Der Messeauftritt war ein voller Erfolg. Sie haben Kundinnen und Kunden getroffen, interessante Kontakte geknüpft und vielversprechende Leads generiert. Und nun? Hier erfahren Sie, wie Sie mit guter Messenachbereitung den Grundstein für langfristige Geschäftsbeziehungen legen.
1. Sortieren Sie Ihre Leadbögen
2. Sichten Sie die gesammelten Visitenkarten
3. Nutzen Sie digitale Möglichkeiten zur Unterstützung
4. Priorisieren Sie Ihre Kontakte nach der BANT-Methode
5. Verschicken Sie persönliche Dankesnachrichten
6. Zwei Wochen nach der Messe: Halten Sie Vereinbarungen ein
7. Drei Monate nach der Messe: Reflektieren Sie mit Ihrem Team
8. Machen Sie Ihren Messeauftritt messbar
9. Bauen Sie langfristig ein eingespieltes Messeteam auf
10. Pflegen Sie Ihre Kontakte dauerhaft
Fazit: Messenachbereitung muss ein
1. Sortieren Sie Ihre Leadbögen
Egal ob am Tablet oder auf dem Papier: Leadbögen und Kontaktformulare gehören an jeden Messestand. Innerhalb der Messenachbereitung ist es wichtig, diese ausgefüllten Leadbögen zu sortieren, um einen schnellen Überblick über potenzielle Geschäftschancen zu erhalten. Achten Sie darauf, dass die Formulare bereits während der Gespräche am Messestand detailliert ausgefüllt werden. Je mehr Informationen Sie über Interessentinnen und Interessenten haben, desto besser können Sie diese in der Nachbereitung ansprechen und Ihnen individuelle Lösungen anbieten.
2. Sichten Sie die gesammelten Visitenkarten
Auch in Zeiten der Digitalisierung stellen klassische Visitenkarten noch immer eine wertvolle Informationsquelle auf Messen dar. Im Idealfall haben Sie Ihre Chance genutzt und viele Kontaktkärtchen im Rahmen von Tombolas, Gewinnspielen und anderen Aktionen auf dem Event eingesammelt. Nehmen Sie sich nun die Zeit, sämtliche Visitenkarten zu sichten und wichtige Informationen wie Gesprächsinhalte, Interessen oder besondere Anforderungen der Kontakte zu notieren. Dies hilft Ihnen, die nachfolgende Kommunikation gezielt und persönlich zu gestalten.
Tipp: Wie Sie mit kreativen Visitenkarten in Erinnerung bleiben oder in nur 7 Schritten zu guten Visitenkarten kommen, erfahren Sie ebenfalls hier im Blog.
3. Nutzen Sie digitale Möglichkeiten zur Unterstützung
In der heutigen Zeit bieten sich zahlreiche digitale Tools an, um die Messenachbereitung effizienter zu gestalten. Eine digitale Lead-Erfassung ermöglicht beispielsweise eine wesentlich schnellere Reaktionszeit, da Informationen automatisch erfasst und in das CRM-System übertragen werden. Durch die Integration mit Ihrem CRM-System können Sie auch Dubletten ausschließen und Ihre Datenbank regelmäßig aktualisieren. Nutzen Sie diese Möglichkeiten, um Ihren Prozess zu optimieren und die Effizienz Ihrer Messenachbereitung zu steigern.
4. Priorisieren Sie Ihre Kontakte nach der BANT-Methode
Basierend auf den Informationen aus den digitalen oder analogen Leadbögen sowie den Visitenkarten können Sie Ihre Kontakte jetzt nach Qualität und Vertriebspotenzial priorisieren. Dafür gehen Sie in den direkten Austausch mit den einzelnen Leads. Nutzen im Gespräch etwa die BANT-Methode zur Einordnung Ihrer Kontakte. Hierbei werden vier Kriterien analysiert:
- Budget (finanzielle Mittel): Ist Ihr Kontakt finanziell in der Lage, Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung zu erwerben? Fragen Sie gezielt nach dem verfügbaren Budget und vergleichen Sie es mit den Kosten Ihres Angebots.
- Authority (Entscheidungsbefugnis): Finden Sie heraus, ob Ihre Ansprechperson über die Entscheidungsbefugnis verfügt oder ob sie eine eher informierende Rolle innehat. Fragen Sie nach, wer in der Organisation die Entscheidungen trifft und wer an einem eventuellen Kaufprozess beteiligt ist. Je direkter der Kontakt zur Entscheidungsträgerschaft ist, desto wahrscheinlicher ist es, dass der Vertriebsprozess voranschreitet.
- Need (Bedarf): Ermitteln Sie den Bedarf potenzieller Kundinnen und Kunden. Finden Sie heraus, welche Probleme, Herausforderungen oder Ziele vorliegen und wie Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung dabei behilflich sein können. Stellen Sie Ihren Leads gezielte Fragen, um ihren Bedarf zu erkennen und um sicherzustellen, dass Ihr Angebot einen Mehrwert bieten kann. Je größer der Bedarf ist, desto wahrscheinlicher ist es, dass potenzielle Kundinnen und Kunden Interesse an einer Zusammenarbeit haben.
- Timeline (Zeitplan): Fragen Sie nach dem Zeitrahmen für die Umsetzung kundenspezifischer Anforderungen. Hat Ihr Lead einen dringenden Bedarf oder ist in naher Zukunft geplant, eine Entscheidung zu treffen? Durch die Klärung des Zeitplans können Sie abschätzen, wie schnell der Vertriebsprozess voranschreiten kann und welche Ressourcen Sie einsetzen müssen.
5. Verschicken Sie persönliche Dankesnachrichten
Zeigen Sie Ihren Kundinnen, Kunden und neuen Kontakten, dass Sie ihre Zeit und ihr Interesse wertschätzen, indem Sie ihnen kurz nach der Messe eine persönliche Dankesnachricht zukommen lassen. Vermeiden Sie dabei unpersönliche Massen-E-Mails und gehen Sie stattdessen individuell auf die Kontaktperson und ihre Bedürfnisse ein. Das schafft eine positive Beziehung und erhöht die Chancen auf eine weiterführende Zusammenarbeit. Mögliche Wege zur Kontaktaufnahme sind:
- Personalisierte E-Mails: Beziehen Sie sich in Ihrem Text auf den Inhalt geführter Gespräche am Messestand und bieten Sie ein Telefonat zur Vertiefung an.
- Postkarten mit persönlicher Nachricht: Diese können Sie direkt mit weiteren Printmaterialien wie Broschüren, Flyern oder Katalogen anreichern. Im Optimalfall highlighten Sie auch gleich bestimmte Bereiche, die den entsprechenden Lead besonders interessieren dürften. So können sich Ihre Kontakte nach der Messe in Ruhe mit Ihrem Unternehmen auseinandersetzen.
- Kleine Geschenke als Päckchen: Ein personalisiertes Geschenk kann ein effektiver Weg sein, um bei potenziellen Kundinnen und Kunden in Erinnerung zu bleiben und einen guten Eindruck zu hinterlassen. Das Geschenk sollte auf den Kontakt zugeschnitten sein und einen Mehrwert bieten – sei es ein nützliches Gadget, ein Gutschein oder ein handgeschriebener Dankesbrief mit dem Versprechen auf spezielle Konditionen, sollten sich die Beziehungen vertiefen.
6. Zwei Wochen nach der Messe: Halten Sie Vereinbarungen ein
Verbindlichkeit ist absolut entscheidend für eine erfolgreiche Messenachbereitung. Halten Sie daher alle Vereinbarungen ein, die Sie während der Messe getroffen haben. Erfüllen Sie Erwartungen, die Sie geweckt haben, und setzen Sie zugesagte Maßnahmen zügig um. Nur so können Sie Vertrauen aufbauen und potenzielle Kundinnen und Kunden von Ihrer Professionalität überzeugen. Konkret heißt das: Spätestens zwei Wochen nach der Messe sollten alle Leadbögen bearbeitet, alle Broschüren und Angebote verschickt und alle Folgetermine vereinbart sein. Denn eine schnelle Reaktion signalisiert Ihren Kontakten, dass Sie sie ernst nehmen und sich um ihre Anliegen kümmern.
7. Drei Monate nach der Messe: Reflektieren Sie mit Ihrem Team
Nehmen Sie sich etwa drei Monate nach der Messe Zeit für einen Reflexionsworkshop mit Ihrem Messeteam. Besprechen Sie, was gut gelaufen ist und was verbessert werden kann. Evaluieren Sie die erreichten Ziele, unerwartete Probleme und potenzielle Kundinnen und Kunden, die sich als vielversprechend erwiesen haben. Hier kommen einige Tools, die Ihnen dabei helfen können:
- Tagesordnung: Erstellen Sie eine Tagesordnung für den Reflexionsworkshop, um sicherzustellen, dass alle relevanten Punkte besprochen werden. Berücksichtigen Sie dabei den Aufbau des Messestands, die Kommunikation mit Besuchern, das Handling von Anfragen, das Auftreten des Teams und die Effektivität der eingesetzten Materialien.
- Feedbackbogen: Erstellen Sie einen Feedbackbogen, den die Teammitglieder vorab anonym ausfüllen können. Fragen Sie nach positiven Aspekten, Verbesserungsvorschlägen und konkreten Erfahrungen. Dies ermöglicht es den Teilnehmern, ihre Gedanken ausführlich festzuhalten und fördert eine offene Diskussion.
- Moderation: Stellen Sie sicher, dass die Reflexionssitzung von einem neutralen Moderator geleitet wird, der darauf achtet, dass alle Teammitglieder ihre Meinung äußern können und dass die Diskussion respektvoll und konstruktiv bleibt.
- SWOT-Analyse: Führen Sie eine SWOT-Analyse durch, um Stärken, Schwächen, Chancen und Risiken des Messeauftritts zu identifizieren. Besprechen Sie die Ergebnisse gemeinsam und entwickeln Sie Strategien, um Schwächen zu minimieren und Chancen zu nutzen.
- Kundenfeedback: Nutzen Sie Kundenfeedback und Bewertungen, um einen objektiven Einblick in den Messeauftritt zu erhalten. Kundenkommentare können wertvolle Informationen liefern, die bei der Reflexion berücksichtigt werden sollten.
- Fotodokumentation: Verwenden Sie Fotos vom Messestand und während des Messeauftritts als visuelle Hilfsmittel. Betrachten Sie gemeinsam die Aufnahmen, um das Erscheinungsbild des Standes, die Besucherinteraktionen und das Verhalten des Teams zu bewerten.
- Teamdiskussion: Fördern Sie eine offene Diskussion im Team, in der jedes Mitglied die Möglichkeit hat, seine Erfahrungen und Beobachtungen zu teilen. Ermutigen Sie zu konstruktivem Feedback und Ideenaustausch, um gemeinsam Lösungen zu erarbeiten.
- Verbesserungsmaßnahmen: Identifizieren Sie konkrete Verbesserungsmaßnahmen aufgrund der Reflexionsergebnisse. Legen Sie klare Ziele und Maßnahmen fest, um die Schwachstellen zu beheben und die Stärken weiter auszubauen.
- Erfahrungsaustausch: Geben Sie Ihrem Team die Möglichkeit, von erfolgreichen Messeauftritten anderer Unternehmen zu lernen. Besprechen Sie Best Practices und Ideen, die in Zukunft umgesetzt werden könnten.
8. Machen Sie Ihren Messeauftritt messbar
Ungeliebt, aber notwendig: Zu einer guten Reflexion und Messenachbereitung gehört auch die Auswertung Ihrer Zahlen, um festzustellen, ob sich ein Messeauftritt gelohnt hat. Hier sind einige wichtige KPIs (Key Performance Indicators):
- Anzahl der generierten Leads: Zählen Sie die erhaltenen Kontakte und bewerten Sie deren Qualität (siehe auch Punkt 1 und 2 in diesem Beitrag).
- Conversion Rate: Die Conversion Rate gibt an, wie viele der generierten Leads tatsächlich zu neuen Kundinnen und Kunden konvertiert sind. So können Sie sehen, wie effektiv Ihr Team darin ist, aus Messekontakten zahlende Kundschaft zu machen.
- Umsatzsteigerung: Vergleichen Sie den Umsatz vor und nach der Messe, um festzustellen, ob der Messeauftritt zu einer messbaren Umsatzsteigerung geführt hat.
- ROI (Return on Investment): Berechnen Sie den ROI, indem Sie die Kosten des Auftritts (inklusive Standmiete, Reisekosten, Marketingmaterialien usw.) mit dem generierten Umsatz vergleichen. Ein positiver ROI zeigt an, dass sich die Investition in die Messe gelohnt hat.
- Besucherinteraktionen: Erfassen Sie die Anzahl der Besucherinnen und Besucher an Ihrem Messestand sowie deren Interaktionen mit Ihrem Team und Ihren Produkten. Dies kann Ihnen dabei helfen, das Interesse und die Resonanz Ihrer Zielgruppe zu bewerten.
- Medienpräsenz: Überprüfen Sie, inwieweit Ihr Messeauftritt in den Medien präsent war. Dies kann die Anzahl der Presseberichte, Erwähnungen in sozialen Medien oder die Aufmerksamkeit in Branchenpublikationen umfassen. Eine gute Medienpräsenz kann auf den Erfolg und die Wahrnehmung Ihres Messeauftritts hinweisen.
- Kosten pro Lead: Berechnen Sie die Kosten pro generiertem Lead, indem Sie die Gesamtkosten des Messeauftritts durch die Anzahl der generierten Leads teilen. Dieser Wert gibt Ihnen Aufschluss darüber, wie effektiv Ihre Leadgenerierung auf der Messe war und ermöglicht einen Vergleich mit anderen Marketingkanälen.
9. Bauen Sie ein eingespieltes Messeteam auf
Um langfristigen Erfolg bei Messen zu gewährleisten, empfiehlt es sich, ein festes Messeteam in Ihrem Unternehmen zu etablieren. Durch die regelmäßigen Reviews und Erfahrungen der letzten Jahre steigert sich die Effizienz und die Kompetenz Ihrer Mitarbeitenden im Messebereich. Intern zeigen Sie Ihren Kolleginnen und Kollegen damit außerdem, dass Sie ihnen vertrauen und ihre Leistungen und Erfolge der letzten Messeauftritte wertschätzen. Das sorgt für Zufriedenheit und erhöht die Motivation. Weiterhin können Sie mithilfe von Kontinuität im Team den Erfahrungsschatz innerhalb der Firma bewahren und weiter ausbauen. Die eingespielte Zusammenarbeit führt zu effizienterer Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der Messeauftritte.
10. Pflegen Sie Ihre Kontakte dauerhaft
Sie ahnen es bereits: Eine erfolgreiche Messenachbereitung geht natürlich über die unmittelbare Response hinaus. Pflegen Sie Ihre Kontakte daher langfristig, indem Sie regelmäßig relevante Informationen und Angebote an Ihre Leads senden. Laden Sie zu weiteren Messeauftritten ein und bleiben Sie am Ball.
Indem Sie etwa Marketingautomation nutzen, um personalisierte E-Mail-Kampagnen, Nachfassmailings und mehr zu erstellen, können Sie die weiterführende Kommunikation automatisiert steuern. Ihr Kredo lautet in jedem Fall: Bleiben Sie präsent und halten Sie Ihre potenziellen Kundinnen und Kunden über Neuigkeiten und Entwicklungen auf dem Laufenden.
Fazit: Messenachbereitung muss ein
Durch eine systematische Vorgehensweise bei der Messenachbereitung sind Sie in der Lage Ihre Messeerfolge sinnvoll auszuwerten und generieren mehr Umsatz aus Ihren Messeauftritten. Kurzfristig steht das Prüfen und Kontaktieren Ihrer Leads sowie Kundinnen und Kunden, die Ihren Messestand besucht haben an oberster Stelle.
Haben Sie diesen Step in den ersten 2 Wochen nach der Messe erfolgreich abgeschlossen, sollten Sie damit beginnen, den Auftritt selbst Revue passieren zu lassen. Reflektieren Sie gemeinsam mit Ihrem Team im Rahmen einer offenen Kommunikation, welche Aspekte gut und welche weniger gut gelaufen sind und evaluieren Sie Ziele und To-dos für kommende Messeauftritte. Indem Sie zudem wichtige KPIs im Auge behalten und regelmäßig analysieren, können Sie den Erfolg Ihres Messeauftritts messbar machen und gezielt Maßnahmen zur Optimierung ableiten.
Langfristig sollten Sie sich überdies ein festes Messeteam aufbauen, das mit einem immer größeren Erfahrungsschatz immer erfolgreicher und effizienter arbeiten kann. So sind Sie in der Lage, aus flüchtigen Messekontakten zahlende Kundschaft und dauerhafte geschäftliche Partnerschaften wachsen zu lassen.
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