. Leider kann ich kein benutzerdefiniertes Format anlegen sondern nur DIN Formate auswählen. Ich vermute mal, das liegt am Druckertreiber? Können Sie einen Druckertreiber empfehlen, mit dem ich eigene Formate anlegen kann?
    Desweiteren kann ich beim Exportieren zum PDF die geschilderten Einstellungen nirgends vornehmen sondern nur „Optimal zum Drucken“ auswählen.

  • Avatar Andreas Kunkel sagt:

    Hallo, alles so gemacht. Habe aber immer noch die Meldung: „Hinweis: Farbraum ist nicht CMYK
    Ihre Druckdaten enthalten entweder RGB- oder Lab-Farbräume. Für den Druck Ihres Auftrages benötigen wir jedoch Daten im CMYK-Farbraum. Damit es beim Druck nicht zu Farbabweichungen/Fehlinterpretationen kommt, bitten wir Sie, Ihre Daten zu korrigieren.“

    Was tun?
    Andi

    • Raphael Raphael sagt:

      Hallo Andreas,
      das ist korrekt, Word kann leider keine CMYK-Daten ausgeben. Durch die PDF/A-Kompatibilität sind jedoch die Voraussetzungen geschaffen, dass die Farbabweichungen wesentlich geringer sind.
      Ihre RGB-Daten wandeln wir vor dem Druck in CMYK um, den Hinweis erhalten Sie natürlich dennoch, denn ganz ohne Farbabweichungen wird es nicht gehen. Dafür ist Word dann doch ein Textverarbeitungsprogramm und eigentlich nicht für das Generieren von Layouts gedacht.
      Herliche Grüße aus Würzburg
      Raphael

  • Avatar the blue cloud sagt:

    wenn ich die „Seite“ vergrößere, habe ich dadurch aber noch keine Beschnittzugabe erreicht, fragenderweise…..so jedenfalls mein erstes Ergebnis irgenwie udn irgendwo müsste ich doch die gewünschte Beschnittzugabe auch deklarieren….

    • Raphael Raphael sagt:

      Hallo,
      „deklarieren“ in dem Sinne müssen Sie die Beschnittzugabe nicht. Wichtig ist nur, dass Sie sie zum Endformat hinzugeben, also ein finales Datenformat erhalten, das sich aus dem Endformat + Beschnitt auf jeder Seite zusammensetzt. In unserem Beispiel ein DIN A4 (21 x 29,7 cm), das auf jeder Seite 1 mm Beschnitt erfordert und somit auf ein Datenformat von 21,2 x 29,9 cm kommt.
      Ich hoffe, Ihre Frage damit beantwortet zu haben.
      Herzliche Grüße aus Würzburg
      Raphael

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