In 5 Schritten den perfekten Messestand planen

Von Grund auf den eigenen Messestand planen – klingt kompliziert? Muss es nicht sein: Halten Sie sich an diese fünf Schritte und stellen Sie Ihren individuellen Messeauftritt völlig flexibel zusammen.

Schritt 1: Finden Sie die passende Werbetechnik für Ihren Messestand
Schritt 2: Besorgen Sie Info-Materialien, Broschüren und Merkzettel
Schritt 3: Bewerben Sie Ihren Messeauftritt vorab
Schritt 4: Statten Sie sich mit Werbeartikeln und Bekleidung aus
Schritt 5: Besorgen Sie Getränke und Snacks
Messestand planen, wenn es schnell gehen muss: Overnight-Produkte

Messestand planen: Schritt-für-Schritt-Anleitung

Tipp: Die folgenden fünf Schritte sollten Sie beim Messestand-Planen chronologisch einhalten. In einem weiteren Blogbeitrag haben wir uns etwas genauer mit dem Zeitplan beim Organisieren eines Messeauftrittes beschäftigt. Lesen Sie hier, wie Sie in sechs Wochen zum perfekten Messeauftritt gelangen.

Schritt 1: Finden Sie die passende Werbetechnik für Ihren Messestand

Ob Sie auf der nächsten Job-Messe nach angehenden Auszubildenden suchen, auf einer Fachmesse mit Interessierten und potenziellen Partnerinnen und Partnern ins Gespräch kommen möchten oder auf einer Verbrauchermesse neue Kundenschichten gewinnen wollen – wenn Sie einen Messestand planen, so sollten Sie immer mit dem großen Ganzen beginnen. Im Falle eines Messeauftritts: Mit der Werbetechnik. Folgende Komponenten spielen dabei eine wichtige Rolle:

Messewände und Faltdisplays

Eine Messewand oder ein großflächiges Faltdisplay bildet den Hintergrund für Ihren Stand. Und der ist wichtiger, als man zunächst annehmen könnte. Stellen Sie sich vor, Sie befinden sich mitten im Gespräch mit einer interessierten Person. Deren Blick schweift für einen kurzen Moment von Ihnen und Ihrem anderweitigen Equipment ab und sie sieht nichts als Kabel, Taschen und im schlimmsten Fall sogar Logos anderer Aussteller. Und schon haben Sie die Aufmerksamkeit des Gegenübers verloren.

Besser: Stellen Sie individuell bedruckte und optional beleuchtete Messewände im Hintergrund auf. So fangen Sie Blicke von Gesprächspartnern und -partnerinnen immer wieder ein – und damit auch deren ungeteilte Aufmerksamkeit.

Messetheken

Eine Stütze bei langwierigen Verhandlungen, eine Ablage für Info-Materialien und ein natürlicher Kundenstopper am Messestand: Messetheken sind für jeden Messeauftritt unverzichtbar. Wer sich für Ihre Produkte, Innovationen oder Firma im Allgemeinen interessiert, der wird automatisch auf den Tresen oder Counter an Ihrem Stand zusteuern. Logisch – von Klein auf sind wir es gewohnt, dass es hier was Gutes gibt. Was früher die Gratis-Wurstscheibe beim Metzger war, ist heute eben eine wertvolle Information.

Sorgen Sie also dafür, dass Ihre Messetheke stabil steht und mit Ihrem Firmendesign bedruckt ist. Wackelige Klapptische, notdürftig mit Hussen bespannte Bierzeltgarnituren und andere Behelfslösungen zerstören dabei unnötigerweise Ihren professionellen Auftritt.

Roll-Ups, Displays, Fahnen und Flaggen

Viel Konkurrenz in der Messehalle? Oder haben Sie Informationen, die knackig und plakativ vermittelt werden sollen? Dann sollten Sie Roll-Ups, Displays, Fahnen und Flaggen für Ihren Messestand einplanen. Denn mit Indoor-tauglichen Drop-Flags, Square-Flags, Window- oder Tisch-Flags machen Sie in der Halle schon von weitem auf sich aufmerksam.

Haben Sie Interessentinnen und Interessenten in die Nähe Ihres Standes gelockt, so entfalten im Idealfall großflächig bedruckte Roll-Ups und Displays ihre Wirkkraft. Denn noch vor dem Gespräch mit einem Ihrer Mitarbeitenden machen sich potenzielle Kundschaft oder Partnerinnen und Partner so ein genaueres Bild von Ihrem Unternehmen – das spart beim Gespräch später Zeit und erleichtert Ihrem Messepersonal den Einstieg in die Unterhaltung.

Messemöbel, Trennwände und Leitsysteme

Verwandeln Sie Ihren Messestand zum Lounge-Bereich: Auf Liegestühlen, Sitzsäcken oder Sitzwürfeln machen es sich Interessentinnen und Interessierte sowie Ihr Messepersonal für längere Gespräche bequem. Das entschärft Diskussionen, sorgt für eine entspannte Atmosphäre und lädt zum Verweilen ein – ideal für intensive Kundenkontakte. Die sollten natürlich sicher ablaufen. Deshalb sollten Sie nicht nur individuell bedruckte Sitzmöbel aufstellen, sondern auch lärmdämmende Raumtrenner, Spuckschutz-Scheiben in passenden Größen und Gestellen und Desinfektionsspender.

Tipp: Mit Fußbodenaufklebern und Kundenstoppern steuern Sie den Besucherstrom an Ihrem Stand sicher durch vorher festgelegte Korridore.

Werbetechnik aus nachhaltigen Materialien

Viele Werbetechnik-Produkte, die Sie beim Planen Ihres Messestandes in Erwägung ziehen sollten, gibt es übrigens aus nachhaltigen Materialien. Ob Werbebanner, Schilder oder Roll-Ups: Dank der SEAQUAL® Initiative können Sie professionelles Messequipment kaufen und gleichzeitig die Ozeane und Strände von Müll befreien. Auch aus recyceltem Karton hergestellte Werbetechnik schont Ressourcen und unterstreicht das Umweltbewusstsein Ihres Unternehmens.

Modularer Messebau von FLYERALARM Expo Systems

Gut für die Umwelt und Ihren Geldbeutel: Mit der modularen Bauweise von FLYERALARM Expo Systems ist eine einfache Erweiterung, Anpassung und der Austausch all Ihrer Messestand-Komponenten möglich. Gestalten Sie Ihre Messestände individuell und passen Sie einzelne Elemente für verschiedene Auftritte flexibel an. Durch den Neudruck von lediglich einzelnen Elementen sparen Sie nicht nur bare Münze. Obendrein vermeiden Sie auch durch das flexible Wiederverwenden Ihres Messe-Equipments unnötigen Abfall und positionieren sich so als verantwortungsbewusste Firma, die der Schutz unserer Umwelt am Herzen liegt. Es gibt verschiedene Varianten modularer Messebauten, wie etwa die beleuchteten LIGHT Messesysteme, die kinderleicht austauschbaren FRAME Messesysteme und die auffälligen VISUAL Messesysteme.

Und wem das noch nicht flexibel genug ist, dem sei gesagt: Sie können Ihre Messestände sogar mieten, inklusive individuellem Druck! Und das ist noch längst nicht alles, was der Messeservice von FLYERALARM Expo System zu bieten hat …

Schritt 2: Besorgen Sie Info-Materialien, Broschüren und Merkzettel

Die meisten Besucherinnen und Besucher strömen auf Messen, um Angebote, Neuigkeiten oder Innovationen zu erleben – und natürlich, um die vielen anbietenden Unternehmen untereinander zu vergleichen. Ihre Chance: Mit einem professionellen Messeauftritt sind Sie den etwas weniger gut ausgestatteten Mitbewerberinnen und Mitbewerbern einen Schritt voraus. Doch ansprechende Messetechnik allein macht noch keinen Auftritt: Sorgen Sie dafür, dass Sie interessierte Gäste nicht nur an Ihren Stand locken, sondern sich im Nachhinein auch an Ihre Argumente, Angebote und Erfolge erinnern.

Wenn Sie Ihren Messestand planen, sollten Sie also auch gleich Informationsmaterial in passender Optik auflegen. Sammeln und strukturieren Sie Fakten und Informationen deshalb anschaulich aufbereitet. Am besten in kompakten Faltblättern – die lassen sich schön klein zusammenfalten und bieten durch variantenreiche Falzungen trotzdem genügend Platz für informative Texte, anschauliche Grafiken und ansprechende Bilder.

Möchten Sie Ihrem Gegenüber hingegen ganze Auszüge aus Ihrem Portfolio, eine Auswahl an Top-Angeboten und Einblicke in Ihre Produktions- oder Organisationsabläufe an die Hand geben? Dann sollten Sie eigene Broschüren oder sogar Kataloge drucken lassen. Auf den mehrseitigen Druckprodukten haben Sie einfach viel mehr Spielraum, um Begleitmaterial für Ihren Messestand aufzuarbeiten. Messebegleitende Unternehmens- oder Kundenmagazine bieten Ihnen zudem eine tolle Chance, Ihre Firma mittels Storytelling ins richtige Licht zu rücken.

Schritt 3: Bewerben Sie Ihren Messeauftritt vorab

Sie haben einen perfekt gestalteten Messestand geplant. Ihre Werbetechnik ist auf dem neuesten Stand, einheitlich gestaltet und fällt schon vom anderen Ende der Messehalle auf. Ihre motivierten Mitarbeitenden stehen hinter Messetheken und haben überzeugende Argumente genauso zurechtgelegt, wie ausführliches Info-Material und Werbe-Broschüren.

Und trotzdem herrscht gähnende Leere vor Ihrem Messeauftritt – wie kann das sein?

Die Erklärung: Potenzielle Kundschaft, Interessierte und angehende Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wissen nichts von Ihrem Messeauftritt.
Die Lösung: Rühren Sie vorab die Werbetrommel.

Die Möglichkeiten dafür sind vielfältig: Verschicken Sie per Postmailing Einladungskarten und bieten Sie Termine für persönliche Gespräche an. Legen Sie Paketsendungen und Unternehmenspost Visitenkarten mit den wichtigsten Fakten zu Ihrem Messeauftritt bei. Und wenn Sie Ihren Messestand planen, sollten Sie gleich die Bewerbung auf sozialen Medien im Auge haben. Beispielsweise könnten Sie Ihre Info-Flyer direkt als Social Media-Kampagne aufbereiten lassen. Überhaupt: Bei den Digital-Profis von FLYERALARM Digital haben Sie die Möglichkeit, Ihre individuelle Social Media-Werbeaktion gestalten zu lassen. Reichweite und Zielgruppe bestimmen Sie dabei selbst. Das ganze technische Know-how liefert FLYERALARM Digital. Den Erfolg der Kampagne messen Sie dabei selbst, dank transparenter und leicht anzuwendender Tools (, die für Sie übrigens kostenlos sind).

Schritt 4: Statten Sie sich mit Werbeartikeln und Bekleidung aus

Hand aufs Herz: Jeder war zum Ende des Messetages schon einmal k.o., ist zwischen den Ständen umhergeschweift und war eigentlich nur auf der Suche nach ein paar kostenlosen Kugelschreibern, Feuerzeugen oder anderen kleinen Nützlichkeiten. Sorgen Sie dafür, dass die erschöpften Messebesucherinnen und -besucher an Ihrem Stand angespült werden.

Wie? Ganz einfach: In dem Sie keine 08/15-Werbeartikel bedrucken, sondern die besten Feuerzeuge, hochwertige Kugelschreiber oder bedruckte Powerbanks für die ebenfalls leergesaugten Smartphones der Anwesenden bereit halten. Bedrucken Sie am besten nachhaltige Baumwolltaschen oder Tüten und Rucksäcke aus waschbarem Papier, werfen Sie die Give-aways rein, packen Sie ein paar Infomaterialien dazu und sorgen Sie so dafür, dass Ihr Logo in hundertfacher Ausführung über das ganze Messegelände getragen wird.

Apropos Firmenlogo: Das sollten natürlich nicht nur Gesprächskontakte mit Give-aways durch die Halle tragen, sondern auch Ihr Messepersonal auf der Kleidung. Denn Corporate Fashion demonstriert Geschlossenheit und Professionalität, stärkt den Teamgeist und sorgt zudem dafür, dass Ihre Belegschaft auch auf unübersichtlichen Messegeländen immer als solche identifizierbar ist.

Ob Sie sich für bestickte Blusen und Hemden, veredelte Polo-Shirts oder doch legerere Sweatshirts entscheiden, ist dabei ganz Ihrem Geschmack und Ihrer Kundenansprache überlassen.

Schritt 5: Besorgen Sie Snacks und Getränke

Wem der Magen knurrt, der ist ungeduldig und schnell unleidlich. Das gilt für Ihr Messepersonal, aber genauso für Messebesuchende. Und weil die nächste Cafeteria nicht immer in Sichtweite ist, sollten Sie beim Messestand-Planen auch an Snacks und Getränke denken. Der Klassiker sind natürlich bedruckte Fruchtgummis, ein paar Salzstangen und Standard-Wasser in 0,5 l PET-Flaschen. Daran gibt es nichts zu mäkeln, schließlich machen Sie Durst und kleinen Heißhungerattacken damit den Gar aus.

Besser geht’s aber trotzdem: Bei der Auswahl der kleinen Köstlichkeiten können Sie deutlich individueller sein. Wer Wert auf ein sportliches, dynamisches Image legt, der könnte zum Beispiel Apfelstücken, Nussmix-Dosen oder Studentenfutter bestellen und die Verpackung passend zum ganzen Messeauftritt gestalten lassen. Wer es hingegen süßer, aber nicht schokoladig mag, der sollte auf Lollipops, Mentos Dragees, Jelly Beans, Skittles oder Bonbongläser setzen. Darüber hinaus gibt es noch zahlreiche Marken-Snacks, die Sie ebenfalls bedrucken lassen können. Zum Beispiel von Manner, PICK-UP, m&ms, Toblerone, Ferrero, Milka, Lindt, Ritter Sport, tic tac …

Passend dazu gibt’s noch individuell bedruckbare Getränke – sowohl zum Durst-Stillen als auch zum Anstoßen auf abgeschlossene Verträge. Kraftspendende Energy-Drinks, spritziges Wasser, prickelnden Sekt, vollmundiges Bier, erfrischende Apfelschorlen … Die Auswahl der bedruckbaren Getränkedosen und -flaschen bietet Ihnen alles, was Sie an Erfrischungen für Ihren Messestand planen können.

Messestand planen, wenn es schnell gehen muss: Overnight-Produkte

Beim Messestand-Planen kann immer mal was unter den Tisch fallen: Snacks, die viel zu früh ausgegangen sind. Flyer, die zwar hübsch gestaltet, aber leider nie bestellt wurden. Oder irreparable Beschädigungen an der Messe-Werbetechnik, sodass ganze Elemente des Messestandes in letzter Sekunde ausgetauscht werden müssen.

Mit der richtigen Partnerschaft ist das alles kein Problem: Zahlreiche Produkte im FLYERALARM Onlineshop können Sie per Overnight- und Express-Bestellung ordern. Sie erkennen diese Artikel am Overnight-Symbol, einem sichelförmigen Mond.

Bei FLYERALARM Expo Systems können Sie Messestände mieten – als Ganzes oder in Teilen zur Ergänzung Ihres Messestandes. Das Messesystem FRAME wird innerhalb von 5 Tagen produziert, zur Wunsch-Messe geliefert und sogar aufgebaut. Auf Wunsch können Sie das Messesystem sogar nach der Messe einlagern lassen und bei der nächsten Gelegenheit einfach wieder mieten.

Fazit: Messestand planen ist nicht schwer

Zusammenfassend bleibt festzuhalten: Einen eigenen Messestand zu planen ist kein Hexenwerk. Halten Sie sich einfach an diese fünf Schritte, achten Sie dabei stets auf gute Material- und Produktqualität und behalten Sie die Ansprüche Ihrer Mitarbeitenden und Ihrer Zielgruppe im Auge. Dann kann eigentlich nichts schief gehen.

Und falls doch: Unter +49 931 46584-2850 erreichen Sie von Montag bis Freitag zwischen 09 Uhr und 17 Uhr die Messeprofis von FLYERALARM Expo Systems ganz direkt.

Und als Gedächtnisstütze gibt’s hier eine kompakte Checkliste gratis zum Herunterladen: