Tutorial: Druckfähiges PDF mit Word 2007 erstellen

By 15. Mai 2015 Oktober 14th, 2020 Know-how
Erstellung einer PDF: Word 2007

Die Office Anwendung Word 2007 ist in erster Linie ein Schreibprogramm. Mit ihm kann man nicht nur wunderbar Texte verfassen und in Form bringen, auch eine grafische Gestaltung ist möglich. Neu bei Word 2007? Unter anderem die Funktion: PDF erstellen. Diese gab es in früheren Versionen nicht. Eignen sich mit Word 2007 erzeugte PDFs für den Druck? Wir sagen: Nur bedingt. Das Programm kann keine PDFs erstellen, die den Vorgaben der Druckindustrie entsprechen, und das hat Auswirkungen auf das Ergebnis. Perfekt wird es in der Regel nicht, besonders in Bezug auf Qualität und Farbe ist mit Abstrichen zu rechnen. Ein besseres Druckergebnis erreichen Sie, wenn Sie beispielsweise auf die kostenlose Office-Anwendung OpenOffice ausweichen.

Auch das sollten Sie zu Word 2007 wissen

  • Word 2007 erstellt PDFs nur bis zum Format DIN A3 (max. einstellbares Seitenmaß: 55,87 cm x 55,87 cm)
  • alle Bilddaten werden auf 220 dpi komprimiert, d.h. die Auflösung wird geringer, das Bild verliert an Schärfe
  • Word 2007 arbeitet ausschließlich mit dem Farbraum RGB (dieser wird beispielsweise auch bei Computermonitoren verwendet). Da für den Druck der Farbraum CMYK erforderlich ist, kann es im Druckergebnis zu Farbabweichungen kommen.

So können Sie PDFs mit Word 2007 erstellen

Kleiner Tipp: Bevor Sie mit dem Layout beginnen, laden Sie im FLYERALARM Onlineshop für Ihr Produkt das zugehörige Datenblatt herunter. Hier finden Sie alle wichtigen Maße und Informationen.

Schritt 1: Benutzerdefiniertes Maß eingeben

  • Wählen Sie in der Menüleiste „Seitenlayout“
  • Klicken Sie auf den Pfeil neben „Seite einrichten“

Quelle: Word 2007

Schritt 2: Datenformat bestimmen

  • Geben Sie im Fenster „Seite einrichten“ im Reiter „Format“ Breite und Höhe des Dokuments ein.
  • Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit „ok“
  • Bitte beachten Sie: Eine Format-Einstellung ist nur bis DIN A3 möglich.

Hinweis: Rechnen Sie immer den Beschnitt mit ein! Die Maße für Ihr Produkt finden Sie im zugehörigen Datenblatt. Beispiel: Angaben für einen Flyer DIN A4: DIN A4: 29,7 cm x 21,0 cm (B x H) + 1mm Beschnitt an jeder Seite = Format: 29,9 cm x 21,2 cm

Quelle: Word 2007

Schritt 3: Speicherung als PDF

  • Klicken Sie nach Fertigstellung des Layouts auf das Office-Logo
  • Klicken Sie „Speichern unter“ und wählen Sie „PDF oder XPS“ aus

Hinweis: Sollten Sie die 1. Version von Word 2007 nutzen, kann es sein, dass die Auswahl „PDF oder XPS“ nicht vorhanden ist. Wie Sie das Add-In „Speichern unter – PDF oder XPS“ installieren, zeigen wir Ihnen am Ende des Beitrags.

Quelle: Word 2007

Schritt 4: PDF speichern

  • Geben Sie im Fenster „Als PDF oder XPS veröffentlichen“  den Dateinamen ein
  • Wählen Sie den Speicherort
  • Wählen Sie unter „Dateityp“: PDF (*.pdf)
  • Klicken Sie dann auf „Optionen“

Quelle: Word 2007

Schritt 5: PDF Einstellungen bestimmen

  • Wählen Sie im Fenster „Optionen“ unter „PDF Optionen“ den Punkt „ISO 19005-1-kompatibel (PDF/A)”. Damit betten Sie verwendete Schriften im Dokument ein.
  • Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit „ok“

Hinweis: Mit dieser Option werden alle Effekte, Drehungen und Transparenzen entfernt! Bitte prüfen Sie das PDF deshalb genau.

Quelle: Word 2007

Schritt 6: Erstellung PDF Datei

  • Klicken Sie auf „Veröffentlichen“ => die PDF Datei wird generiert. Glückwunsch! Sie haben erfolgreich ein PDF mit Word 2007 erstellt.

Quelle: Word 2007

So können Sie das Add-In „Speichern unter – PDF oder XPS“ installieren

Das Add-In stellt Microsoft kostenlos zur Verfügung. Nach der Installation ist die Option im gesamten Office-Paket verfügbar (darunter: Microsoft Office Word 2007, Microsoft Office PowerPoint 2007, Microsoft Office Excel 2007, Microsoft Office Publisher 2007). Hier können Sie das Add-In downloaden:
Link zur Microsoft Downloadseite
  • Klicken Sie auf den Download Button und führen Sie die Installation wie angegeben durch
  • Nach erfolgreicher Installation steht Ihnen die neue Funktion zur  Verfügung.
Dietlinde

About Dietlinde

PR- und Marketing Expertin. Ist seit knapp neun Jahren im FLYERALARM Team und kennt das Unternehmen wie die eigene Westentasche. Liebt Porträts und Interviews mit Menschen aus aller Welt. Weitere Faibles: Innovative Print-Produkte, ungewöhnliche Promotion-Artikel und neue Marketingtrends.

8 Kommentare

  • Rebecca sagt:

    Hallo,

    ich hoffe hier kann mir endlich jemand helfen. Ich versuche seit einer Woche meine Flyer hochzuladen, doch es klappt einfach nicht. Mittlerweile habe ich den Fehler auch gefunden:

    Ich benutze Word 2003. Hier ist es so, ich gehe auf Seite einrichten, Format, oben den kleinen Pfeil drücken um auf benutzerdefiniertes Format zu kommen, dann gebe ich die Maße ein, 10,7 x 15,0 ein und drücke auf okay. Dann speichern und zur Sicherheit öffne ich das Dokument noch einmal um die Maße abzuchecken. Siehe da, 10,5 x 14,8 und A6 ist eingestellt. Er akzeptiert das benutzerdefinierte Format einfach nicht. Gibts hier irgend einen Trick?

    Vielen Dank für Ihre Hilfe!

    • Raphael sagt:

      Hallo Rebecca,
      hm, da scheint Word tatsächlich ein Problem zu haben, sobald die Datei geschlossen und wieder geöffnet wird – auch in neueren Versionen wie Word 2010 übrigens.
      Ich fürchte, es bleibt Ihnen nichts anderes übrig, als die Seitenmaße vor dem Exportieren noch einmal anzupassen und dementsprechend eventuell Hintergründe neu auszurichten bzw. größer zu ziehen.
      Eine Alternative könnte Scribus für Sie sein. Das kostenlose Layoutprogramm ist recht intuitiv und bietet wesentlich bessere Möglichkeiten der Druckdatenerstellung als Word, das nun mal ein Textverarbeitungsprogramm und nicht für das Generieren von Layouts gedacht ist.
      Herzliche Grüße aus Würzburg
      Raphael

  • Markus sagt:

    Wie mache ich das ganze mit MAC? Scheint mir eine unlösbare Aufgabe zu sein …
    Ich kann dort nur “als PDF sichern” angeben.

    Dann habe ich “Adobe Acrobat” installiert, dann gibt es die Option “als Adobe PDF sichern” mit mehr Auswahl, aber keinen Punkt „ISO 19005-1-kompatibel (PDF/A)“.

    Alternativen?

    Bin nach 3 Stunden für jeden Hinweis dankbar .. Benutzerfreundlich ist das nicht gerade … 🙁

  • Tim Burkhardt sagt:

    Hallo,

    durch den Schritt 5 wird meine Schriftart “Arial” – also ein Standard – verfälscht!
    Die Schrift sieht einfach anders und nicht wie gewünscht aus – was tun?!

    Was passiert wenn man den Schritt 5 umgeht?

    Danke im Voraus!

    • Raphael sagt:

      Hallo Tim,
      wir haben auch nach ausführlicher Recherche keine Lösung für das Problem gefunden. Folgende Möglichkeiten könnten es eventuell beheben:
      – Word mag keine Effekte, – falls Sie welche in der Schrift angelegt haben, kann es helfen, diese wieder zu entfernen.
      – Wenn Sie eine System Schrift benutzen ist der Schritt eforderlich. Eine Möglichkeit ist es eine ähnliche Schrift zu installieren, die nicht zum System gehört.
      Wir bedauern, dass wir Ihnen hier keine weitere Hilfestellung geben können.
      Viele Grüße vom FLYERALARM Team

  • Nanna sagt:

    Beim Versuch, gemäß Schritt 5 zu speichern, bekomme ich eine unzutreffende Fehlermeldung, dass die Datei nicht gespeichert werden kann, weil sie von einer anderen Anwendung oder einem anderen Nutzer verwendet würde. In der Hilfe dazu stehen leider auch lauter Dinge, die nicht zutreffen bzw. nicht funktionieren:
    Dieser Fehler tritt häufig auf, wenn die Datei, die Sie öffnen möchten, eine Lesesperre besitzt. Dies kann eine der folgenden Ursachen haben:

    Ein anderer Benutzer hat die Datei auf demselben Computer, den Sie verwenden, oder auf einem anderen Computer geöffnet.
    Word ist zu einem bestimmten Zeitpunkt abgestürzt und hat die Datei dabei mit einer Lesesperre versehen.
    Eine andere Anwendung hat die Datei exklusiv gesperrt. sodass sie von Word nicht geöffnet werden kann.
    Eine benutzerdefinierte Anwendung wird ausgeführt und hat diese Datei geöffnet (evtl. auf dem Computer eines anderen Benutzers). Möglicherweise wurde die Datei mit einer nicht ordnungsgemäßen Methode geöffnet.
    Schließen Sie alle Anwendungen, starten Word neu und versuchen Sie, die Datei erneut zu öffnen, um das Problem zu beheben. Zeigen Sie die Dateieigenschaften an, um festzustellen, ob ein anderer Benutzer die Datei geöffnet hat, falls es hier Probleme gibt. Manchmal kann eine Datei aufgrund eines Phantomvorgangs (inaktives oder nicht verbundenes Programm) gesperrt werden. Starten Sie in diesem Fall Ihren Computer neu.

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